專業和技術寫作/常見問題解答
在建立商業檔案/提案時，如何抓住讀者的注意力並說服他們您所寫的內容對他們有利？
- 在解釋主題時要非常直接和清晰
- 避免含糊不清、無描述性的句子
- 直截了當，首先說明您的主題
- 然後表達他們正在閱讀的內容對他們作為讀者有很多益處（說明益處）
- 務必站在讀者的角度寫作。假裝你是讀者，你想在提案中看到什麼？
請記住，作家在展示他們的提案/檔案時犯的最大錯誤是假設讀者理解您所呈現的資訊的價值。（Paul V. Anderson，《技術傳播：讀者中心的方法》。為了避免這種錯誤，請設身處地地為讀者著想，並確保您解釋了主題的價值，並且所有關鍵要點都得到了滿足。
在建立提案時，如何判斷您是否已包含所有必要的資訊來推銷您的產品？
在 Paul V. Anderson 的《技術傳播：讀者中心的方法》一書中，他們列出了提案中要包含的關鍵要點。以下關鍵要點可以決定您的提案的銷售效果。
- 有一個引言
- 介紹問題
- 預測目標
- 提出解決方案
- 提出方法
- 確定所有所需資源
- 建立截止日期時間表
- 分享您的資格
- 展示您擁有管理技能
- 解釋所有相關成本
- 表明您的想法或計劃可以盈利
在撰寫商業信函時，應該使用更多正面詞語還是負面詞語？
- 通常，人們對正面措辭的反應要好於負面措辭。語言具有強大的力量，它們的表達方式會影響讀者對信函的反應。正面措辭可以勸說讀者接受信函想要傳達的資訊。相反，負面詞語會造成障礙，並對商業信函中的關鍵要點產生牴觸。正面 vs. 負面寫作的影響也可以在其他型別的商務寫作中看到。在撰寫信函以促進目標完成時，以正面方式寫作是一個不錯的經驗法則。
如果必須在商務信函中加入負面詞語怎麼辦？
- 普渡大學的貓頭鷹說：當您需要呈現負面資訊時，可以透過將正面畫面疊加在負面畫面上，來減輕其影響。
普渡大學的貓頭鷹強調以下內容，以幫助合併負面資訊。
- 強調某事是什麼，而不是它不是什麼。
- 強調公司或產品可以做什麼，而不是它不能做什麼。
- 以行動詞開頭，而不是道歉或解釋。
- 避免使用傳遞不愉快事實的詞語。
- 將負面轉化為正面。
在撰寫商務檔案、備忘錄或提案時，如何判斷您使用的詞語是否過於描述？
- 您絕對不應該包含的第一件事是短語。例如，“為了”，而您只需要說“為了”。如果您正在撰寫英語論文，您會說“為了”，但在專業的商務檔案中，這個短語是冗長且不必要的。使用“為了”更直接。
- 其次，以“-ly”結尾的詞語是多餘的，會使文件非常冗長。這同樣不是直截了當。
- 另一個關鍵點是不要使用“非常”、“很”或“真的”。這些詞語是多餘的，不需要包含在文件中。
- 最後，過於描述可能適得其反。在商業世界中，節奏很快。員工、客戶等沒有時間閱讀冗長的文件。少即是多，在撰寫商務檔案、備忘錄或提案時，直奔關鍵要點是成功的關鍵。讓讀者想要閱讀您的文件，永遠不會覺得浪費時間。
技術寫作與學術寫作有何區別？
技術寫作簡短、簡潔、直奔主題。學術寫作冗長，使用嚴格的語法技巧。在商業中，只要意思通順，就可以容忍不正確的語法。例如，在商業中，用介詞結尾的句子是可以接受的。在商業寫作中，文件越短（只要包含正確的資訊），就越好。此外，在商業中，可以使用更多圖表、圖形和圖片，使文件更容易閱讀和更快閱讀，這使得文件更有效。
技術寫作適合哪些場景？
- 簡歷
- 備忘錄
- 說明
- 商務提案
- 營銷計劃
- 大綱
- 求職信
- 電子郵件
- 可行性研究
在撰寫備忘錄時，應該如何格式化？應該包含多少頁？應該包含哪些關鍵要點？
- 備忘錄始終應該放在模板中，以確保順序。
- 通常，在撰寫備忘錄時，您只需要一頁，這使得只能呈現關鍵要點。但有時您可能會被要求撰寫更長的備忘錄，這也沒問題，只要所有內容都與您的專案相關且重要即可。
