專業和技術寫作/請求信
一封正式信函，請求專業商務關係中另一方提供服務和/或商品。
在撰寫請求信時要牢記的事項
- 瞭解你正在寫信的受眾。
- 保持簡潔，但不要過於簡潔，以至於你的收件人需要嘗試推斷你所要求的內容，超出明示的內容。
- 瞭解你寫信的目的。
始終透過你的收件人首選的傳輸方式傳送。
在你開始寫信之前，選擇傳送電子郵件、信函或備忘錄很重要。根據你的公司，某些媒介可能比其他媒介更合適。例如，電子郵件可能用於日常更新和溝通，備忘錄可能指示政策變更，而信函可能通常由主管使用。
此外，牢記每種媒介的效率也很重要。
電子郵件是最快的溝通方式。電子郵件不需要紙張、郵票或信封，在商務環境中可能相對成本效益高；但是，電子郵件往往不太私人，如果寫得不好，可能會傳達錯誤的資訊。
信函和備忘錄是更私人的溝通方式。郵寄來的東西往往顯得更重要和真實；但是，信函和備忘錄的交換時間比電子郵件長得多。信函和備忘錄還需要紙張、郵票和信封，這些都需要時間整理，並且可能對公司來說很昂貴。
瞭解你的受眾在寫信中起著重要的作用。
一定要牢記
- 你的受眾是誰？
- 他們已經知道什麼？
- 他們閱讀你的信函或備忘錄的目的是什麼？
- 他們對你的資訊接受程度如何？
其他可能需要牢記的事情是
- 你與你的受眾關係良好嗎？
- 他們通常接受或拒絕你的解釋和建議嗎？
- 你的受眾對你的主題和目的持積極態度還是消極態度？
考慮所有這些因素將有助於你確定如何寫信。（我們是否想擴充套件本節？更多細節？）
在決定在你的信函中採用哪種寫作風格時，這往往很重要。
直接溝通風格通常是首選。直接風格一開始直奔主題，接著是解釋或澄清，最後禮貌地結束。直接溝通通常用於緊急情況。
間接溝通在預期到負面反應或資訊不緊急時很有用。間接風格通常以優雅的方式開頭，提供背景資訊或合理的論據，並以禮貌的方式結束。這種溝通風格通常是國際受眾所偏好的。（326）
約翰·多伊
1234 Fawn St. <---------- 你的地址
Bucktown, OH 23456
XYZ 公司
1 Big Business Dr. <---------- 收件人地址
紐約，NY 12121
2000 年 3 月 15 日 <---------- 始終寫下你寫信和傳送信函的日期。
尊敬的大老闆
- 稱呼始終旨在儘可能接近最終讀者。
我寫信詢問從貴公司獲取低過敏性牆紙事宜，我想知道是否可以在非常及時的時間內獲得這種牆紙。我知道你們有很多不同的牆紙型號，我很樂意收到這些型號的資訊，以便我可以對你們的產品做出明智的決定。
- 信函的開頭應該直奔主題，你所請求的人想了解你寫信的原因，否則他們會很快停止閱讀。
我最近對家中的許多環境因素產生了過敏，因此我迫切需要你們這樣的產品。
- 有時，一些補充資訊對於證明你為什麼要在你的請求時間範圍內獲得你所要求的材料以及為你的請求增加合法性是必要的。
如果您有任何其他問題，請撥打 (321) 987 - 6543 或透過電子郵件 john.doe@deer.net 與我聯絡。
- 在你的請求信的末尾始終留有聯絡方式。雖然你之前提供了你的地址，但不要假設他們想檢視頂部找到它。為了方便起見，在此處再次重印。
此致
約翰·多伊
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