專業和技術寫作/提案
商業提案是一份旨在說服讀者的陳述。
在提案中，你提出一個提議，試圖說服讀者接受它。作為交換，你將以金錢、時間或其他形式的考慮，為讀者提供他們想要的東西，創造他們渴望的東西，或者做他們希望做的事情。
商業提案有兩個目標：說服和保護。
- 說服來自提案的措辭。根據定義，提案是一個需要讀者接受才能成功的提議。如果提案沒有說服力，你將無法得到你想要的東西。* 請參閱第 2 章，第 6 節關於說服讀者以瞭解更多資訊
- 提案在比喻意義上，也經常在法律上作為一份**合同**，因此它們需要保護你。如果措辭模糊不清，或誇大承諾，如果客戶認為你沒有履行所述期望，他們可能會採取法律行動。你還要確保在撰寫提案時遵守任何州法律。
撰寫提案的專業知識需要兩件事：你必須能夠以最吸引人的方式呈現你的提議，同時仔細定義你的提議的限制，這樣就不會有人認為你承諾了你無法提供的更多東西。
在不承諾超出能力範圍的情況下，使提案具有吸引力可能很困難，因為你需要對你的說服力設定限制。
有很多不同的提案情況。
- 你可能需要為在你自己的組織中工作的讀者寫作。
- 你的提案可能是你自己的想法，也可能是你讀者的想法。
- 你的提案可以獨立存在，也可以與其他提案競爭。
- 在提交給讀者之前，你的公司/團隊可能需要稽核並批准你的提案，或者你可能需要直接將其傳送給讀者。
- 你的提案可能會受到內容和結構方面的嚴格監管，或者你可以自由地決定它應該聽起來像什麼。
- 最後，提案可以以多種方式進行評估。
當你撰寫提案時，你代表你自己，你的想法，以及你的公司。你要求讀者投資某些東西（時間、金錢、其他資源），因為你無法自己提供。讀者會謹慎審查提案，因為他們可能資源有限，如果你的想法看起來沒有經過深思熟慮或無效，他們就不會考慮它。如果你的商業提案正在與其他提案競爭，讀者將需要考慮每一個提案，以選擇最好的一個。
要點：如果你的商業提案沒有說服力，沒有尊重讀者，或者寫得不好，它就不會被考慮。
商業提案需要有條理。有很多不同的方法來撰寫商業提案。要求讀者決定是否投資於你是一個非常重要的方面，應該包含在每一個商業提案中。對於讀者來說，投資於你意味著將他們有限的資源交到你手中。因此，商業提案應該精確，並解決讀者可能遇到的各種問題，例如金錢、時間、空間等等。
大多數情況下，讀者在考慮提案時想知道三件事：**問題、解決方案和成本。**
為了讓讀者瞭解提案的撰寫目的以及他們為何應該對此感興趣，應該明確說明提案的問題、需求或目標。一篇寫得好的問題/需求/目標將使你的提案更加清晰。
如果你提出了一個問題，請務必描述你計劃採取哪些行動來解決這個問題。讀者希望確保你的解決方案能夠有效地工作，並且值得投資。
成本也很重要。讀者將考慮問題和解決方案，並根據他們的財務狀況決定答案。一個好的商業提案可能會因為成本過高而失敗。
能力也可以被考慮，如果你同意執行一些工作。如果你得到報酬，讀者希望確保你會努力工作。
商業提案需要有一個框架。通常，需要解決十個主題。然而，所有提案都需要包含以下內容
引言、問題、解決方案和成本
以下是理想的思維順序，你應該引導讀者進行思考
• 在引言中，讀者應該瞭解你想做什麼。
• 你應該向讀者提出一個問題、需求或目標。這應該說服讀者這個問題對他們很重要。
• 解決問題、滿足需求或實現目標的行動計劃應該提供目標和解決方案，以說服讀者行動計劃是有效的。
• 提供方法、制定時間表、展示資源以及描述資格應該說服讀者你有能力計劃、管理和完成擬議的解決方案。
• 解釋利益如何超過成本將說服讀者擬議的行動是合理的。
透過包含至少這四個部分，你正在引導讀者透過一個有說服力的論證，說明你的提案為什麼值得考慮。如果你將提案分成幾個部分，讀者更容易集中精力閱讀更重要的部分，並瀏覽其他部分，而不是必須閱讀全部內容並尋找關鍵點。
上層結構為作者組織提案提供了框架。作者可以使用它作為指南，但請注意，作者不一定要在提案中包含下面列出的所有元素。部分可以合併，甚至可以簡要說明在其他部分中。
在引言中，你想要專注於你正在宣佈的內容。雖然你可能想在開頭揭示完整的描述，但最好使引言簡短，並讓完整的描述在整封信中逐步揭示。這樣，讀者可以對你要談論的內容有一個瞭解，而無需你多次解釋（在開頭和後面）。
在引言之後，您應該向讀者展示一個對他們有意義的問題、需求或目標。重要的是從讀者的角度總結問題，否則他們可能會認為問題與他們無關，從而失去興趣。陳述問題可能需要一些研究。有時，讀者可能會為您提供問題（例如，當一家公司寫信給您的公司解釋問題以及您應該如何解決問題時）。其他時候，讀者可能會繼續給您提供問題，但內容含糊。其他時候，您可能需要根據自己的挫敗感或無助感來自己定義問題。在您將某事視為問題之前，請嘗試與潛在讀者討論這個問題，看看它是否值得撰寫商業提案。如果反饋是積極的，您就知道您有更多方法繼續撰寫提案。
