專業和技術寫作/演講
口頭演講的製作採用了一些與書面交流相同的技巧；然而，由於口頭演講是另一種形式的交流，因此也有一些不同的技巧。為了準確地完成你想要呈現的內容，重要的是透過關注四個不同的方面來分析情況。
•思考你的聽眾和你的溝通目標 - 瞭解你的聽眾是誰，以及你希望你的演講如何影響他們。例如，問問自己，你真正想告訴你的聽眾什麼，以及他們真正想從你那裡聽到什麼。
•思考你的聽眾的期望 - 瞭解你的聽眾對演講的期望。例如，問問自己，“我的聽眾為什麼要聽我演講？”
•瞭解你的演講時間限制 - 聽眾喜歡知道演講需要多長時間。無論何時演講，都要帶上你的手錶或鬧鐘。
•評估你演講的環境 -
- 你的聽眾規模： 對於較小的聽眾，你可以使用較小的圖形，以不太正式的方式進行演講，並且可以預期會有問題打斷你。
- 你的聽眾的座位安排： 考慮座位情況，以及你的聽眾是否能夠移動座椅以更好地觀看視覺效果。
- 可用的裝置型別： 裝置的可用性決定了你能夠使用哪種型別的圖形。如果沒有投影儀，你就無法使用 PowerPoint 或幻燈片。
使用圖形的演講者被認為
- 準備更充分
- 更專業
- 更容易理解
- 更有說服力
- 更可信
- 更有趣
為了充分利用演講的口頭和視覺維度相結合的傳播力量，你必須將它們完全整合在一起。首先選擇你將使用的口頭表達型別和視覺媒介。然後計劃如何將你的語言和影像交織在一起。
通常在工作中，人們一般使用三種形式的口頭表達：指令碼演講、提綱演講或即興演講。有時，情況或聽眾的概況會決定你將進行哪種型別的演講。而在其他時候，你將可以自由選擇。
指令碼： 指令碼演講是逐字稿的演講。演講者計劃說的話都寫出來了。它可以被朗讀或背誦。如果演講者很緊張或需要向聽眾傳達很多具體或複雜的重要資訊，這種方式可以為演講者提供安全感。它也有助於控制時間。擁有一個指令碼演講可以確保演講者會談到每個關鍵點，但要小心，因為這會使演講僵硬，難以自然地進行。
提綱： 提綱演講就是提綱演講，演講者會根據提綱來突出主要要點。提綱可以幫助演講者記住要觸及某些主題，並且可以提供更大的靈活性來“調整”演講，以適應聽眾的反應。對於這種型別的演講，演講者應該對主題內容很瞭解。有些人可能會在措辭提綱演講時遇到困難，或者變得結結巴巴。如果沒有寫下關鍵資訊，演講者可能會忘記充分闡述對演講成功至關重要的關鍵點。這種型別的演講非常適合在你熟悉的主題上進行演講。
即興： 即興演講是在很少或沒有準備的情況下進行的演講。演講者應該非常瞭解主題內容。資訊傳遞給聽眾時缺乏組織是很常見的。即興演講通常用於簡短的非正式會議，聽眾可以打斷並提出問題，以幫助引導演講，並從演講者那裡獲取他們需要的資訊。雖然，取決於聽眾的互動程度，如果沒有恰當的問題幫助，演講者可能會完全錯過演講的主題。
在計劃你的演講時，請記住，為了使其有效，它需要儘可能地針對特定的聽眾進行調整。如果你的聽眾無法理解你想要表達的意思，你將發現更難傳遞你的資訊。這意味著你應該弄清楚你的聽眾是誰，這樣你才能相應地格式化你的演講。確定你的聽眾最簡單的方法是關注他們的特點。
注意你的聽眾的
• 年齡
• 知識水平
• 性別
• 職業
• 種族和文化
• 價值觀和道德觀
• 目標
但請記住，你的聽眾是個人不是刻板印象。
如果你對你的聽眾不太瞭解，那就做研究吧！研究你的聽眾只會對你有所幫助，你瞭解的越多，你準備的越充分。如果你要向另一種文化或非英語流利的聽眾進行演講，那麼做研究就更加重要了。不同的文化有不同的演講方式。例如，在中國文化中，所有的觀點都是間接表達的，演講不會給聽眾提供一個關於演講內容的概述。你會發現，相反，演講的開頭部分會對一個具體的現實進行觀察，然後講述一個故事。
