專業與技術寫作/基礎/修訂
修訂是任何語境下寫作過程中一個重要的方面。無論你在起草階段多麼遵循以讀者為中心的原則，在修訂過程中總能進行改進。
修訂對於成為一名成功的作者至關重要。在寫作時，最有影響力的作者知道在起草用於溝通的文件時，遵循以讀者為中心的原則非常重要，尤其是在常見的職場環境中。修訂文件可以提高文件的可用性和說服力。但是，必須注意修訂文件包括什麼，因為它是在開發成功文件的過程中非常重要的一個過程。修訂文件需要特定的程式和策略。
編輯是指對文件進行表面上的更改或重新排列現有內容的過程。相比之下，修訂是指對文件進行重大更改的過程，例如新增新文字或整個部分。在修訂過程中，你可以改變呈現材料的方式。與編輯相比，修訂更加耗時，因為它涉及更多的批判性思維，而不僅僅是常識。 --Nardi82 (討論) 2010年4月30日 (UTC) 19:22
編輯示例
- 更正拼寫錯誤的單詞
- 改寫含糊不清的句子
- 新增逗號、句號等
修訂示例
- 修改論點陳述
- 新增包含支援性證據的部分
- 新增圖形以使主題更容易理解
- 刪除冗餘或離題的段落
將編輯和修訂視為兩個獨立的主題是有用的，儘管它們有時會同時進行。作者很容易跑題，並在編輯過程中修訂草稿的一部分。這並不一定是壞事，但你必須記住，然後編輯你剛剛建立的新部分。否則，很容易在編輯過程中意外地跳過某個部分。
在修訂自己的草稿時，需要考慮五條指導原則。
1. 從讀者的角度檢查。不要關注標點符號、語法或拼寫，而是專注於你的目標。你希望讀者在閱讀你的草稿時想到什麼？你希望他們有什麼感受？在確定你的目標後，慢慢閱讀你的草稿，同時考慮讀者對你草稿的反應可能是什麼。你的讀者可能會更改哪些內容？你的草稿是否具有說服力？你的目標是否明確？資訊對你的讀者是否有幫助？考慮所有這些問題。試著像第一次閱讀一樣閱讀它。即使沒有先前的背景資訊，它對你來說仍然有意義嗎？假設你是一個十歲的孩子：它是否用了一種十歲的孩子都能理解的簡單語言？
2. 從僱主的角度檢查。當你處於工作環境中時，你應該考慮你的僱主可能會如何看待你的文件。你應該問自己的問題是
- 它會引起組織內部的任何衝突嗎？
- 我是否代表組織做出承諾？
- 我是否遵守組織內的政策？
- 我是否回答了提出的問題？
- 我的解決方案是否符合倫理？
- 我的解決方案是否只會以積極的方式代表公司？
3. 與你的草稿保持距離。在你重新閱讀文件之前，給自己一些時間。第二天再讀一遍，看看你用新鮮的眼光感覺如何。大聲朗讀文件。這將幫助你找到沒有意義的部分。當你難以理解一個句子時，通常意味著它沒有流暢地表達。如果對你來說沒有意義，對你的讀者也沒有意義。
4. 多次閱讀你的草稿，每次都改變你的關注點。至少閱讀兩次你的文件，一次關注說服力和意義，另一次關注機械方面。一次專注於一件事將幫助你更好地修訂文件。但是，在建立有意義的文件時，修訂是關鍵。只重新閱讀兩次是不夠的。沒有所謂的完美無缺，但你可以讓你的文件對你來說完美無缺。
5. 利用計算機輔助工具來幫助檢測問題。有許多計算機程式提供某種形式的輔助工具來幫助你檢查草稿。這些輔助工具包括：拼寫、語法和風格檢查器。它們可以幫助你關注文件中可能存在的錯誤。如果語法或風格檢查器標記了你認為正確的內容，請線上檢視規則，看看是否真的存在錯誤，或者計算機是否出錯。
在你修訂和編輯草稿時，務必牢記幾個關鍵問題。如果你在通讀草稿時牢記這些問題，你更有可能發現問題並進行修復，從而使文件更易於使用。
1. 你的讀者透過閱讀你的文件將獲得什麼？
- 如果你牢記讀者在閱讀你的文件時在尋找什麼，你就可以專注於這些要點，並比不太相關的的資訊更強調它們。如果你發現某些資訊對你的受眾不重要，那麼就不要包含它。
2. 你的讀者所在的組織將如何從這份文件中受益？
- 類似於專注於讀者的利益，專注於整個組織的利益將有助於你強調對組織目標和成功至關重要的資訊。
3. 你在整個文件中使用了合適的語氣嗎？
- 在整篇論文中保持一致的語氣非常重要。選擇適合你和你讀者專業知識和職位水平的語氣，並堅持下去。在通讀文件時，確保你的語氣沒有發生任何變化，因為如果發生變化，會讓你聽起來不專業或自命不凡。
4. 你是否在寫作中使用了主動語態並避免了被動語態？
- 在你的溝通中使用主動語態將有助於你在句子中將主語和動作執行者放在一起。這樣做不僅聽起來更好，表達更流暢，而且還可以讓句子中執行主語的動作執行者獲得相應的榮譽。請考慮以下示例
寫得不好的句子：公司網站的更新將由我們的首席計算機技術人員進行。
寫得好的句子：我們的首席計算機技術人員將進行公司網站的更新。
- 請注意，在第一個句子中，主語更新公司網站在動作執行者首席技術人員之前被提及。第二個句子透過首先告訴讀者誰將執行句子中的主語來糾正了這一點。
5. 你是否將相關詞語放在一起以避免混淆？
