商務英語導論/理論

商務英語的特點

目的性

商務會議、電話和討論中交流最重要的特點是目的性。語言用於實現目標，語言的成功運用體現在商務交易或活動的成功結果上。商務英語使用者需要說英語主要是因為他們可以更好地完成工作。商業是競爭性的：競爭存在於公司之間，也存在於公司內部，存在於努力提升職業生涯的員工之間。因此，績效目標優先於教育目標或語言學習本身。例如，一家位於首爾的德國公司可能有一個長期目標，即建立良好的貿易關係，他們代表的英語使用是為了達到這個目的。一位在印度工作的法國電信專案經理需要懂得英語才能與現場的技術團隊溝通，這些技術團隊都是印度人。一位瑞典制藥產品經理需要向歐洲和遠東的子公司清楚地介紹最新的產品開發情況。在所有這些例子中，語言的使用都隱含著風險：錯誤和誤解可能會給公司帶來沉重的代價。

商務人士需要的很多語言（除了社交語言）都是交易性的：得到你想要的東西，說服其他人同意你提出的行動方案。語言通常是客觀的，而不是主觀的和個人的。例如，在討論和會議中，從客觀的角度評估事實 (‘這是一個積極的方面’, ‘另一方面，缺點是 ...’) 會比表達個人感受和觀點更合適。

社會性

國際商務人士需要與以前從未見過或只認識的人建立聯絡。會議通常時間很短，因為商務人士總是時間緊迫。需要一種國際公認的做事方式，以便來自不同文化和不同母語的人可以快速地彼此感到更舒適。

社交接觸通常是高度程式化的。在例行的交流模式中使用公式化的語言（例如在問候和介紹中）。一般來說，會採用一種禮貌但簡短直接的風格（考慮到需要節省時間）。雖然有些情況可能需要更多（例如，在午餐時繼續聊天），但社互動動的方式和內容將以建立良好關係，同時避免過度熟悉為特點。

清晰的溝通

資訊必須以最小的誤解風險傳遞，處理時間（說話者和聽者都需要）必須很短。因此，人們更喜歡清晰、邏輯、思維清晰，並透過表示邏輯過程的詞語來強調（例如，‘因此’, ‘為此’, ‘為了’）。在傳真或電話交流時，通常需要簡潔 - 特別是在傳真或電話交流時 - 一些熟悉的概念可以用片語來表達，以避免繞彎子（例如，‘貨到付款’, ‘準時送貨’）。有些術語已經發展起來，以便在提到商務人士熟悉的概念時節省時間（例如，‘初級產業’, ‘母公司’）。

詞語和基本語法結構的使用

當你和人說話時，你通常不會仔細考慮要對他們說的話，你只是說出腦海中冒出來的想法。然而，當你給某人寫信時，你可能會同意，你通常會花更多時間思考你要寫在紙上的詞語。這是因為你希望確保閱讀你書面交流的人能理解它。當你和某人說話時，你可以從那個人那裡得到即時的反饋，告訴你他或她是否理解你的資訊。如果作者第一次沒有表達清楚自己的意思，閱讀資訊的人無法立即詢問作者的意思。

選擇恰當的詞語來表達每一個書面資訊非常重要。即使對於英語母語人士來說，同一條資訊也可能被不同的讀者解讀出不同的意思。這說明你永遠無法絕對確定你的資訊會被按照你想要的方式解讀。

但好訊息是，你可以透過使用合適的詞語和寫作技巧來大大提高你的書面資訊被理解的可能性。在本章中，你將學習如何使用最有效的常用英語單詞。你還會學習不要使用對你的書面交流沒有幫助的單詞。

商務英語中不適用的詞語

您一定很高興知道，某些形式的英語在商務溝通中沒有用武之地，我們將在後面討論這些內容。也許您在學校、大學或研究生院花費了大量時間和精力來學習和使用習語、陳詞濫調、行話、流行語和俚語來提高您的英語水平，以為透過學習這些形式的英語，您聽起來會更像一個英語母語人士。在一般的口語中，是的，上述英語形式確實會讓您聽起來更像一個英語母語人士，前提是您的語法和發音很好！但這些說話方式在任何商務溝通中都應該避免，優秀的商務英語溝通者總是非常小心地避開它們。事實上，對於母語不是英語的商務人士來說，學習良好的口頭和書面溝通技巧相對容易，因為英語中最重要的商務溝通規則是您的資訊應該簡短明瞭，由所有人都熟悉的常用片語成。

