Microsoft Office/求職信

詞彙

• 求職信 • 信頭 • 製表位 • 製表符 • 清除格式 • 快速樣式 • 日期行 • 收件人地址 • 不間斷空格 • 構件 • 表格 • 單元格 • 表格尺寸

什麼是求職信

求職信 是你向潛在僱主介紹自己的方式。它讓你能夠從你的簡歷中指出你的優勢，證明你是這份工作的最佳人選。它也是你的寫作技巧的樣板，展示你如何與僱主溝通。

在本節中，我們將構建一份求職信。求職信的目標是讓潛在僱主閱讀你的簡歷。在當今世界，讓你的名字排在最前面以便獲得面試機會至關重要。你需要一份符合商業慣例的求職信，同時也要展現出你的一點個性。在本節中，你將學習如何更好地使用 Word 並建立一份你可以在未來生活中編輯和重複使用的文件。

透過點擊向後的 P - ¶ 來開啟格式標記

快速樣式

快速樣式 允許你點選一個按鈕並更改多個字型設定和格式。快速樣式位於“開始”選項卡的“樣式庫”中。最常用的快速樣式是“普通”和“無間距”。“標題 1”、“標題 2”等樣式非常適合以後製作目錄。Word 中的出廠預設設定是“普通”。這將使每個段落後有 1.15 個空格（當你按下回車鍵時）。

在“開始”選項卡的工具欄中，有一些快速樣式按鈕。對於求職信，你需要將樣式設定為“無間距”，以便當你按下回車鍵時，它會跳到下一行，而不是建立 1.15 個空格。

主題顏色

使用主題顏色可以幫助你自動使用互補的顏色。在“開始”選項卡中，點選“更改樣式”按鈕。點選“顏色”以選擇與你個性相匹配的一組顏色。

紅色 – 危險、力量、能量

橙色 – 成功、勝利、創造力

黃色 – 幸福、希望、智慧

綠色 – 成長、健康、治癒、金錢、寧靜

藍色 – 正直、信任、自信

紫色 – 財富、皇室、魔法、精神

棕色 – 誠實、簡單、腳踏實地

灰色 – 中立

白色 – 純淨、乾淨、完美

黑色 – 權威、力量、優雅

設定製表位

製表位 是頁面上的一個位置，當按下 TAB 鍵時，游標會停在那裡。

將游標（一個閃爍的 I 形狀的游標）放在文件開頭，點選段落對話方塊啟動器。點選對話方塊視窗左下角的“製表位”按鈕。輸入你希望游標在按下 TAB 鍵時跳到的位置。點選相應的單選按鈕以選擇文字在該製表位上的對齊方式。設定是否應該有任何引導線（對於本節，我們不會有引導線，它們將在後面的課程中討論）。點選“設定”以接受制表位，然後點選“確定”。

你也可以透過點選頁面頂部的標尺來設定製表位。將建立一個左對齊的製表位。然後，你可以雙擊製表位並根據需要對其進行格式化。

當你按下 TAB 鍵並且打開了格式標記時，一個製表符會顯示出來，帶有 製表符 → 當你設定一個製表位時，標尺中會出現一個字元，它看起來像：一個 L 代表左對齊的製表位 - 文字將打在製表位的右邊一個反轉的 L 代表右對齊的製表位 - 文字將打在製表位的左邊一個倒置的 T 代表居中的製表位 - 文字將居中在製表位上

格式化剪貼畫

點選“插入”選項卡。點選“剪貼畫”按鈕，輸入一個代表你或你申請職位關鍵詞。從出現的圖形列表中選擇一個剪貼畫。開啟“圖片工具”，點選“大小”對話方塊啟動器，確保選中“鎖定縱橫比”複選框。更改高度以滿足你的要求。

字元大小、樣式和顏色

突出顯示你要格式化的字元。點選“字型大小”下拉選單。選擇一個字型大小。突出顯示字元後，點選字型樣式的下拉選單。當你的滑鼠懸停在字型樣式上時，文件中的字元會反映出變化。要永久性地進行更改，請點選字型樣式。

要更改顏色，請點選帶顏色條的下劃線的 A。當你點選下拉選單時，只會顯示與你選擇的主題相關的顏色。當你的滑鼠懸停在顏色上時，文件會反映出變化。當你對顏色滿意後，請點選它。

