最小化硬碟驅動器故障和資料丟失/資料縮減
減少資料量可以減少儲存資料及其備份所需的硬碟驅動器數量。 因此，在給定時間段內，任何一個驅動器發生故障的機率都會降低。 資料量減少也有利於使用冗餘方法來保護資料。
定期檢視檔案並刪除不再有用的檔案是減少資料量的基本方法。 檔案數量減少也有助於更輕鬆地找到可能需要的檔案。 同樣，解除安裝不再需要的應用程式也適用。 這可能每三個月進行一次。
資料壓縮 軟體可用於壓縮檔案或檔案集，使其佔用更少的空間。 一種這樣的實用程式是 7-Zip。 這尤其適用於不會被修改且可能受益於壓縮的檔案，例如文件和電子表格的存檔集。 相反，根據具體格式，數字媒體檔案通常已經高度壓縮，不太可能進一步壓縮。
除了節省空間之外，壓縮檔案的另一個好處是它們的備份速度比未壓縮檔案快。 這不適用於 NTFS 壓縮，它實際上會減慢備份速度。