Microsoft Office/建立帶有報表的簡單雙表資料庫
- 資料庫 - 一個組織好的資料的集合，允許你查詢、編輯或報告它。
- 表 - 儲存關於一種特定型別專案的資訊
- 記錄 - 表格中的行，包含關於特定人員、產品或事件的資訊。
- 欄位 - 表格中的列，包含特定資訊，例如城市、州或電話號碼。
- 查詢 - 透過提問訪問資料的能力。獲取某個城市的所有公司，或所有姓史密斯的客戶。
- 表單 - 用於在表格中輸入或查詢記錄的吸引人的佈局。
- 報表 - 用於列印帶有複雜演示的資料的吸引人的佈局。
- 網頁 - 儲存在 Access 中的資訊的 SharePoint，因此可以在 Web 上檢視。
- 主鍵 - 記錄的唯一識別符號。只能有一個。每個記錄都必須在設定為主鍵的欄位中具有不同的值。如果它是產品表，並且 PRODUCT ID 是主鍵，則兩個記錄不能具有相同的 ID。
- 資料型別 - 指定某個欄位將儲存的資料型別。Access 需要知道你是否要處理數字、文字、時間/日期或超連結。
- 欄位大小 - 指定欄位的大小。Access 需要知道要建立的文字框需要多大才能容納文字型別資料。
- 設計檢視 - 允許你操作如何在螢幕上以及在報表中建立、儲存和顯示資料的檢視。
- 資料表檢視 - 表格的檢視，非常類似於電子表格。它允許你快速輸入資訊。
- 報表檢視 - 建立報表後，你需要將其轉換為報表檢視以在螢幕上預覽。
- 表單檢視 - 建立表單後，你需要將其轉換為表單檢視以輸入資料，或用作查詢。
- 表單佈局 - 建立表單後，如果你希望在表單上移動專案，你需要將其轉換為佈局檢視。
- 報表嚮導 - 透過簡單地選擇要顯示的表和表中的欄位來建立報表的工具。報表會很快為你建立。
資料庫是一個組織好的表的集合。每個表都是相關記錄的集合。每條記錄都提供關於一個專案的資訊，由許多欄位組成。每個欄位都是一個特定資訊。
在此圖中，你可以看到客戶表在 Access 工作區中開啟。它包含 10 條記錄，每條記錄對應一個客戶。共有九個欄位：客戶編號、客戶姓名、街道地址、城市、州、郵政編碼、已付金額、廣告型別和員工。
在開始建立資料庫之前，需要進行大量規劃。第一個問題應該是：資料庫的目的是什麼？我通常想知道，我想要從資料庫中獲取什麼。所以我想我會從報表倒推，弄清楚需要輸入什麼。
- 資料庫的目的是什麼
- 誰會使用資料庫
- 每種型別的使用者需要能夠做什麼
- 每個使用者需要哪些報表
- 每個使用者需要哪些表單
- 每個使用者需要記錄哪些事務
- 確定你需要的表
- 確定主鍵欄位
- 確定每個表中需要的其他所有欄位
- 確定每個欄位的資料型別
- 確定每個欄位的欄位大小
- 確定表之間的關係
- 確定哪些欄位需要將錶鏈接在一起
- 刪除表中的任何冗餘
年鑑工作人員需要跟蹤他們對社群企業的年鑑廣告銷售情況。為了做到這一點，他們需要跟蹤社群企業以及哪些企業購買了廣告、他們購買了哪些型別的廣告以及他們是否已經付款。他們還需要跟蹤每個學生，在本例中是員工，以確定誰銷售了廣告。工作人員需要跟蹤兩組基本資料，即企業和年鑑工作人員。在本例中，我們將企業稱為客戶，工作人員稱為員工。對於客戶，我們需要知道
- 客戶編號
- 客戶姓名
- 街道地址
- 城市
- 州
- 郵政編碼
- 已付金額
- 廣告型別
- 員工編號
對於員工，我們需要知道
- 員工編號
- 姓
- 名
- 街道地址
- 城市
- 州
- 郵政編碼
- 已售廣告數量
- 已售金額
- 它們不能超過 64 個字元
- 可以使用字母、整數、空格和一些標點符號
- 它們不能包含：句點 (.)、感嘆號 (!)、星號 (*)、問號 (?)、重音符號 (`) 或方括號 ([])
- 同一個名稱不能使用兩次
- 選擇一個邏輯命名約定，以便你可以快速找到資訊
- 使用大寫字母開始單詞 - 客戶姓名
- 單詞之間不使用空格 - 客戶姓名
- 單詞之間使用下劃線 - 客戶_姓名
我們將這兩個表稱為：客戶和員工
每個表都需要有一個主鍵。這是每個表中不能重複的唯一值，它被視為查詢值。此欄位用於輕鬆訪問一條記錄的所有資料，通常具有較短的欄位長度。在本例中，我們將使用
- 員工編號
- 客戶編號