構件

構件是從幾個詞到完整的段落，可以透過輸入幾個字元來插入文件。在本節的示例中，我們將為公司的名稱“Brown and Company Inc.”建立一個構件。

當你第一次在收件人地址中輸入公司名稱時，請停止並建立構件。

突出顯示公司名稱，但不包括段落標記。轉到“插入”選項卡。點選“快速部件”按鈕。從“快速部件”選單中點選“將所選內容儲存到快速部件庫”。“建立新的構件”對話方塊將會出現。在“名稱”欄位中輸入“bci”。點選“確定”。

當你想要再次插入公司名稱時，只需輸入“bci”，然後按下 F3 鍵。

不間斷空格

有時您需要將一組詞語作為一個整體來處理，而不是讓它們根據單詞換行規則換行。這意味著您希望整組詞語都保留在同一行上。在本例中，我們將使用不間斷空格將報紙名稱連在一起。當您鍵入報紙名稱時，請按照以下步驟操作：

輸入：匹茲堡報 CTRL+SHIFT+空格鍵輸入：郵報 CTRL+SHIFT+空格鍵輸入：公報

現在，報紙標題中的三個詞語被組合在一起，形成一個塊。

補充說明：您也可以對帶有連字元的詞語執行此操作，方法是按 CTRL+SHIFT+連字元，而不是直接輸入連字元。

表格

表格是一種將您的工作組織成行和列的方法。表格中的每個塊被稱為單元格。當您首次建立表格時，需要指定行和列的數量。這被稱為表格的維度。維度通常列為列 x 行。因此，一個 3 x 5 的表格是指三列五行。（列從上到下，行從左到右）

要建立表格，請轉到“插入”選項卡。單擊“表格”按鈕，然後將滑鼠懸停在圖形顯示中正確數量的行和列上。當您將滑鼠懸停在行和列圖形上時，文件中將顯示示例表格。單擊滑鼠後，表格將實際建立在您的文件中。

在表格中輸入文字。

注意，頁面頂部的標尺將顯示錶格的邊界。您可以在標尺中單擊並拖動邊界以調整文件中的表格。

如果需要在表格底部新增另一行，只需從右下角的最後一個單元格按 TAB 鍵即可建立新行。

使用 TAB 鍵在表格的單元格之間移動，使用 SHIFT+TAB 鍵在表格單元格中向上移動。

將所有資料輸入表格後，您可以格式化表格的樣式和顏色。在 Word 視窗的頂部，有一個“表格工具”按鈕，它將開啟表格編輯功能區。

單擊“設計”選項卡。單擊表格樣式庫中的“更多”按鈕。您應該在每行中看到相同的表格樣式，列的顏色來自您之前選擇的主題。在保持相同顏色主題的情況下，選擇適合您個人風格並與表格內容相匹配的樣式。

設定表格的樣式和顏色後，可以更改表格以適應內容的大小要求。

單擊“佈局”選項卡，單擊“自動調整”按鈕，單擊“自動調整內容”選單選項。

接下來，將滑鼠懸停在表格上，以檢視左上角的表格移動手柄。單擊手柄以選擇整個表格。然後按 CTRL+E 將表格居中放置在頁面上。

信頭

信頭通常預印在公司所有員工使用的信紙上。這是讀者首先注意到的內容。它不應占用太多空間，應反映公司或個人的個性，並應保持商務專業風格。

當您準備一份專業文件，而您不屬於任何公司時，可以建立自己的信頭。信頭通常包含公司的法定名稱（如果您是自由職業者，則包含您的法定名稱）、您的完整地址（包括您的樓層、房間號、套房號或郵政信箱）、您的電話號碼、您的傳真號碼（如果您有）和您的電子郵件地址。如果您有網址，也可以將其作為信頭的一部分。它還可以包含一個代表您或您企業的圖形。

我們將使用文字、圖形和邊框來建立專業信頭的外觀，以展示您的個性。

輸入您的姓名。將字型大小更改為 18。選擇一種與您的個性相匹配的字型樣式。按回車鍵進入下一行。

選擇一個與您的職業興趣相匹配的剪貼畫。將大小更改為 0.5 x 0.5，或接近該尺寸。

將字型大小設定為 11，並將樣式更改為 Arial 或 Times New Roman。在 6.5 處設定一個右對齊的製表位。

按 TAB 鍵。輸入您的地址，然後輸入一個符號。輸入您的電話號碼，然後輸入一個符號。最後輸入您的電子郵件地址。

或者

按 TAB 鍵，然後輸入您的地址。按回車鍵。按 TAB 鍵，然後輸入您的電話號碼。按回車鍵。按 TAB 鍵，然後輸入您的電子郵件地址。按回車鍵。將剪貼畫設定為“置於文字上方”，以便剪貼畫位於左側，文字位於右側。