→需要研究的重要方面包括
開場格式、組織風格、直接性、語氣、眼神接觸、手勢和視覺效果
任何演講都可以遵循的基本指南
• 避免使用俚語（必須始終牢記代溝）
• 使用圖形突出顯示關鍵點（圖片可以幫助消除混亂或語言障礙）
• 使用完整的句子，而不是短語（短語會讓你聽起來不聰明或懶惰）
• 避免使用手勢（在一種文化中友好的手勢，在另一種文化中可能被認為是粗魯或冒犯的）
• 避免使用行話（行業特有的語言或術語）
• 決不歧視（包括年齡、性別、種族、民族等）
• 保持良好的眼神接觸（與整個聽眾保持眼神接觸，而不僅僅是少數人）
• 大聲說話（你希望在聽眾面前表現出自信和知識淵博）
你將如何開始你的開場白？
[edit | edit source]你會以引言、統計資料、個人故事、笑話或概述開始你的演講嗎？
開場：在過渡到介紹之前，有很多方法可以開始演講，從引言、統計資料、個人故事開始，甚至以幽默開頭都是不錯的選擇；但前提是它們必須使用得當。所以要小心，因為幽默只有在講對了的時候才有趣，如果使用不當，幽默可能會弊大於利。如果你以幽默開頭，一定要避免所有涉及性、宗教和種族的話題。至於用統計資料、引言開頭或分享個人故事，選擇哪一個並不重要，重要的是要意識到它們必須與演講的中心思想直接相關。
概述：無論你選擇哪種開頭，都應該在開頭之後進行概述，或者可以直接用概述作為開頭。正式演講通常以概述作為開頭。如果你不確定你的聽眾會如何反應你的笑話或驚人的統計資料，那麼用概述作為開頭將是最好的選擇。你的介紹概述應該包括以下內容：簡要介紹你的主題，解釋主題與你的聽眾的相關性，預測你的演講結構，以及可能需要的一些背景資訊。
演講主體應該包含什麼，不應該包含什麼
[edit | edit source]你的演講主體應該透過使用要點、分點和支援你的分點來幫助你清晰地闡述和發展你的主要目標。嘗試將你的要點和分點都限制在三到四個點，這同樣適用於你的支援點。根據你聽眾的需要和興趣的相關性選擇你的要點。為你的要點制定一個邏輯結構，儘可能縮短單詞和短語，並注意你的措辭聽起來如何，不僅僅是看起來如何。在寫作時要牢記你的聽眾，如果有必要，透過引用證據和提供例子來進行有力的論證。不要執著於使用某些特定的單詞而忽略了演講的主要目標。此外，要重複使用；這會為你的演講增添節奏，並有助於你的聽眾記住這些單詞。
喬治·奧威爾總結了如何寫好
• 絕不要用長詞代替短詞
• 如果可以省略某個詞，就一定要省略
• 絕不要使用被動語態，只要可以使用主動語態
• 絕不要使用外語短語、科學術語或行話，只要你能想到日常英語的等價詞
• 寧可違反這些規則，也不要說任何野蠻的話（意思是：未開化的、原始的或缺乏教養的）
別忘了你的結論！
[edit | edit source]最後呈現的內容往往是聽眾最容易記住的。用簡短的總結重新陳述你的要點。你可以使用其中一種技術來開啟演講，比如統計資料、事實或個人故事，來創造持久的印象，但請記住，這樣做只有在它能夠直接相關的情況下才有效。如果可能的話，總結你的聽眾可以採取的下一步行動，最後一定要感謝你的聽眾。
演講提綱示例
[edit | edit source]什麼時候應該提問？
[edit | edit source]傳統上，演講者在演講結束後，感謝聽眾後會要求提問。但並非總是如此。演講者可以透過在要點之間停頓並詢問聽眾，來引導聽眾在演講過程中提問。或者，演講者可以禮貌地要求聽眾將所有問題留到最後。如果演講者沒有要求聽眾將所有問題留到最後，那麼他/她應該為被打斷做好準備，並相應地進行排練。