簡單的英語，常見的詞語

關於英語書面資訊的第一個規則是，您會很高興地知道，最好使用簡短、簡單、常見的詞語，而不是冗長、不熟悉的詞語。如果您希望您的商務溝通能夠被閱讀者清楚地理解，那麼請寫得清晰。這意味著使用每個人都熟悉的詞語，這適用於所有形式的商務溝通。以下是一些在書面（和口頭！）商務資訊中完全不需要的冗長、不熟悉的詞語。每個詞語旁邊都有一個具有相同含義的簡單、簡短的詞語

1eradicate — get rid of — 消滅
2 nullify — cancel — 取消
3 operose — difficult — 困難的
4 supposition — idea — 想法
5 misreckoning — mistake — 錯誤
6 missive — letter — 信件
7 melioration — improvement — 改善
8 arrears — debt — 債務
9 placate — please — 使高興
10 adumbration — similarity — 相似性
11 ingress — entrance — 入口

優秀的溝通者在書面資訊中使用簡單的英語。試著忘掉大而長的詞語比簡單、短的詞語更好的想法。事實遠非如此。所有商務資訊都需要簡單、清晰、易於理解的英語。冗長、難以理解的詞語顯示出對讀者的不尊重，應該避免。有些作家使用長詞語和複雜的句子來試圖給讀者留下深刻印象，尤其是法律或政府檔案的一些作家。但這種寫作風格並不令人印象深刻，而是荒謬的。每次都使用每個人都能理解的簡單詞語。

詞彙和語法

詞彙和語法是您最基本和最重要的工具之一。如果您想有效地用英語交流，您的英語語法必須完美無缺。您應該理解每個時態的結構，以及何時使用它們。您需要知道如何(1) 構成肯定句，(2) 構成否定句，(3) 提出問題，以及否定問題，(4) 構成帶有所有時態的疑問標籤句，包括肯定句和否定句。例如，以下是一般現在時，顯示了所有四種形式。但是，孤立的句子通常不能完整地體現如何使用動詞。只有好的語法書和大量的練習才能做到這一點！您需要能夠在所有英語時態中使用這四種形式。

a). I send a fax every day.
b). I don't send a fax every day.
c). Do you send a fax every day?
d). You send a fax every day, don't you?
e). You don't send a fax every day, do you?

掌握英語時態，並知道何時使用它們，對於發展您的溝通技巧非常重要。請記住：良好的語法是您在商務和管理中最重要的工具之一。

詞彙

詞彙，就像語法一樣，是一個極其重要的工具。豐富的詞彙量將幫助您找到準確的詞語來表達您的想法。回想一下上一章中木匠的例子。他擁有的工具越多，他就能越容易製作出他想要的東西。詞語也是如此——您的詞彙量越大，您就越能容易地準確地表達您想要的東西。但是，您不需要死記硬背英語詞典！事實上，試圖學習孤立的、單個的詞語是完全沒有用的。單詞必須透過閱讀來學習，並且最好學習在您感興趣的閱讀中找到的單詞，因為研究發現，這些單詞更容易學習。一個好的開始是每週買一份英文報紙。找一篇您感興趣的文章，最好是商業版，一開始不要太長。通讀一遍，然後再次通讀，這次要注意所有您不認識或不太認識的單詞，以及所有您不完全熟悉的動詞的時態。在第二次閱讀時，用記號筆將它們突出顯示。接下來，第三次閱讀這篇文章，這次在字典中查詢不認識的單詞。在文章的語境中再次閱讀它們，在腦海中記下它們出現的句子，以及它們的使用方式。試著記住它——檢視並思考包含該單詞的句子將幫助您學習它。

商務信函的基本技巧和方法

信件開頭

1. 瞭解格式.

無論您的信件內容是什麼，關於信件的外觀都有一些商務標準要遵循。商務信件應使用常見的字型（如 Arial 或 Times New Roman）進行打字和排版。採用塊段落格式，即，要開始一個新段落，請按兩次“回車鍵”，不要使用縮排。

a). 如果您要列印信件以傳送，請考慮將信件列印在公司信紙上。這會使信件更顯專業，並提供您的公司徽標和聯絡資訊。
b.) 電子郵件商務信件也應使用常見的字型排版。在商務電子郵件中不要使用手寫體或除黑白以外的其他顏色

2. 包含有關您的公司資訊。

列出您的公司名稱和公司地址，每個地址部分寫在一行上。如果您是自由職業者或獨立承包商，請在公司名稱的位置或公司名稱上方新增您的姓名。

a) 如果您的公司有預先設計的信紙，您可以使用它，而不是打出您的公司和地址。
b) 如果您要打出地址，它應該出現在頁面頂部的右對齊或左對齊位置，具體取決於您和您公司的偏好

3. 包含日期。

寫出完整的日期是最專業的選擇。例如，寫“2012 年 4 月 1 日”或“2012 年 4 月 1 日”。這應該出現在發件人地址下方几行處，左對齊。

4. 新增收件人資訊。

按順序寫出收件人的全名、職位（如果有）、公司名稱和地址，每條資訊寫在一行上。如有必要，請包含參考編號。收件人資訊應出現在日期下方几行處，左對齊。

5. 選擇稱呼.