將游標置於最後一行文字的末尾，即您的電子郵件地址之後和段落標記之前，單擊“開始”功能區中的下邊框按鈕。

按回車鍵

單擊“普通”按鈕，將下邊框向上移動到信頭下方。這將清除格式，讓您使用預設字元和段落格式開始文件的下一部分。

刪除超連結

當您鍵入電子郵件地址或其他網址時，Word 會自動為您建立超連結。如果您不希望文字成為超連結，則需要刪除該編碼。最簡單的方法是在超連結文字後立即將游標放置在超連結文字之後，然後按一次退格鍵。您也可以突出顯示超連結文字，然後右鍵單擊並單擊“刪除超連結”。

插入當前日期

要將當前日期輸入文件，有兩種常用的方法。您可以鍵入當前月份，並在完成月份輸入並按空格鍵時，當前日期將顯示在一個框中。按回車鍵將文字接受到您的文件中。另一種方法是轉到“插入”選項卡，然後單擊“日期和時間”按鈕。在這裡，您可以選擇希望當前日期在文件中放置時的格式。只需雙擊該格式，或單擊該格式，然後單擊“確定”。

在鍵入商務信函時，日期行應位於信頭下方，並在頁面的右側。您可以建立 3.5 處的左製表位，然後按 Tab 鍵並選擇日期格式。格式（2009 年 9 月 28 日）是商務信函中使用的標準格式。日期行應為傳送信函的日期，通常是您撰寫信函的日期。

收件人地址

收件人地址是您傳送信函的收件人的地址。它位於日期行下方兩行，或位於您摺疊信函後信封視窗中合適的位置。您可能需要根據信封樣式和您建立的信頭稍作調整。地址塊應包含您聯絡的個人姓名、他們的正式頭銜、公司名稱、街道地址或郵政信箱以及城市、州和郵政編碼。

示例：約翰·史密斯先生人力資源總監布朗公司 100 主街，套房 3 無名市，科羅拉多州 81601

稱呼

信函的稱呼是用來問候您聯絡的人的那一行。稱呼與地址塊之間應留有一空行。稱呼通常看起來像這樣：

尊敬的約翰·史密斯先生

您可以根據使用的信函樣式使用冒號（:）或分號（;）。

信函樣式

主要有三種信函樣式

塊狀信函的所有部分都對齊到左頁邊距

修改塊狀信函的所有部分都對齊到左頁邊距，除了日期、結尾語和簽名。這三個元素對齊到略微偏右的中心位置。

修改半塊狀信函中每個段落縮排，日期、結尾語和簽名對齊到略微偏右的中心位置，信函的其他部分對齊到左頁邊距

正文

您從哪裡得知此職位空缺

寫一段兩到三句話的文字來描述您是如何得知此職位空缺的。請記住在匹茲堡郵報上使用不間斷空格，並使用構建塊輸入公司名稱。（輸入“bci”，然後按 F3）

示例

我正在回覆您最近在匹茲堡郵報上刊登的關於高中科技教師的招聘廣告。閱讀了科技教師職位要求後，我知道我非常適合加入您的團隊。您會發現我附上的簡歷概述了我會如何成為布朗卡羅爾學院的寶貴資產。

教育背景

寫一段至少三句話的文字，討論您的培訓和教育。列出與該特定職位相關的任何學位或證書。如果您在幾個關鍵領域接受過培訓，並且想突出顯示這些領域，表格可能會在這裡很有用。

示例

去年 12 月，我從滑石鎮大學畢業，獲得了數學學士學位，輔修計算機程式設計和教育。下表概述了每個領域的學習時間。

課程學時
數學	32 個學期學分
計算機程式設計	20 個學期學分
數學教育	20 個學期學分

工作經驗

重要的是列出您在申請的領域中擁有的任何經驗。志願者工作算數，社群服務或實際的在職培訓也算數。本段文字應至少包含三句話，並概述與您申請的職位相關的任何經驗。您可能想包含一個專案符號列表。