回答問題的技巧
• 要讓每個人都聽到問題，如果你是在一個大房間裡，就重複一遍問題，然後跟進你的回應，以便每個聽眾都知道。
• 如果你不知道問題的答案，那就簡單地說出來，不要撒謊，並解釋任何你所知道的相關資訊。
• 如果聽眾問了一個與你的主題不符的問題，要保持良好的關係。禮貌而尊重地承認不同的想法。
• 如果聽眾打斷你的演講並提出問題，回答問題，然後回到你離開的地方。
你會使用哪些視覺輔助工具？
[edit | edit source]為了幫助你的聽眾集中注意力並記住你的主要觀點，你應該以口頭和視覺的形式呈現它們。視覺輔助工具可以幫助你的聽眾更好地理解你在說什麼，並強化你正在表達的觀點。在你決定使用哪種型別的視覺輔助工具之前，你需要弄清楚你的演講地點，哪些技術可用，以及你的聽眾。弄清楚房間的佈局和座位安排，如果你可以調整座位安排（如果有必要），以及你的聽眾人數。這些因素都會影響你選擇使用哪些視覺輔助工具。
四種最常見的視覺輔助工具
• PowerPoint – 一種可以包含聲音、影片片段、照片、圖表、表格和圖形的視覺輔助工具。
優點: 有利於大型聽眾，可以及時修改幻燈片，併為觀看者創造一個豐富多彩、吸引人的設計。
缺點: 它必須在昏暗的房間裡展示，這使得聽眾難以做筆記。根據座位、螢幕大小和房間佈局，並非每個人都能看到。需要投影儀和電腦/筆記型電腦，這可能很昂貴，租用也很困難。此外，許多人制作了“糟糕的 PowerPoint 簡報”。在演示之前，一定要研究一下什麼是正確的 PowerPoint 禮儀。
• 投影幻燈片 – 幻燈片可以寫上，並可以透過投影儀觀察。
優點: 允許你與聽眾保持眼神交流，能夠在對著人群說話的同時寫字，而且很容易製作。此外，做筆記也很容易。
缺點: 投影幻燈片沒有運動或聲音，看起來很平淡，而且必須在昏暗的房間裡展示。在一個大而深的房間裡，從房間後面可能會有可見性問題。投影儀已經過時，而且含有燈泡，燈泡可能會燒壞。
• 黑板/白板 – 可以用粉筆或白板筆在上面寫字的板子。
優點: 不需要準備，非常靈活，可以用來記錄聽眾的反應，非常適合討論。快速、簡單、易於使用。沒有學習曲線。
缺點: 在黑板/白板上寫字可能會延遲演示，並可能使你對著黑板而不是聽眾說話。不適合大型群體展示，而且糟糕的拼寫和字跡可能會成為問題。沒有聲音/運動可用。
• 講義 – 包含聽眾可以使用的主要觀點和資訊的材料。
優點: 有利於大型和小型聽眾，並幫助聽眾做筆記。聽眾以後可以參考這些資訊。可以透過重申這些要點來增強簡報的關鍵要點。
缺點：需要準備和使用影印機。聽眾可能會提前閱讀或不再看講義。可能會分散演講注意力。
使用圖形！與單獨使用文字相比，人們在使用圖形時能更快地識別專案。然而，在建立視覺輔助工具時，請確保你的文字和圖形易於閱讀。
標籤
• 使用更大的字型來顯示標題和副標題
• 加粗、斜體或將重要資訊大寫
• 使用專案符號或建立列表來組織材料。確保它看起來“美觀”（易於閱讀）
圖表和圖形
• 確保呈現的資訊清晰，並支援你的演講。如有必要，對圖表/圖形進行顏色協調
• 使用文字來支援/解釋你的圖表和圖形（簡明扼要，但要涵蓋要點）
• 避免使用可能誤導讀者的圖表和圖形
措辭和字型
• 使用大尺寸易於閱讀的字型
• 簡明扼要，儘量減少文字。同時使用簡單的語言，避免混淆
• 將字型數量限制為一到兩種