在您描述問題並陳述解決方案之前，請告訴讀者解決方案的目標是什麼。目標有助於將問題和解決方案聯絡在一起。目標應簡短或列出，並應說明解決方案的行動如何解決問題。
您想如何實現您列出的目標？您的解決方案應回答這個問題。為此，您必須**解決**每個目標，並說服讀者您的解決方案是**實現目標的最佳方式**。只有當這些陳述對讀者來說不明顯時，才需要它們。當您的讀者是同事並且瞭解工作場所周圍的問題時，情況可能就是這樣。
解決方案的描述可能很棘手，因為您可能會發現自己承諾得太多，而無法兌現。解決這個問題的最佳方法是**非常具體**（即，程式的限制是什麼，功能是什麼，等等）。確保您不確定自己能夠執行的任何事項都明確標明為可能性，而不是承諾。
在您提出解決問題的方案後，讀者會想知道您將採取哪些步驟來確保解決方案得到執行。您將如何產生結果？這些是大多數讀者會尋找的方面。
- 設施
- 裝置
- 您的時間安排
- 您的資格
- 管理擬議專案的計劃
有時，解釋方法是多餘的。如果每個人都熟悉您的方法，您不必給出詳細的解釋。但是，在您假設讀者會了解您專案的全部內容之前，請確保他們知道您在說什麼。
如果您的計劃需要裝置、設施或其他資源，則應包含本節。告訴讀者您需要什麼以及為什麼需要它。如果不需要特殊資源，您不需要在提案中包含本節。
時間安排有助於為讀者提供三件事。首先，它們為讀者提供了截止日期，以便他們知道何時可以預期獲得最終結果。其次，讀者可以批評時間安排，以確保它們是可行的。第三，時間安排是跟蹤專案進展的好方法。
除了專案截止日期外，時間安排還應包括草稿、資源和其他資訊（這些資訊有助於您實現專案目標）的截止日期。
資格部分是解釋您和您團隊成員的才能和經驗的好地方。根據讀者的不同，本節的大小可能會有所不同。與所有商業檔案一樣，在撰寫資格時，您需要誠實。如果您認為您需要學習新的程式，請記住，花在獲取經驗上的時間和金錢會影響專案的完成。
專案的成功取決於其管理團隊，如果您能在提案中描述您的專案管理結構，讀者會印象深刻。透過識別團隊中的每個人並解釋他們的任務和職責，您可以有效地協調工作。事先讓每個人都知道他們將要做什麼非常有幫助，這樣在專案的後期階段就不會出現太多關於領導力和時間管理的問題。
由於您的讀者將資金和時間投入您的專案，因此瞭解專案的成本將有所幫助。預算報表有助於組織您的開支，但您還應考慮您和您的團隊成員在專案上花費的時間。您還可以包括您的專案將為讀者節省多少資金，以使其看起來更有吸引力。
信不信由你，設計在撰寫商業提案時確實很重要。您希望使提案對讀者有吸引力。如果讀者正在檢視兩個提案，其中一個的封面上有圖形和顏色，而另一個只有文字，您認為他們會先閱讀哪個？
既然您已經知道需要哪些資訊，就可以準備一份清單，以確保所有內容都被覆蓋，並且您不會錯過任何可能必不可少的內容。
引言
- 它是否清楚地說明了目的？
- 它是否提供了足夠的背景資訊？
- 它是否預示了提案的其餘部分，以幫助引導讀者？
問題
- 它是否解釋了擬議行動的需求或目標？
- 它是否說服讀者該問題對他們很重要？
目標
- 您的目標是否直接與問題相關？
- 您是否可以在不涉及解決方案的情況下提出它們？
解決方案
- 在描述時它是否易於理解？
- 它在說它將實現目標方面是否有說服力？
- 它是否有效地表明它是實現目標最理想的方式？
- 它是否透過只承諾您能夠兌現的事項來為您和您的團隊成員/僱主提供保護？
方法
- 方法中的步驟是否描述得清楚？
- 它是否足夠有說服力，讓您的讀者相信它會奏效？
資源
- 您是否可以說服讀者，您擁有它們或可以獲得它們？
- 您是否可以清楚地識別您可以提供的全部資源，從而保護您和您的僱主？
時間安排
- 它是否說明了專案何時完成？
- 您的工作是否已合理安排？
- 時間安排是否清楚地說明了您必須做些什麼才能完成截止日期，從而保護您和您的僱主？
- 您是否包含了時間安排圖表（如果它使您的提案更有說服力）？
資格
- 您是否可以說服讀者，您能夠成功完成專案？
管理
- 您是否可以說服讀者，您的團隊組織得很好？
- 您是否包含了一個組織結構圖，說明您團隊成員的等級制度及其職責？
成本
- 您是否已經展示了它們？
- 它們是否合理？
- 所有成本是否都已包括在內，保護您和您的僱主？
- 您是否有預算表？
結論
- 所有關鍵要點是否都已總結？
- 您是否以積極的語氣結束？