會計/原始憑證簿

另一種介紹位於日記賬分錄下。日記賬被稱為原始憑證簿。原始憑證簿是對複式記賬法的更有效率的變體。在基本的複式記賬法中，在總分類賬中進行雙重分錄，並在總分類賬賬戶中進行過賬。最初，威尼斯方法還建議進行預先的日記步驟，這是有道理的，因為複式記賬法不需要思考，所以可能更快。在手工系統中，原始憑證簿充當快速輸入步驟：與其嘗試記住哪些賬戶應該借記和貸記，併為每筆交易在總分類賬中為每個分錄寫下名稱，不如將總分類賬保留用於不頻繁的應計分錄；更頻繁的現金分錄以及最頻繁的應計分錄被劃分為專門的現金收入和現金支出日記賬；應收賬款銷售日記賬和應付賬款購買日記賬（這裡“應收”意味著“賒銷”）；對於中等頻率的應計分錄，銷售退貨和購買退貨日記賬。除了不必每次都寫賬戶名稱之外，這些專門日記賬的列布局還有助於系統化複式記賬規則；大多數日記賬可以在每個月底彙總，以提供到控制賬戶分類賬的每月分錄，以及與建立輔助分類賬賬戶明細表時的每月彙總總額進行對賬。現金對賬也是一項每月任務，透過跟蹤編號交易（例如編號支票簿，其中支票號可以輸入現金支出日記賬）可以簡化該任務；為了跟蹤現金收入，建議每天進行銀行業務，以便在月底更容易進行銀行對賬。銀行對賬包括檢視上次對賬的未清專案，然後檢視這些專案中哪些出現在本期的銀行對賬單中；然後，搜尋未兌現支票和未記錄的收據，以及透過銀行而非企業發生的付款和收據。這使得現金收入和現金支出日記賬對於對賬至關重要。

原始憑證簿或原始分錄簿是指首次記錄交易的簿籍。這些簿籍可能屬於或不屬於複式記賬系統。

主要的原始憑證簿包括：

銷售日報
採購日報
銷售退貨日報
採購退貨日報
銀行賬簿
現金收入簿
現金支出簿
零用金收入簿
零用金支出簿
日記賬

銷售日報

這是賒銷的原始憑證簿，其中列出了當天所有賒銷並進行了彙總。然後，將總額作為單個過賬分錄用於銷售分類賬，並且還將其過賬到單個總額的銷售控制賬戶，以與基礎銷售分類賬進行核對。但是，各個借項分別過賬到各自的銷售分類賬（或應收賬款分類賬賬戶）。摘錄可能如下所示：

                                                    SALES LEDGER          TOTAL AMOUNT       (ADDITIONAL COLUMNS OF ANALYSIS
DATE     INVOICE    CUSTOMER                        FOLIO                 INVOICED           INTO DEPARTMENTS ETC)
2006
April 2  002345     Alexander & Co                  0016                  $  4,257.50  
         002346     Benjamin Consulting             0168                  $  5,200.00
         002347     ABS Company                     0027                  $  6,800.00
         002348     Butler W Company                0278                  $  1,680.40

2023 年 8 月 4 日 002349 Dubula 公司 0486 80,000.00 美元

原始憑證簿是特殊日記賬和輔助分類賬的手工會計系統的等同物

原始憑證簿的另一種描述是特殊日記賬和輔助分類賬的手工會計系統。

在基本的會計系統中，或遵循原始威尼斯方法的系統中，是在交易發生時在日記賬中寫下該交易的英文說明。然後，將此分錄（至少包含日期、金額和描述發生的事件的句子）儘快轉移到總分類賬中，該分錄將成為會計分類的第一步，即命名應該借記的賬戶和借記金額，以及應該貸記的賬戶和貸記金額，其中借項之和等於貸項之和，並且該分錄已註明日期。在借項和貸項下可能還有進一步的描述寫在括號中，這些描述可能提供更多資訊，例如銷售數量和銷售物件，或購買數量和購買物件，以及收據號）。

然後，總分類賬分錄在相應的總分類賬賬戶中進行過賬，並註明日期，並可能進行反向引用到日記賬頁碼，以及在日記賬分錄中進行正向引用到分類賬賬戶 ID 號，以指示從總分類賬到賬戶總分類賬的過賬。

