Microsoft Office/資料處理

編輯、移動和複製資料

要編輯資料，請選擇要編輯的單元格，然後在活動單元格中鍵入資料，或者單擊單元格中的I形游標進行編輯。

要移動或複製資料，請選擇要複製或移動的單元格。從工具欄或編輯選單中選擇複製或貼上。

要將格式從一個單元格轉移到另一個單元格，請使用選擇性貼上。例如，在使用公式後，您可能希望複製數值而不是公式。為此，只需單擊要複製的單元格，然後選擇編輯 > 複製。然後，單擊要貼上數值的單元格，並單擊編輯 > 選擇性貼上。將彈出一個框，其中包含許多不同的選項。在貼上部分下，單擊標有數值的泡泡，然後單擊確定。

插入、刪除和清除資料

在 Excel 中，始終先選擇再操作。選擇要輸入資料的單元格，然後輸入資料（或公式）。

要刪除或清除資料，請選擇單元格、行或列，然後按鍵盤上的Delete鍵。
要刪除整行或整列，請單擊行號或列字母，然後選擇編輯 > 刪除。

使用自動填充

自動填充允許您快速將資料填充到相鄰單元格中的一個序列中（例如，月份、星期幾或數字序列）。

使用自動填充文字序列

要使用自動填充功能填充文字，請在該序列的第一個詞中鍵入（例如 January），將滑鼠停留在該單元格的右下角，您應該會看到自動填充十字（右側）。

單擊並拖動序列向下或跨越適當數量的單元格。

Excel 知道如何自動填充月份（January 或 Jan）和星期幾（Monday 或 Mon）。您可以透過轉到工具選單、選擇選項，然後單擊自定義列表並定義您自己的文字序列來教 Excel 自動填充其他文字序列。

使用自動填充數字序列

您還可以使用自動填充快速將數字模式（例如 1 2 3 或 10 20 30）輸入到相鄰單元格中。

要使用自動填充數字模式，請在該序列中輸入前兩個值，一個值在一個單元格中，另一個值在緊挨著它下面的或右邊的單元格中。現在選擇（突出顯示）兩個單元格，釋放滑鼠按鈕，然後將滑鼠停留在所選區域的右下角，以便您看到自動填充十字。

當您看到自動填充十字時，單擊並向下或跨越要填充的單元格拖動，然後釋放滑鼠按鈕。雙擊自動填充十字將導致在到達空白行之前自動填充下面的單元格。

在構建公式時，自動填充再次變得很重要。

控制對資料的檢視

自動調整大小：您可能已經注意到，有時資料會超出列寬。為了能夠看到所有資料，您必須加寬該列。為此，請轉到標題行並將滑鼠放在列之間（例如，在字母 A 和 B 之間的分隔線上）。您會注意到滑鼠變成一個黑色的雙箭頭。如果雙擊此箭頭，該列將自動調整大小以適合單元格中最長的字串資料。但是，它不會自動調整，因此您可能需要在新增更多資料後再次自動調整大小。

凍結窗格：當您使用包含許多行的較大的文件時，凍結窗格是一個有用的功能。透過凍結某一行（通常是標題行），您可以在文件中的任何位置看到該行。例如，如果您有一個包含 100 行的文件，當您在單元格 A100 時，您將無法看到標題行。要解決這個問題，請單擊您要凍結的行的下一行。要凍結標題行，請單擊第二行第一列中的單元格。然後轉到視窗 > 凍結窗格。[需要注意的是，您也可以凍結列，而不僅僅是行。如果您只是在第二行中的任意位置單擊，您不僅會凍結頂行，還會凍結您所選單元格左側的所有列。]

顯示公式：如果您想檢視和/或列印電子表格中的所有公式（而不是數值），有一個非常方便的快捷方式。只需按Ctrl + ~。要將檢視恢復為顯示數值，請再次按Ctrl + ~。

對資料進行排序

對資料進行排序只是對電子表格上的行進行自動重新排序以使它們處於更有用的順序的一種方法。例如，您可能按姓氏字母順序對地址簿進行排序，或按最貴到最便宜的順序對要購買的物品列表進行排序。