示例

我在大學學習期間，也一直在努力獲得以下教學經驗。

在 Sylvan 學習中心工作了兩年。
在校內輔導服務工作了三年。
自願參加校內特殊需求課程，幫助教授手語。

聯絡他們

求職信的最後一段應該讓他們知道您計劃何時打電話，以瞭解該職位的狀態並預約當面拜訪。它應該給出時間範圍，幷包含您的聯絡方式，以防他們有任何問題。

請記住，在輸入公司名稱時使用構建塊。

鍵入：bci

按 F3

如果您希望電話號碼在一行上保持在一起，請嘗試使用不間斷連字元。

示例

我將在下週晚些時候給您打電話，安排一個時間，讓我們見面討論我在布朗卡羅爾學院的職業機會。如果您有任何問題或需要更多資訊，請致電 970-555-5555，或者您可以傳送電子郵件至 contactme@domain.com。

敬語

完成信件寫作後，您需要關閉信件，然後簽名。在您的姓名之前，您需要新增**敬語**。

按兩次 ENTER 鍵，留出一個空白。

按 TAB 鍵（左製表位應保持在 3.5）。

鍵入：此致，

按回車鍵

簽名塊

您需要在列印完信件後留一個地方簽署您的姓名。

按三次 ENTER 鍵。

按 TAB 鍵（左製表位應保持在 3.5）。

輸入您的完整合法姓名。

按回車鍵

附件

當您傳送包含多頁或多份文件的信件時，您需要向收件人傳達這一點。這可以透過在頁面底部放置單詞**附件**來完成。如果您只有一頁或一份額外文件，那麼您只需寫一個單詞附件來表示收件人應該找到除他們當前正在閱讀的主要文件之外的另一份文件。如果您傳送了多份文件，您應該有一個標題**附件**，然後列出他們應該找到的其他文件的名稱。

專案

在 www.monster.com 上進行工作搜尋，尋找符合您興趣調查中的興趣領域的工作。為該工作建立一個求職信。

1. 使用您的資訊建立信頭。

2. 使用 www.yellowbook.com 幫助查詢公司的地址，以填寫內部地址。

3. 如果沒有聯絡人，請使用人事主管或人力資源主管作為收信人。

4. 包含 monster.com 上的職位描述中的一些詞語，以幫助填寫信件正文。包括您在哪裡聽說過該職位（monster.com）、您的教育資格和您的工作經驗。

評分標準

求職信評分標準
標準	1 分	2 分	3 分	4 分	5 分
建立信頭	缺少四個或更多專案	缺少三個專案	缺少兩個專案	缺少一個專案	包括您的姓名、地址、城市、州、郵政編碼、電話號碼和電子郵件地址，格式正確
建立日期行、稱呼、結束語和簽名	缺少或格式錯誤四個或更多專案	缺少或格式錯誤三個或更多專案	缺少或格式錯誤兩個或更多專案	缺少或格式錯誤一個或更多專案	將日期放置在頁面上的合適位置，顯示今天的日期，正確格式化稱呼，正確放置和格式化結束語，正確放置和格式化簽名塊
建立內部地址	缺少或格式錯誤四個或更多專案	缺少或格式錯誤三個或更多專案	缺少或格式錯誤兩個或更多專案	缺少或格式錯誤一個或更多專案	包括姓名（如果有）、職位、公司名稱、地址、城市、州和郵政編碼。所有內容格式正確
包括您在哪裡聽說過招聘資訊	缺少所有四個元素	缺少三個元素	缺少兩個元素	缺少一個元素	在一兩句話的段落中，列出您在哪裡聽說過招聘資訊，幷包含他們的公司名稱。
包括您的教育背景	缺少所有培訓元素	缺少三個元素	缺少兩個元素	缺少一個元素	在一三句話的段落中，概述使您有資格擔任該職位的正規培訓。
包括您的經驗	太短，沒有列出任何適合該職位的資格	缺少三個元素	缺少兩個元素	缺少一個元素	在一三句話的段落中，概述使您有資格擔任該職位的職業經驗。
包括您將何時聯絡他們	沒有討論聯絡潛在僱主	缺少三個元素	缺少兩個元素	缺少一個元素	在一兩句話的段落中，包括您將何時聯絡他們以及他們如何聯絡您。