- 始終注意將相關詞語分開的句子，因為這可能會讓讀者感到困惑。透過仔細閱讀草稿，你應該能夠發現這些問題。請考慮以下示例
寫得不好的句子：墊圈用於將兩塊木頭螺栓連線在一起，它們是環形金屬片。
寫得好的句子：墊圈，它們是環形金屬片，用於將兩塊木頭螺栓連線在一起。
- 請注意，第二個句子清楚地表明墊圈是環形金屬片，並且它用於將兩塊木頭螺栓連線在一起的過程中。
6. 你的句子是否簡潔？
- 在工作環境中，讀者都很匆忙，他們最不想做的事情就是閱讀本可以用一句話表達的資訊段落。冗長的句子需要更多時間閱讀，並會讓你主要觀點周圍造成混淆。確保你向受眾展示的資訊與你的論點相關。
修訂文件涉及三個主要步驟。請記住，這三個步驟通常在修訂時一起進行，但在從全域性角度來看時，仍然需要將它們視為獨立步驟。
1. 從讀者的角度識別草稿中可以改進的地方。 透過此操作，您需要以完成文件後將閱讀文件的人員的角度通讀文件。修訂時，請考慮以下標準：您的讀者是否會發現該文件對他們有用或有幫助？它是否是一份有說服力的文件？從受眾的角度通讀文件時，是否達到了撰寫文件的目的？
2. 確定可以對草稿進行哪些改進。 在工作環境中，您很可能面臨截止日期和其他需要處理的責任的壓力。明智地利用您用於修訂的時間非常重要。檢視您的草稿，並確定需要進行的最重要的改進，以及在您可用的時間內哪些改進將產生最大的改進。
3. 進行您認為重要的更改。
在工作場所中，關於改進文件，最常用的兩種方法是
- 檢查 仔細檢查您的草稿，查找出現的任何錯誤或差異。
- 審查 參考那些原本不會成為您的文件目標受眾的人。詢問他們是否覺得您的文件足夠有說服力，並且他們是否理解它。此外，讓他們檢查草稿的可用性。
使用以下五個簡單的要點，確保您知道在檢查草稿時需要查詢什麼。您最不想做的事情就是向您的同事和上司提交一份包含錯誤的非專業文件。
1. 與您的工作保持距離，以獲得其他讀者的視角。
- 請記住，由於您知道自己想要表達的意思，因此很容易錯過工作中的錯誤，有時您也會這樣閱讀。
2. 彷彿您是目標受眾一樣閱讀。
- 考慮他們的專業知識水平
- 要有說服力
- 考慮他們的時間限制
3. 從僱主的角度考慮您的文件。
- 請記住，即使在內部溝通中，您也始終代表著您的僱主
- 不要替他人說話，或代表其他員工或您的僱主做出承諾
- 確保文件合適，並符合公司的首選格式
4. 從可能受到影響的公司外部人員的角度閱讀您的草稿。
- 再次，考慮受眾是誰，以及文件中是否有任何損害組織利益相關者的資訊
5. 多次通讀您的草稿。
- 每次通讀草稿時，都嘗試每次專注於不同的問題
- 確保您能發現您或您的文字處理器在編輯過程中可能錯過的任何錯誤
在審查草稿時，請將以下三個要點作為清單。
1. 為審查做好準備。
- 審查的目標是什麼？多次通讀您的文件，每次專注於編輯的不同方面。例如，在第一次通讀時，專注於拼寫和語法，在第二次通讀時，專注於消除被動語態，等等。
- 溝通的目標是什麼？牢記溝通的目標有助於您找到並消除冗長的句子和段落。
2. 提供評論和建議。
- 確定最重要的修訂。始終最好先解決主要問題，以便將其排除在外。當時間緊迫時，這一點尤其重要。
- 說明修訂的原因。在回顧修訂時，瞭解進行修訂背後的邏輯始終很有幫助。
3. 使用計算機軟體來幫助。
- 計算機軟體可以幫助您發現拼寫和語法等小錯誤，但不要過於依賴它們。請記住，計算機軟體只考慮拼寫，而不考慮正確的詞語使用。拼寫檢查是一個好的第一步，但自己多次通讀文件是最好的全面方法。
記錄您的資訊來源是符合道德規範的，並且使您的文件對讀者更有價值。
選擇您的文件風格
在工作或學校寫作時，您需要確認您的二手資料來源。這些可能包括閱讀材料、訪談、網站、講座以及其他印刷和非印刷材料。正確準確地記錄來源對於避免剽竊非常重要。當直接引用、釋義或概括其他作者的材料時，您需要引用來源。
如今，寫作中使用的文件風格似乎不計其數，對於作者來說，選擇一種可能會讓人不知所措。重要的是選擇最適合的一種，併為保持一致性而堅持使用它。有兩種廣泛使用的內聯文件風格：作者-頁碼和作者-年份。
- 作者-頁碼系統：作者-頁碼系統由現代語言協會 (MLA) 使用。此風格要求在使用資訊後括號中包含作者的姓氏和資訊來源的頁碼。例如：猛禽通常在硬木樹上高處築造大型巢穴 (Nestor 204)。
- 作者-年份系統：作者-年份系統通常由美國心理學會 (APA) 使用。此風格要求在引用中包含作者的姓氏和原始作品的出版年份。例如：在第二次世界大戰期間，女性的就業機會大大增加 (Milkman 1998)。
在每種風格中，都包含一個詳細的參考文獻頁面或書目，供讀者參考。此頁面應向讀者提供查詢您在引用中使用的確切文件所需的所有資訊，以便他們希望獲得更多資訊或檢查來源的可信度。更多資訊可在 寫作中心手冊 中找到