Microsoft Office/登入與退出
現代計算機作業系統支援“多使用者帳戶”系統，其中每個使用計算機的人員可能（但不一定）擁有自己的使用者帳戶。擁有多個使用者帳戶有助於將使用計算機的不同人員的檔案和設定分開，同時也有助於保護計算機免受惡意或意外的設定更改。
每臺 Mac 和 Windows PC 至少有一個計算機帳戶；有些可能擁有更多帳戶。您需要在首次開啟全新計算機時執行的初始設定任務期間建立使用者帳戶。任何其他帳戶必須在完成初始設定後手動建立。雖然關於如何建立和管理使用者帳戶的討論超出了本書的範圍，但瞭解如何在設定為使用多個帳戶的計算機上有效地使用使用者帳戶是當今現代職場中高效員工的重要組成部分。
有關如何在特定平臺上使用使用者帳戶的資訊，請參見Windows 子頁面和Mac 子頁面。此頁面僅討論概念性的跨平臺使用者帳戶主題。任何特定於 Mac 或 Windows 的說明都應放在這兩個頁面之一中。
通常，使用者帳戶只能進行影響其自身帳戶的更改。但是，某些帳戶（稱為管理員帳戶）可以修改影響此計算機上所有使用者甚至整個計算機網路的設定。如果您是特定計算機的所有者，或者您是最初設定該計算機的人，那麼您很可能擁有管理員帳戶。除非您知道情況並非如此，否則請始終假設您的帳戶不是管理員帳戶。在學校或工作網路中，管理員帳戶通常只提供給組織 IT 部門的成員。
帳戶由名稱識別。通常這是一個友好的名稱，例如“Janice Smith”，但有時它可能更難以理解。例如，雖然您的姓名可能是 Janice Smith，但您可能需要使用名稱“SmithJ”才能登入。為了防止其他人未經您的許可使用您的帳戶，帳戶受到密碼的保護。密碼是由您知道的字母、數字、空格和符號組成的秘密字串。如果其他人能夠猜出您的密碼，那麼他們就可以破解您的帳戶。Windows 和 OS X 的現代版本上的使用者帳戶也有使用者圖片，但在大型網路環境（學校和工作場所）中，您通常不允許選擇自己的使用者圖片 - 即使您確實擁有使用者圖片。
在使用設定為使用多個帳戶的計算機之前，您必須告訴計算機您是誰（以便您看到自己的檔案和設定，而不是其他人的檔案和設定）。這稱為登入。如果您走到一臺計算機旁，發現看到了其他人的桌面，那麼最後使用該計算機的人員忘記在結束時退出。絕不使用其他人的帳戶。這會導致您和帳戶擁有者都陷入困境。相反，請先退出，以確保其檔案和設定安全。在登入之前，您必須知道您的使用者名稱和密碼。如果您不知道這些資訊，請諮詢設定您正在嘗試使用的計算機或網路的人員（計算機或網路管理員）。
使用完計算機後，您應在離開之前退出。這可確保路過的人員無法未經您的同意使用您的計算機帳戶。（如上所述，在學校或工作場所中，未經授權使用帳戶會導致災難性的後果。）當您退出時，計算機將關閉當時開啟的所有程式和檔案。如果您有未儲存的檔案開啟，您將被提示在完成該過程之前儲存或放棄更改。
如果您要離開計算機幾分鐘（例如，您需要去洗手間），您不應該只是讓計算機保持登入狀態。如果您這樣做，您將面臨使用者帳戶被劫持、私有檔案被讀取或更糟情況的風險。但是，如果您不想只是因為要離開計算機一會兒而關閉所有內容，然後在返回時重新開啟所有內容，該怎麼辦？螢幕鎖定正是為了這種情況而發明的。當您鎖定螢幕時，所有程式都保持開啟狀態，但被隱藏。要重新顯示桌面，您必須輸入鎖定螢幕的使用者密碼。（密碼提示將顯示當前登入的使用者。）如果您無法提供正確的密碼，您將無法訪問桌面。螢幕鎖定在 Windows 和 Mac OS X 的現代版本上受支援。
鎖定螢幕時請保持禮貌。如果您要離開計算機超過幾分鐘，並且有可能其他人會在您離開時使用計算機，請完全退出，而不是隻鎖定螢幕。（這在學校環境中尤為重要，因為大量的使用者共用少數計算機。）如果螢幕被鎖定，但鎖定螢幕的人不在附近，您需要使用計算機，您必須強制計算機關閉（通常透過按住計算機的電源按鈕），然後重新啟動它。如果您這樣做，先前使用者當前開啟的所有內容都將永遠消失；更改不會儲存。
由於作業系統的奇特性，鎖定 Mac 的螢幕和使 Mac 休眠（一種節省電力的特殊模式）是同一個過程。不幸的是，僅僅使 Mac 休眠並不保證您在喚醒它時會要求輸入密碼。如果您喚醒計算機，並且桌面立即出現，請諮詢您的系統或網路管理員，瞭解應採取的正確步驟。如果您正在處理敏感資訊，請測試以確保在依賴此功能在計算機無人看管時保護檔案之前會提示您輸入密碼。（但是，在鎖定基於 Windows 的 PC 後，您將始終被提示輸入密碼。）