• 在設定字型大小和型別時，考慮聽眾的年齡
• 對於幻燈片，每張幻燈片的行數限制為不超過六行，每行不超過六個詞
→幻燈片擁擠很常見，可以透過限制文字數量來輕鬆避免
顏色
• 使用顏色來提高畫質晰度和強調，而不是為了裝飾
• 使用配色方案
• 在整個簡報中保持一致的配色方案
• 使用對比色來突出顯示要點
我們都遇到過資訊過載且缺乏創意的乏味PowerPoint簡報。以下是確保使用PowerPoint禮儀制作合適的PowerPoint簡報的一些注意事項。
• 不要在你的PowerPoint簡報中寫下整個簡報。相反，建立不超過三到五個詞的專案符號和標題，以概述要點。
• 每張幻燈片不超過五到七行。
• 製作兩張幻燈片比在一張幻燈片上塞入太多資訊要好。
• 保持你的“主題”一致。（不要對每張幻燈片使用不同的主題）
• 不要過度使用過渡效果。它們旨在增強你的簡報，而不是接管它。
• 注意你的配色方案。同樣，這旨在增強你的簡報。確保聽眾能夠閱讀文字。
• 製作一個你將要談論內容的大綱，以便聽眾能夠知道簡報中會有什麼內容。
• 使用至少18磅的字型，對於每個子專案符號部分使用更小的字型大小。
• 不要使用複雜且難以閱讀的字型。
• 使用與背景形成對比的字型顏色。
在準備發表演講時，重要的是要像你計劃的那樣進行排練。因此，這包括在你練習時使用你的視覺輔助工具。這是必要的，因為它訓練你如何在幻燈片之間平滑過渡。也要考慮時間——即使演講很有趣，長時間坐在那裡聽演講也很難。通常，人們一次只能集中注意力大約20分鐘。這意味著，如果你的演講很長，你可能需要把它分成兩部分。這樣做可以給聽眾短暫休息時間，讓他們重新集中注意力，並記住重要資訊。
排練
• 特別注意你關鍵點的表達；這通常是你最容易卡殼的地方。
• 以一種對話式的風格講話。不要對著你的聽眾講話；假裝你是在和你的聽眾交談。
• 準備好應對打斷和問題。在這方面，確保在你的演講結束時留出時間供正式提問。
• 在你想要強調的重要資訊之後，以及在你從一個要點過渡到另一個要點時，練習在演講中停頓。這樣做可以使聽眾更好地消化資訊，並反思他們剛剛聽到的內容。
• 與你的圖形一起排練，並將它們與你的演講協調起來。
• 只有在你談論它們時才顯示你的圖形。圖形應該支援你的簡報，而不是分散你的簡報的注意力。
• 計時排練，並使用你在演講時將使用的語速。
• 在其他人面前排練。反饋可以改進你的演講，而有聽眾進行練習可以找出簡報中的弱點。
• 如果可能的話，在你要發表演講的地方排練。這將使你在發表演講時感到更自在。
• 確保你聽到自己的演講，無論是通過錄音，還是在排練過程中認真傾聽自己。這將使你能夠確保你的詞語以一種可以理解的方式流暢地表達出來。
你的外貌和表達方式與你的演講一樣重要。你希望你的聽眾尊重你，並認真對待你，所以要透過你的穿著和你的演講方式向你的聽眾展示這一點。對於你的穿著，考慮一下你的特定聽眾對你的期望，在大多數情況下，這意味著商務休閒，但有時西裝/連衣裙可能是必要的。
衣著得體
• 男士——紐扣襯衫和領帶，西裝外套（可選），西褲，皮鞋。保持鬍鬚乾淨整潔，頭髮整齊。
• 女士——紐扣襯衫、女式襯衫或一件漂亮的毛衣，西褲或裙子（長度合適——過膝），以及皮鞋或平底鞋。不要化太多妝，頭髮整齊。避免佩戴大型垂墜飾品，因為這可能會分散聽眾的注意力。
傳遞你的資訊