首先選擇要排序的資料。重要的是要選擇所有資料列，而不僅僅是您要排序的列。例如，如果您在一列中有一系列專案，在下一列中是價格，您將在執行排序之前選擇兩列。如果您的工作表頂部有一行“標題行”包含列的標籤（例如“姓名”或“價格”），最好將該行也包含在您的選擇中，正如您將在稍後看到的那樣。

選擇好資料後，單擊資料 > 排序。您將看到排序視窗，如圖所示。如果您的資料有標題行，請確保底部已選中“標題行”。Excel 然後將在“排序依據”框中使用您的標籤，而不是通常的（無用的）“列 A”、“列 B”等。現在您可以使用“排序依據”框來選擇要排序資料的列（如果該列包含文字，則會按字母順序排序；如果資料是數字，則會按數字順序排序）。兩個“然後依據”框選擇如果有“排序依據”列中的平局，則使用什麼列。

但是，如果要按三列以上進行排序呢？Excel 僅允許一次按（最多）三列進行排序，但幸運的是，如果應用新的排序，它會保留先前排序的邏輯，其中最新的排序設定優先順序。假設我們有一個電子表格，其中包含 20 列，我們希望按 10 列對其進行排序，其中排序列 1 是最寬泛的排序，每個後續排序列嚴格地在由其前驅定義的子集中組織資料。以下是我們的 10 個排序列，按邏輯順序排列。

    Apple
    Banana
    Clementine
    Dangleberry
    Elderberry
    Fig
    Grape
    Hazelnut
    Ichang
    Jicama

第一步是將這 10 個列分成三組，從頂部開始計數

    Apple
    Banana
    Clementine
    ----------------
    Dangleberry
    Elderberry
    Fig
    ----------------
    Grape
    Hazelnut
    Ichang
    ----------------
    Jicama

我們剩下 4 組。為了使最終排序反映出從蘋果到洋姜的邏輯流程，我們需要反向操作。第一次選擇資料 > 排序選項時，我們將從最上面的值開始輸入最後一組

    Sort by: Jicama
    Then by: leave blank
    Then by: leave blank
    ---------------------------
    Click ""OK""

接下來，從倒數第二組開始

    Sort by: Grape
    Then by: Hazelnut
    Then by: Ichang

接下來，從倒數第三組開始

    Sort by: Dangleberry
    Then by: Elderberry
    Then by: Fig

最後

    Sort by: Apple
    Then by: Banana
    Then by: Clementine

這種排序方式經常用於以易於理解的方式呈現詳細的層次結構。

或者，您可以使用公式將您的組連線（合併）到一個單獨的欄位中。例如，如果您的索引 1 在 A 列，索引 2 在 B 列，索引 3 在 C 列，索引 4 在 D 列，則可以使用以下公式在 E 列中建立一個名為“排序”的欄位：=A2&B2&C2&D2

篩選資料

組織資料的另一種方法是篩選資料。過濾器只顯示符合特定條件的資料，例如某一天的所有記錄。為此，請轉至 **資料 > 篩選 > 自動篩選**。您的工作表中每列的標題單元格中將出現一個下拉箭頭。單擊箭頭，然後選擇您要用作過濾條件的標準（例如 4 月 10 日）。工作表現在將只顯示該日期的記錄。您也可以使用自動篩選工具在列中顯示前 10 個或後 10 個數字、僅顯示該特定列中為空格的記錄、僅顯示在您正在篩選的列中大於特定數字的記錄等。這些選項都在您轉至 **資料 > 篩選 > 自動篩選** 後出現的下拉箭頭下提供。

篩選的另一種方法是使用 IF/THEN 函式/公式來選擇記錄或記錄組。例如，如果 E 列包含有關“國家”的資訊，則可以編寫如 =IF(E1="墨西哥","西班牙","英語") 的公式，以便在 F 列中填充有關“語言”的資訊。