Microsoft Office/儲存檔案時需要了解的事項

在 Microsoft Office 中儲存檔案的方式多種多樣，每種方式都有其自身的特點和侷限性。但是，在預設的 Windows 安裝中，您可能無法看到這些差異。這就需要啟用副檔名，它們代表了 Word、Excel 或 PowerPoint 文件可以儲存的不同檔案格式。您可以將它們視為您的計算機字處理器用來讀取檔案並將其轉換為英文的語言。

什麼是副檔名？

每臺計算機都有很多程式，例如 Word、PowerPoint 和 Excel，它們可以讀取文件，也稱為檔案。為了防止意外覆蓋了原本應該用於其他程式的檔案，副檔名用於區分可以讀取的檔案和應該在程式需要讀取檔案時避免的檔案。

快速總結

文字

.doc - 舊的 Microsoft Word 檔案格式。
.docx - 新的 Microsoft Word 檔案格式。預設儲存。
.docm - 新的 Microsoft Word 檔案格式，啟用了宏。危險。
.odt - 開放文件格式，由 OpenOffice 和其繼任者 LibreOffice 使用。

幻燈片

.ppt - 舊的 Microsoft PowerPoint 檔案格式。
.pptx - 新的 Microsoft PowerPoint 檔案格式。預設儲存。
.pptm - 新的 Microsoft PowerPoint 檔案格式，啟用了宏。危險。
.pps - 舊的 Microsoft PowerPoint 檔案格式，帶有自動幻燈片。
.ppsx - 新的 Microsoft PowerPoint 檔案格式，帶有自動幻燈片。

電子表格

.xls - 舊的 Microsoft Excel 檔案格式。
.xlsx - 新的 Microsoft Excel 檔案格式。預設儲存。
.xlsm - 新的 Microsoft Excel 檔案格式，啟用了宏。危險。
.xlsb - Excel 二進位制格式。更多資訊待補充...

宏

過去，文件是否包含病毒完全是隨機的。從 Office 2000 開始，Microsoft 預設情況下限制了執行宏，但它們仍然很容易被啟用。隨著 Office 2007 的釋出，Microsoft 進一步加強了對宏訪問的限制；新的 .docx、.pptx 和 .xlsx 檔案不支援宏。相反，相應的啟用了宏的 OOXML 過渡版 Office 文件檔案現在以 .docm、.pptm 和 .xlsm 結尾。

但是等等：什麼是OOXML？為此，我們必須回顧一下字處理器文件標準化的歷史。

簡要歷史

為了簡單起見，我們不會介紹來自WordPerfect或Lotus之類的過時或不常用的檔案格式。但是，Microsoft Word 和 Excel 應該能夠讀取並轉換大多數這些檔案。不過，不保證不會出現錯誤；這些舊的專有格式完全沒有標準化。

Office 2003 的 XML 擴充套件

在 Office 2003 之前，儲存可讀標記的文件的唯一方法是將文件儲存為 HTML 檔案。但是，由於 HTML 主要設計用於網頁，這對書籍作者來說是一個很大的困擾，他們希望透過 Microsoft Word 輕鬆更改書籍的標記，而不必用原始 XML 標記編寫整本書。

Office 2003 推出了可讀但專有的 WordML 和 SpreadsheetML，用於當時的 .doc 和 .xls 檔案格式。這取代了 Office 2000 及更早版本中不可讀的專有 .doc 和 .xls 檔案格式。

OASIS 開放文件

Sun Microsystems 收購了一個相對不知名的替代 Office 套件，名為StarOffice。但是，為了與 Microsoft Office 競爭，Sun Microsystems 公開StarOffice格式供所有人使用。因此出現了 .odt 以及 OpenDoucment 作為 ISO 格式的標準化。

目前，使用 OpenDocument 作為其主要檔案格式的最新的 Office 套件是 LibreOffice。

OOXML Office 2007 “過渡版”

回到 Office 2003。因此，Microsoft 有這個 XML 格式，他們將其塞入了 .doc 和 .xls 格式。現在，OpenDocument 正與 Microsoft 競爭成為世界標準的文件格式，Microsoft 用“Office Open XML”，也稱為“OOXML”做出了回應。

然而，由於微軟剛剛在 Office 2003 中引入了 XML 支援，他們必須找到一種方法，讓 WordML 和 SpreadsheetML 使用者能夠使用新的 OOXML 格式。微軟並沒有將 Office 2003 使用者排除在外，而是在 Office 2007 的新 Word 和 Excel 檔案格式（.docx、.xlsx）中，與 OOXML 的部分內容一起集成了 WordML 和 SpreadsheetML，從而建立了一種新的檔案格式，在技術上與官方 ISO 規範不相容。這種規範被稱為 **OOXML“過渡版”**（ISO/IEC 29500 過渡版）。

然而，由於微軟無法釋出與官方 ISO 規範相容的 Office 版本，這引起了參與 ISO 的政府的不滿，因此微軟在釋出 Office 2007 的 Service Pack 2 時，添加了 OpenDocument 支援。

OOXML Office 2013“嚴格版”

Office 2013 是第一個支援官方 ISO OOXML 規範的 Office 版本，在這裡稱為“OOXML-嚴格版”。然而，由於“OOXML-過渡版”文件的普及，以及需要與 Office 2007 和 Office 2010 保持相容性，它並不是在儲存 Office 文件時預設選擇的格式。

太複雜了嗎？

只需按照以下清單，在傳送文件之前進行詢問。如果某些內容不適用，請劃掉。當您找到適用您的內容時，請 **停止**。

如果您的收件人使用 OpenOffice：請使用 OpenDocument（.odt）。OpenOffice 不支援 Office Open 格式，或者支援得非常差。如果您無法負擔使用 Microsoft Office，請考慮遷移到 **LibreOffice**。
如果您的收件人使用 LibreOffice：請使用 OpenDocument（.odt）或 Office Open（.docx）。兩者都可以使用，但 OpenDocument 肯定是首選。
如果您的收件人使用舊版本的 Office（2003 及更早版本）： **您必須使用** 經典 Office（.doc）
如果您的收件人使用安裝了 Office 2013（或更高版本）的 Mac：請使用 Office Open“嚴格版”。您可能需要在下拉選單中搜索此選項，因為它與 .docx 格式相同。然而，選擇“嚴格版”可能可以防止在 PC 和 Mac 之間通訊時出現一些微小的格式錯誤。
如果您的收件人使用 Mac：請使用 Office Open（.docx）。您可能會遇到一些格式錯誤，因此請注意。
如果您的收件人使用 Office 2007-2010： **您無法** 使用 Office Open“嚴格版”。請劃掉此清單中所有剩餘的“嚴格版”選項。然後 **繼續**。

對於大多數其他情況

使用 Office Open（.docx）或
Office Open“嚴格版”（也是 .docx）應該都可以。