表現得鎮定自信；不要讓你的緊張情緒控制你。接受你的緊張情緒，並與它一起工作，每個人都理解緊張的感覺，並且會支援你。在排練時，找出你的弱點，練習解決它們，以及練習在你的演講中擊中關鍵點。盡力避免坐立不安、踱步、看地板、以及過度使用“嗯”、“呃”或“還有”。儘量輕鬆呼吸，控制你的語速。在發表演講之前，最重要的是要記住傳遞你的資訊。如果你忘記了某些要點，沒關係，只要傳遞你的資訊，讓聽眾知道你的演講的主要目標。此外，要明白你的緊張情緒對別人來說不像對你那麼明顯。
肢體語言
在大型或小型聽眾面前進行演示時，肢體語言至關重要。聽眾可能會被揮舞的雷射筆或不安地玩弄著無用的筆或回形針的手指分散注意力。作為一名演講者，保持放鬆和冷靜，同時做出生動活潑的面部表情。永遠記住要微笑，與聽眾保持眼神交流，享受作為一名演講者的經歷。
可能有助於讓你平靜下來的提示
• 練習和排練——你練習得越多，你就越不緊張
• 早點到達
• 在演講之前與一些聽眾交談
• 說話之前花幾分鐘時間放鬆一下
• 開始說話之前停頓一下
讓你的聽眾參與進來
發表演講的好處是，你可以透過注意你的聽眾來判斷他們是否理解你的演講。如果你的聽眾看起來很困惑，你可以在繼續下一個要點之前詢問他們是否理解，並在需要時重新解釋你的要點。與你的聽眾成員進行眼神交流，並確保不要一直盯著你的筆記。如果你有一個大型聽眾，確保交替地與你左右兩側的聽眾成員以及你面前的聽眾成員交談。當你開始你的演講時，不要看你的筆記，看著你的聽眾！你知道你的主題，也知道你是誰，所以像你遇到新人的時候那樣介紹你自己和你的主題。
看著你的聽眾的提示
• 在你開始之前，看著你的聽眾
• 建立一個看著聽眾的計劃，並遵循該計劃
• 選擇你聽眾面部的一個特定特徵
• 在排練時練習看著聽眾
• 避免在你的聽眾臉上匆匆掃視
團隊演示在工作場所變得越來越普遍。通常，每個人都會專注於專案中的某個部分，然後每個人都會展示自己最瞭解的專案部分。
團隊演示技巧
• 事先制定計劃並設定團隊會議日期
• 認真計劃
• 允許個人差異
• 在演講者之間進行有效的過渡
• 相互尊重
• 一起排練
• 熟悉演示的所有部分
• 如果不清楚，讓演講者討論各個部分如何組合在一起
準備演講
• 您將演示哪個演講？(指令碼、大綱或即興)
• 您的聽眾是誰？(考慮: 年齡、性別、知識基礎等)
• 您的引言是什麼？(您將從統計資料或故事開始嗎？或者從概述開始？您的目標是什麼？)
• 演講的正文中有什麼？(詳細闡述您的要點)
• 您的結論是什麼？(您將在最後新增統計資料嗎？務必總結您的要點並感謝您的聽眾！)
• 您將在什麼時候提問？(在演講過程中還是最後？)
• 您將使用哪些視覺輔助工具？(PowerPoint、黑板/白板、講義或投影幻燈片？)
• 您的圖形易於閱讀和理解嗎？
• 不要忘記排練！(是的，使用您的圖形！)
有用提示
• 演講時不要嚼口香糖
• 不要把手放進口袋裡 - 為了阻止自己，手裡拿一支鉛筆或鋼筆(但要確保不要擺弄它)
• 如果你緊張，在開始之前深呼吸
• 如果你對人群規模感到緊張，試著專注於一個人，直到你感到舒適
• 如果你忘記了位置，平靜地低頭看看你的筆記，而不是說“嗯”或“啊”；短暫停頓一下找到位置比含糊其辭要好
• 如果你在演講時感覺身體不適，隨身攜帶一瓶水，因為你可以隨時停下來喝一口
• 在排練時，試著對著鏡子練習，這樣你就能看到自己是否有任何不良習慣，以便在發表演講之前嘗試糾正
發表你的演講
• 穿著得體！
• 早點到！
• 看你的聽眾，而不是你的筆記或演示螢幕
• 不要忘記讓你的聽眾參與進來！(和他們交談，而不是對他們講話！)
• 微笑並充滿活力地展示
• 傳達您的資訊
• 感謝您的聽眾！