- 通常，關鍵要點包括日期、時間、截止日期或您正在處理的工作概述。
- 務必包含一個具體、資訊豐富的主題行，以便讀者知道備忘錄的內容。
- 備忘錄可以用作法律檔案，可能會給您帶來麻煩，因此請確保您陳述的是事實幷包含日期，以避免日後造成損失。
- 為了確保井井有條，備忘錄中經常使用標題。
在修訂文件時，如何判斷哪些更改是最重要的？
在《技術傳播》教科書中，他們談論讓您的文件具備
- 準確性
- 一致性
- 符合性
- 吸引力
在開始修改之前，重要的是將機械性修改推遲到最終修改階段。記住，在編寫文件時，最好保持重點。這樣可以避免可能出現的機械錯誤。最後，如果你想對你的文件進行改進，請遵循以下來自《技術寫作》教科書中提到的建議：
- 新增被忽略的必要資訊
- 糾正拼寫錯誤
- 修復明顯的語法錯誤
- 解決主要的組織問題
- 補充缺失的主題句
- 修改句子結構混亂但仍然可以理解的句子
- 糾正不太明顯的語法錯誤
組織
[edit | edit source]在撰寫商業信函之前，如何組織你的資訊？
根據《技術寫作》的說明，作者應該首先
- 分類
- 描述目標
- 解釋流程
- 展示競爭對手
- 因果關係
- 問題和解決方案
- 多種解決方案的組合
這有助於加強溝通，並讓你的讀者能夠識別出你關注的主要內容，無論是一份備忘錄、提案、商業信函還是其他文件。此外，在組織資訊時，請記住，你的所有資訊都有其歸屬，而且資訊只應該有一個歸屬，且僅此一個（《技術寫作》）。可以使用標題和副標題來建立不同的資訊部分。如果你事先有組織，這也會使編寫文件更容易。在你的寫作中反覆重複會分散讀者注意力，並讓讀者失去興趣。因此，對所有資訊進行分類非常重要。這可以確保你的備忘錄、提案、商業信函、可行性研究或其他商業文件中的關鍵要點能得到積極的結果。
可行性研究
[edit | edit source]可行性研究的重要性是什麼？
- 《技術寫作》教科書將可行性研究定義為對採取某項行動的實用性和可取性的評估。
- 可行性研究旨在幫助未來的投資者決定投資哪項行動或產品。
結構良好的可行性研究是你向他人展示時重要的框架。它提供了一種有效的展示資訊的方式。《技術寫作》的作者 Paul V. Anderson 在書中提供了可行性研究的框架，可以幫助我們高效地建立可行性研究。
可行性報告的結構是什麼？
- 引言
- 標準
- 方法
- 替代方案概述
- 評估
- 結論
- 建議
準備可行性報告的重要技巧是什麼？
- 不要偷工減料，這將吸引投資者。
- 閱讀可行性報告的示例，以便更好地瞭解預期內容。
- 詢問潛在投資者或撥款機構需要哪些資訊才能做出決策，並在你的可行性研究中包含這些資訊。
- 對你的預測要現實，因為投資者可能會對誇大的財務預測持謹慎態度。
- 做好功課。不要編造數字，因為你的投資者可能會自行進行調查，如果數字不一致，他們會質疑你的業務管理能力。
- 做好準備，為你的投資者提供你正在準備的內容的示例，視覺輔助工具將幫助他們清楚地看到你的願景。
文字處理軟體
[edit | edit source]經驗法則
- 使用 1 英寸邊距格式化文件，以獲得專業的外觀和感覺。如果要裝訂文件的左側，請將 **左側** 邊距更改為 1.25 英寸。
- 不要在段落、圖形等之間留下多餘的空間。
- 使用頁首和頁尾工具來組織文件的資訊。如果文件被分開，可以輕鬆地重新組織。
- 對於所有報告，使用目錄將資訊輕鬆地組織成各個部分，幫助讀者找到必要的資訊。
- 主體文字的字型大小不要大於 12 點，避免小於 10 點。
- 單倍行距以獲得專業外觀（只有在教授或企業的要求下才雙倍行距）。