稱呼是尊重的重要標誌，您使用哪種稱呼將取決於您是否認識您寫信的物件，您對他們的瞭解程度以及您關係的正式程度。請考慮以下選項

a) 只有在您不知道具體要向誰致信時，才使用“敬啟者”。
b) 如果你不認識收件人， “尊敬的先生/女士” 是一個安全的選擇。
c) 您也可以使用收件人的頭銜和姓氏，例如“尊敬的史密斯博士”。
d) 如果你很瞭解收件人，並且與他或她保持非正式關係，你可以考慮使用名字稱呼，例如“親愛的蘇珊”。
e) 如果你不確定收件人的性別，只需輸入完整的姓名，例如“尊敬的克里斯·史密斯”。
f) 不要忘記在稱呼後面加逗號，或者在“敬啟者”後面加冒號。

信件主體

1. 把握正確的語氣。

俗話說，時間就是金錢，大多數商人都討厭浪費時間。因此，你的信件語氣應該簡明扼要且專業。在第一段直接切入主題，並保持簡短的評論，讓你的信件快速易讀。例如，你可以用“我寫信是為了……”開頭，然後繼續。不要擔心華麗的過渡詞、大詞或冗長、曲折的句子 - 你的目標應該是儘快、簡潔地傳達需要說的話。為了緊湊你的文字，避免被動語態，儘量不要發表評論。

2. 清晰簡潔地寫作.

讓你的讀者清楚地知道你想要表達的意思。只有當你的意思非常清晰時，讀者才會快速回應。特別是，如果你希望你的信件能帶來某種結果或行動，請說明是什麼。用盡可能少的文字解釋你的立場。

3. 在適當的時候使用對話式語言。

信件是由人寫給人的。儘量避免使用格式化的信件 - 你無法與罐頭式的非個性化信件建立關係。然而，要避免使用口語或俚語，例如“你知道的”、“我的意思是”或“想”。保持商業化的語氣，但要友好和樂於助人。

a). 如果你很瞭解收件人，可以加上一句友好的問候語，表達你的美好祝願。
b). 在決定要透露多少個性時，請謹慎判斷。有時在商業環境中加一點幽默實際上是有幫助的，但在開玩笑之前要謹慎行事。
c). 你的信件最有可能的目的是說服你的讀者做某事：改變他們的想法、糾正問題、寄錢或採取行動。陳述你的理由。

4. 禮貌待人。

即使你是在寫投訴或表達擔憂，你也可以保持禮貌。考慮收件人的立場，並盡力提供幫助和便利，在合理範圍內。

5. 總結收尾。

在最後一段，總結你的要點，並明確概述你計劃採取的行動或你對收件人的期望。請注意，收件人可能會與你聯絡以詢問問題或表達擔憂，並感謝他們對信件/事項的關注。

結束信件

1. 選擇一個結尾語。

結尾語就像稱呼語一樣，體現了尊重和禮儀。“此致敬禮”或“敬禮”通常是一個安全的選項；也可以考慮“此致”， “敬上”， “致敬” 和“敬上”。略微不那麼正式，但仍然專業的結尾語包括“一切順利”、“祝好”、“真誠的祝福” 和 “謝謝”。在你的結尾語後加上一個逗號。

2. 簽署信件。 留出大約四行空白供你簽名。在列印完信件後簽名，或者，如果你透過電子郵件傳送信件，請掃描你的簽名影像並將其附在這部分信件上。建議使用藍色或黑色墨水。

3. 包含你的姓名和聯絡方式。

在你的簽名下方，輸入你的姓名、電話號碼、電子郵件地址以及任何其他適用的聯絡方式。每個資訊佔一行。

4. 如果需要，請附上附件。

如果你附上了額外的檔案供收件人檢視，請在你的聯絡方式下方几行處標註，說明檔案數量和型別，例如：“附件（2）：簡歷，宣傳冊”。