設計資料庫時，你需要能夠將資料關聯起來。在大多數資料庫中，你會有一個表只使用一次，並與另一個表中的許多記錄關聯。在本例中，客戶只使用一次，每個客戶都與一個員工關聯。因此，員工表中的每條記錄都會被多次使用。這被稱為一對多關係。員工 A 與
- 客戶 1
- 客戶 2
- 客戶 3
- 客戶 4
資料型別
[edit | edit source]建立欄位時，你還需要考慮在每個欄位中收集什麼型別的資料。以下是每種資料型別的概述。
| 資料型別 | 描述 |
|---|---|
| 文字 | 255 個字元的任何型別字元，包括數字 |
| 備註 | 當你想擁有超過 255 個字元的空間，並且可以包含任何型別字元時使用。 |
| 數字 | 僅用於某種算術運算的數字。如果你不打算對數字進行加減乘除運算，那麼將其設定為文字型別更安全。 |
| 貨幣 | 用於貨幣，並將自動格式化為包含美元符號、逗號和兩位小數。 |
| 日期/時間 | 用於儲存日期或時間。 |
| 自動編號 | 此欄位將從第一條記錄的 1 開始，每增加一條記錄，數值就會增加 1。這對發票編號很有用。 |
| 是/否 | 此欄位是一個複選框，儲存是/否、真/假或開/關。 |
| OLE 物件 | 連結或嵌入到表中的物件。 |
| 超連結 | 可作為超連結地址使用的文字。 |
| 附件 | 此欄位將包含一個附加檔案。如果你正在進行線上申請，並且希望使用者附加簡歷，這將非常方便。 |
冗餘
[edit | edit source]使用資料庫而不是電子表格的重點是能夠將表格連結在一起。這有助於減少冗餘。冗餘是指同一資料反覆出現。例如，如果你將客戶與員工關聯，你不會希望將同一個員工姓名、地址、城市、州和郵編關聯到每條記錄。相反，你可以用員工編號將它們關聯起來，並將資料儲存在單獨的檔案中。將資料儲存在單獨的檔案中可以降低資料無法正確更新的風險。想象一下，如果員工搬家，而員工資料與客戶資料在同一個表中。你需要檢視所有包含該員工的記錄，並更改該員工參與的每個記錄的相同資料。
客戶表
[edit | edit source]
從 Access 視窗中點選
- 建立選項卡
- 轉到功能區最左側的表格組
- 點選表格按鈕
點選檢視和設計檢視 
點選確定，然後填寫表單設計檢視中的欄位，以遵循下表結構。你需要輸入欄位名稱、資料型別和欄位大小，如上面的箭頭所示。
| 欄位名稱 | 資料型別 | 欄位大小 | 主鍵 |
|---|---|---|---|
| 客戶編號 | 文字 | 4 | 是 |
| 客戶姓名 | 文字 | 25 | 否 |
| 街道地址 | 文字 | 30 | 否 |
| 城市 | 文字 | 20 | 否 |
| 州 | 文字 | 2 | 否 |
| 郵政編碼 | 文字 | 5 | 否 |
| 已付金額 | 貨幣 | 否 | |
| 廣告型別 | 文字 | 20 | 否 |
| 員工編號 | 文字 | 2 | 否 |
完成欄位定義後，你需要輸入資料。
- 點選檢視
- 點選資料表檢視
然後你可以像電子表格一樣輸入資料。提示：如果你不喜歡這樣輸入資料，你可以點選表單，它會為你建立一個表單，供你輸入資料。
| 客戶編號 | 客戶姓名 | 街道地址 | 城市 | 州 | 郵政編碼 | 已付金額 | 廣告型別 | 員工編號 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ROLA | Rosken LLC 會計師 | 592 Main St Suite 1 | Meeker | CO | 81641 | $40.00 | 頁面贊助商 | KA |
| COAV | Coulter 航空 | 921 Market Street | Meeker | CO | 81641 | $50.00 | 名片 | DW |
| MEAI | Meeker 機場 | 921 Market Street | Meeker | CO | 81641 | $40.00 | 頁面贊助商 | WS |
| BRLA | Brooks Laurie J 評估師 | 889 Main Street | Meeker | CO | 81641 | $250.00 | 整版廣告 | EJ |
| ROMO | Rocky Mountain Bowstrings | 696 Main Street | Meeker | CO | 81641 | $50.00 | 名片 | WS |