在特殊日記賬/輔助分類賬系統中，或原始憑證簿系統中，添加了一些約束條件。

與其在總分類賬中為每筆交易進行分錄，不如像上面提到的那樣設定多個日記賬。

過賬規則是：

賒銷記錄在銷售日報中。同樣，銷售退貨記錄在銷售退貨日報中。
賒購記錄在採購日報中。同樣，採購退貨記錄在採購退貨日報中。
現金支付，即支票支付、刷卡支付或透過直接銀行交易（如銀行手續費和利息支付）進行的支付，記錄在現金支出日記賬中。
現金收入，即支票支付、直接存款、帶有參考號碼的信用卡收據，記錄在現金收入日記賬中。
每天結束時，任何用於賒銷、銷售退貨、賒購、採購退貨、現金收入和現金支出的分錄都應過賬到相關的輔助分類賬賬戶。將為每個常規客戶設定輔助應收賬款，併為每個常規供應商設定輔助應付賬款。
一般來說，賒銷被過賬為相關的輔助應收賬款的借項，而從該客戶收到的現金收入被過賬為該賬戶的貸項。賒購是輔助應付賬款的貸項，而支付給同一供應商的現金支付是該同一輔助應付賬款的借項。
每個月結束時，賒銷日記賬、賒購日記賬、現金收入日記賬和現金支出日記賬以及銷售退貨和採購退貨日記賬的每一列都將在每列底部進行彙總，然後過賬到相關的控制分類賬賬戶。例如，更詳細的賒銷日記賬用於增值稅（GST）收款，將包含應收賬款的借項列，其月底總額過賬到應收賬款控制，以及銷售分類賬賬戶的貸項列，該列不進行每日過賬，而是進行每月彙總過賬，以及增值稅收款的貸項列，該列也作為每月貸項過賬到增值稅收款賬戶（負債）。同樣，賒購日記賬將包含採購的借項列、已支付增值稅的借項列以及應付賬款的貸項列。應付賬款的貸項每天過賬到輔助應付賬款（債權人），而應付賬款的每月總額作為貸項過賬到應付賬款控制。已支付增值稅的借項列被過賬為每月總額到已支付增值稅（抵消負債賬戶）。採購每月進行彙總，並過賬到採購賬戶，在定期存貨系統中，該賬戶在期間結束時會新增到期初存貨中，從而在利潤表中得到可供銷售商品成本，然後減去庫存檔點確定的期末存貨，以得出已售商品成本，然後從總收入中減去，以得到毛利潤。
進行每日過賬到輔助分類賬賬戶和每月過賬到控制分類賬賬戶的原因是，可以透過每月進行應收賬款明細表和應付賬款明細表來進行月度交叉檢查：一種型別的輔助分類賬賬戶的期末餘額之和應等於控制過賬後的控制賬戶餘額，例如輔助應收賬款餘額之和等於應收賬款控制餘額。
現金收入日記賬和現金支出日記賬包含預期的主要借項和貸項列，但還包含其他特殊情況的列。
1. 現金收入日記賬包含銀行現金的借項列和應收賬款的貸項列（因為客戶按照信用條款支付了現金）。但是，將為其他現金收入使用設定其他借項和貸項列：-
  - 現金銷售將需要銷售的貸項列和增值稅收款的貸項列。
  - 允許的賒銷提前償還折扣將需要允許的折扣（財務）費用賬戶的借項列和增值稅收款的借項列，以沖銷之前累積的增值稅收款（等於允許的折扣的 10%）。
  - 可能需要一個雜項貸項列用於現金收入，例如貸款（貸記到負債賬戶）或出售非流動/非存貨資產。
2. 現金支出日記賬，用於支付供應商/債權人的主要功能，包含應付賬款的借項列、增值稅支出（可退還資產）的借項列以及銀行現金的貸項列。銀行現金是現金的來源賬戶，對該資產賬戶的每一次貸記都會減少其餘額。
  - 對於供應商在提前支付情況下享受折扣信用條款，將包含收到的折扣貸項列（其他收入貸項）和增值稅支出的貸項列（減少因允許的折扣 10% 而產生的退款）。
  - 對於支付賬單、保險、租金、稅費以及現金支付供應品和裝置的次要情況，包含其他或雜項現金支出的借項列（購買資產的借項或費用賬戶的借項）。
總分類賬用於與現金或信用無關的其他分錄，例如期間開始時的反向分錄；期間結束時的調整分錄；以及將收入和費用賬戶餘額轉入彙總利潤表臨時賬戶的結轉分錄。
臨時收入和費用賬戶的結轉可以到臨時利潤表彙總賬戶，最初在總分類賬中進行，然後過賬到收入賬戶、費用賬戶和利潤表彙總賬戶。
零用金支付可能與利息制度一起運作，其中零用金基金的報銷有一個固定的利息金額，在報銷時，將在現金支付日記中進行記錄，借方用於先前記錄在零用金憑證簿中的零用金支出，貸方用於用於報銷零用金的支票的銀行現金。（如果還有零用金的收據，則報銷可能包括未結算的零用金支付憑證的總額減去未結算的零用金收據憑證的總額，以及可能為支付和收據分別設定的憑證簿）。

