選擇正確的檔案格式
在任何時間，都有大量用於各種目的的檔案格式在使用，那麼如何選擇最適合的格式呢？檔案格式主要有三種類型
- 專有、封閉規範
- 專有、開放規範
- 非專有、開放規範
專有、封閉規範被一些最常用的軟體使用，如果你自己不使用它們，你可能也會收到它們。然而，由於這些格式沒有公開記錄，你被製作軟體的公司所綁架。如果他們決定不再支援他們自己格式的舊版本，你突然就無法開啟你的舊檔案了！然後你對軟體的選擇很大程度上取決於任何新軟體是否能夠推測舊軟體使用的格式。這種格式的例子包括來自微軟 Office Word 的 doc 格式和 Excel 的 xls 格式，以及 Adobe Photoshop 的 Document (.psd) 格式。
專有、開放規範稍微好一點，因為雖然格式仍然在法律上被一家公司擁有和開發，並且純粹是為了他們的商業利益，但他們已經承諾公開記錄格式。他們仍然可以選擇切換回封閉規範，或者他們可能會做出他們選擇不記錄的更改。換句話說，專有開放規範只有在公司想要保持這種狀態時才開放。這種格式的例子包括 Adobe 的行動式文件格式 (.pdf)（已獲得專利，儘管大多數專利是免費許可的），Adobe TIFF 格式 (.tiff) 和 Macromedia Shockwave Flash (.swf)（然而，文件是在一份保密協議下，要求讀者不為 Flash 的任何其他實現做出貢獻，因此實際上它仍然是封閉的）。
非專有、開放規範已經由一些公共機構公開記錄（或釋出給他們）由開發人員提供。一旦釋出，這些格式就有了保證的參考點。這種格式的例子包括行動式網路圖形 (.png)、聯合影像專家組 (.jpg / .jpeg)（.mpeg2）、可擴充套件標記語言 (.xml)（結構，而不是特定格式），以及可縮放向量圖形 (.svg)。
一個特殊情況是用於存檔的 Adobe 行動式文件格式（pdf-archive 或 PDF-A），它是專有開放規範PDF 1.4格式的限制應用。它是 2002 年釋出的 ISO 國際標準[1]，由PDF-Archive 委員會與美國法院行政辦公室[2]緊密合作開發。我還沒有找到任何支援這種格式的軟體，所以它可能只在以檔案為主的組織中使用。
一個可以解決許多問題的格式系列被稱為OpenDocument，由 OpenOffice.org、OASIS 和行業中的許多其他公司開發（但不是微軟）。OpenOffice.org 2.0，最近釋出，使用OpenDocument格式系列。在支援 OpenDocument 的軟體中，OpenOffice、AbiWord 和 Google Docs 是跨平臺的，KOffice 將在 KDE 4.1（大約 2008 年 7 月）成為跨平臺的。Mac OS X 10.5 的 TextEdit 在一定程度上可以理解這種格式，微軟表示將在 2009 年春季為 MS Office 新增對 OpenDocument 1.1 的原生支援（而不是外掛轉換器）。
不幸的是，領先的軟體通常預設使用一種本質上不適合以後檢索的格式。例如，Microsoft Word 預設使用其本地的 .doc 格式，而不是記錄更完善、支援更廣泛的富文字格式 (.rtf)，雖然你可以更改預設格式。微軟產品也因使用馬歇爾·馬斯特斯（獨立出版商協會）所說的“升級勒索”而聞名，他將其描述為“某人用你的桌面應用程式的新版本編輯了你的檔案，現在你舊版本的應用程式無法讀取它，如果你想繼續工作和與他人良好互動，你就被迫支付昂貴的升級費用。”[3] 這絕對是任何有預算的人要避免的事情。
那麼，未來的防範措施的下一個層次是什麼？請繼續閱讀…
用於未來防範的格式必須
- 得到全面、公開文件的支援
- 穩定，不在不斷修改
- 得到多個軟體供應商的支援
- 得到各種硬體的支援
- 得到各種作業系統（Windows/Macintosh/Unix/Linux）上的軟體的支援
- 在使用上沒有法律限制（參見 PNG 不是 GIF）
其他考慮因素
- 流行格式更有可能保持支援
格式標準有一些軟體方面的含義。並非所有軟體都能正確使用開放規範，因此它們似乎只使用特定格式。這在超文字標記語言 (HTML) 編輯器和臭名昭著的 Microsoft Word 中的“另存為 html”選項中最常見。因此，如果你要購買軟體，請務必檢查這一點。開源/免費 軟體本身往往對開放標準有很強的支援。