| ANTO | Ann Toney PC 律師 | PO Box 1022 | Meeker | CO | 81641 | $40.00 | 頁面贊助商 | EJ |
| ZABR | Zagar-Brown Trina K 律師 | 685 Main Street Suite 5 | Meeker | CO | 81641 | $150.00 | 半版廣告 | KA |
| BOKE | Borchard Kent A 律師 | 335 6th St #1 | Meeker | CO | 81641 | $50.00 | 名片 | KA |
| MECO | Meeker 碰撞中心 | 43904 Hwy 13 | Meeker | CO | 81641 | $40.00 | 頁面贊助商 | DW |
| NOAU | Northwest Auto | 485 Market Street | Meeker | CO | 81641 | $50.00 | 名片 | EJ |
完成所有客戶資料的輸入後，你就可以建立員工表並輸入資料。你將按照與上述相同的步驟進行操作。
- 轉到建立 - 表格
- 轉到檢視 - 設計檢視
- 將表格命名為員工
- 根據下表中的列表設定欄位
員工表
[edit | edit source]| 欄位名稱 | 資料型別 | 欄位大小 | 主鍵 |
|---|---|---|---|
| 員工編號 | 文字 | 2 | 是 |
| 姓 | 文字 | 20 | 否 |
| 名 | 文字 | 20 | 否 |
| 街道地址 | 文字 | 30 | 否 |
| 城市 | 文字 | 20 | 否 |
| 州 | 文字 | 2 | 否 |
| 郵政編碼 | 文字 | 5 | 否 |
| 已售廣告數量 | 編號 | 2 | 否 |
| 廣告銷售額 | 貨幣 | 否 |
建立完表格的欄位後，轉到檢視 - 資料表檢視，並按照以下列表輸入資料。
| 員工編號 | 姓 | 名 | 街道地址 | 城市 | 州 | 郵政編碼 | 銷售廣告數量 | 廣告銷售額 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| KA | Kippers | Amanda | 123 Malle Street | Meeker | CO | 81641 | 3 | $240.00 |
| DW | Downing | Will | 312 Howe Drive | Meeker | CO | 81641 | 2 | $90.00 |
| EJ | Eston | Jim | 213 Pawnee Way | Meeker | CO | 81641 | 3 | $340.00 |
| WS | Wilson | Sophie | 332 Wilbert Way | Meeker | CO | 81641 | 2 | $90.00 |
建立表單
[edit | edit source]建立表單的最簡單方法是開啟你想要表單填充的表格。
- 點選建立選項卡
- 轉到表單組
- 點選表單
表單已建立，你處於佈局檢視。你可以在此檢視中移動專案，但當你準備好輸入資料時，你需要更改為表單檢視。
- 轉到主頁選項卡
- 點選檢視
- 點選表單檢視
開始輸入資料。如果你想檢視記錄，請使用螢幕底部的按鈕，它們與你今天使用的所有電子裝置上的按鈕類似。如果你想輸入新資料，請點選右箭頭指向右邊的藍色按鈕，該按鈕上有一個星號。在第一個欄位中輸入新資料
- 按 Tab 鍵轉到下一個欄位
- 按 Shift + Tab 鍵轉到上一個欄位
- 在螢幕上欄位的末尾按 Tab 鍵將儲存該記錄並將你帶到下一個空記錄。
打印表格
[edit | edit source]要打印表格，請開啟表格
- 轉到 Office 按鈕
- 點選列印箭頭
- 點選列印預覽
- 根據需要更改為橫向
- 根據需要調整邊距
注意：你沒有像 Excel 那樣進行列印控制，如果你需要更好的格式，這時我們就可以建立報表。
建立報表
[edit | edit source]- 關閉所有表格和表單。
- 點選建立選項卡