示例銷售條目每天記賬，記入輔助應收賬款賬戶

參考上面信用銷售日記賬分錄的示例，在當天結束時，將日記賬分錄記入輔助應收賬款分類賬。

                                                    SALES LEDGER          TOTAL AMOUNT      
DATE     INVOICE    CUSTOMER                        FOLIO                 INVOICED          
2006
April 2  002345     Alexander & Co                  0016                  $  4,257.50

記入

Accounts Receivable Ledger AR-0016
CUSTOMER - Alexander & Co
DATE     INVOICE    POST-REF DEBIT       CREDIT        BALANCE
..                                                     4,520.00 DR
2 Apr 06  002345    SJ       4,257.50                  8,777.50 DR

---

         002346     Benjamin Consulting             0168                            $  5,200.00

記入

Accounts Receivable Ledger AR-0168
CUSTOMER - Benjamin Consulting
DATE     INVOICE    POST-REF DEBIT       CREDIT        BALANCE
..                                                     2,345.00 DR
2 Apr 06  002346    SJ       5,200.00                  7,545.50 DR

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         002347     ABS Company                     0027                  $  6,800.00

記入

Accounts Receivable Ledger AR-0027
CUSTOMER - ABS Company
DATE     INVOICE    POST-REF DEBIT       CREDIT        BALANCE
..                                                         0.00 DR
2 Apr 06  002347    SJ       6,800.00                  6,800.00 DR

-

       002348     Butler W Company                0278                  $  1,680.40

記入

Accounts Receivable Ledger AR-0028
CUSTOMER - Butler W Company 
DATE     INVOICE    POST-REF DEBIT       CREDIT        BALANCE,
..                                                       500.00 DR
2 Apr 06  002348    SJ       1,680.40                  2,180.40 DR

任何銷售退貨日記賬分錄也會每天在相關的輔助應收賬款分類賬中記入貸方。
任何與貿易債務結算相關的現金收據日記賬分錄都會每天在相關的輔助應收賬款分類賬中記入貸方。
在月底，製作輔助應收賬款餘額表，並記錄餘額總計。
在月底，銷售日記賬中的分錄總計減去銷售退貨日記賬中的分錄總計，再減去現金收據日記賬中應收賬款貸方欄的總計，應該等於輔助應收賬款表中的總計。
信用購買日記賬分錄也以類似的方式每天記入輔助應付賬款分類賬，以及與結算貿易債權人賬戶相關的現金支付日記賬分錄；同樣，每月貿易債權人賬戶期末餘額的總計應該等於信用購買日記賬的總計減去信用購買退貨日記賬的總計，再減去現金支付日記賬購買欄的總計。
任何非流動資產的信用購買或銷售，例如辦公傢俱和裝置，不應記入信用購買或信用銷售日記賬，這些日記賬是為記錄貿易庫存的銷售而保留的。由於它們並不頻繁，因此它們會被記入總分類賬，並在支付時記入現金支付日記賬的雜項借方欄或現金收據日記賬的雜項貸方欄。