- 轉到報表組
- 點選報表嚮導
- 將表格設定為客戶
- 點選大於符號將選定的欄位移到右側（右側的欄位將被放入報表中）
- 將以下欄位移到報表中
- 客戶編號
- 客戶姓名
- 已付金額
- 廣告型別
- 員工編號
- 點選下一步
- 對於此報表，我們不會進行任何分組，並將留待更高階的主題來處理
- 點選下一步
- 點選下拉選單並選擇員工編號（這將按員工編號對報表進行排序，從而為每個員工提供一個客戶列表）
- 點選下一步
- 將此設定為表格形式，歡迎你嘗試一下，看看每個選項的作用。
- 點選下一步
- 檢視不同的樣式，並選擇你最喜歡的型別
- 點選下一步
檔案：AC1-Report Wizard Title.jpg
- 輸入報表的名稱
- 這是將列印在報表頂部的名稱，所以注意你的拼寫錯誤
- 點選完成
轉到“Office”按鈕，然後點選“列印”。
建立一個數據庫來跟蹤您選擇的業務。您必須有
- 多個表格 - 大多數人需要四個表格
- 客戶表格（至少有 10 條記錄）
- 客戶編號
- 名
- 姓
- 街道地址
- 郵政信箱
- 城市
- 州
- 郵政編碼
- 電話號碼
- 員工編號 - 取決於您的業務
- 適合您的業務的其他欄位
- 員工表格
- 員工編號
- 姓
- 名
- 街道地址
- 郵政信箱
- 城市
- 州
- 郵政編碼
- 電話號碼
- 工資率（如果適合您的業務）
- 適合您的業務的其他欄位
- 庫存或服務表格（取決於您的業務）
- 專案程式碼
- 專案描述
- 專案成本
- 銷售或預約表格（取決於您的業務）
- 發票號碼 - 自動編號
- 客戶程式碼
- 員工程式碼
- 時間
- 日期
- 服務或專案
- 專案數量或服務時間長度（如果適合您的業務）
- 客戶表格（至少有 10 條記錄）
- 如果您需要，可以有更多表格來跟蹤您的業務
- 建立用於輸入資料和查詢資料的窗體
- 建立一個與您的業務相匹配的報表，例如
- 發票
- 賬單彙總
- 預約時間表
- 交出列印輸出
- 每個表格
- 每個報表
| 標準 | 1 分 | 2 分 | 3 分 | 4 分 | 5 分 |
|---|---|---|---|---|---|
| 選擇適合您興趣的業務 | 無法識別業務，老師分配了一個。 | 識別了一個無法調查或不值得調查的業務。 | 在成人幫助下，識別了一個可以調查的業務。 | 在成人幫助下，識別了一個對學生來說很有趣且可以調查的業務。 | 獨立識別了一個對學生來說很有趣且可以調查的業務。 |
| 建立業務表格 | 資料庫中的一些表格具有功能，並清楚地用於說明業務的某些方面。 | 資料庫中的每個表格都具有功能，並清楚地用於說明業務的某些方面。一些表格具有大多數正確標記了名稱、資料型別和大小的欄位。 | 資料庫中的每個表格都具有功能，並清楚地用於說明業務的某些方面。大多數表格具有大多數正確標記了名稱、資料型別和大小的欄位。 | 資料庫中的每個表格都具有功能，並清楚地用於說明業務的某些方面。所有表格都具有大多數正確標記了名稱、資料型別和大小的欄位。 | 資料庫中的每個表格都具有功能，並清楚地用於說明業務的某些方面。所有表格都具有正確標記了名稱、資料型別和大小的欄位。 |
| 建立業務窗體 | 為表格建立一個窗體 | 在成人協助下建立了一個窗體，允許從表格中輕鬆輸入和檢索資料。 | 在沒有成人協助的情況下建立一個窗體，允許從表格中輕鬆輸入和檢索資料。 | 在一些協助下準確地建立一個窗體，允許從表格中輕鬆輸入和檢索資料。 | 在沒有成人協助的情況下準確地建立一個窗體，允許從表格中輕鬆輸入和檢索資料。 |
| 為業務建立一個報表 | 建立總計行 | 為銷售或預約表格建立了一個報表。 | 為銷售或預約表格建立了一個報表，顯示了對報表需求的理解。標題是描述性的。 | 為銷售或預約表格建立了一個報表，清楚地顯示了對報表需求的理解。標題是描述性的，資料已排序。 | 為銷售或預約表格建立了一個報表，清楚地顯示了對報表需求的理解。標題是描述性的，資料以適當的方式排序。 |
| 列印業務表格和報表 | 缺少 4 個或更多專案 | 缺少 3 個專案 | 缺少 2 個專案 | 缺少 1 個專案或報表列印在多個頁面上 | 所有表格和窗體均正確列印，用訂書釘將報表放在最上面，背面寫上姓名。 |