專案管理協會 (CAPM-PMP)
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專案管理是將知識、技能、工具和技術應用於專案活動，以滿足專案需求 [PMBOK 1.3] 有很多書籍講解專案管理和專案管理知識體系 (PMBOK)，還有一些書籍講解如何透過 CAPM/PMP 考試。本書旨在彌合專案管理知識與如何在考試中使用該知識之間的差距。本書將保持中立，不涉及特定行業。正如您在目錄中看到的，本書包含多個章節。每個專案管理過程都專門對應一個章節。這將使您能夠將每個過程視為一個獨立的實體。
受眾
[edit | edit source]本書面向那些希望成為專案管理認證助理 (CAPM) 或專案管理專業人士 (PMP) 的人，以及那些希望開始從事專案管理的人。如果您已經獲得了認證，恭喜您！本書將幫助您瞭解該主題的最新資訊。瞭解本書內容不需要您是經驗豐富的專案經理。它對任何願意學習專案管理藝術的人都有用。每個章節開頭都有簡要介紹，概述了要涵蓋的內容。如果您是經驗豐富的專案經理，您可能會遇到已經熟悉的一些概念。隨意跳過這些部分並繼續進行。
作者
[edit | edit source]Murali Narayanan (Kb3lja)
Khawar Nehal (Khawar Nehal)
John CH Yang (User:johnCHyang)
- 如果您對本書有貢獻，您可以選擇在這裡新增您的姓名。
E Jackson
S.Sushmitha
Olumide Idowu, PMP, M.sc(User:Nigeria)
考試資訊
[edit | edit source]本考試由專案管理協會 (PMI) 組織，PMI 是一家“非營利” (與“非營利”不同) 組織，致力於透過制定標準和為專案經理提供協會來促進專案管理實踐，透過 Prometric，一個國際公認的測試機構/組織。本書涵蓋了 PMI 於 2004 年釋出的《專案管理知識體系》（PMBOK）第三版。第四版於 2008 年 12 月釋出。第五版於 2012 年釋出，並且在 2016 年底之前，第六版也將釋出。
本書中的引文來自 2004 年釋出的 PMBOK 3.0。因此建議您擁有一本 PMI 釋出的 PMBOK 3.0。
本部分將簡要介紹專案管理基礎知識。第 1 章介紹了專案管理框架，為基本專案管理功能構建了基礎。第 2 章深入介紹了專案生命週期。
閱讀完本部分後，使用者應該能夠
- 識別專案與運營工作之間的區別。
- 瞭解專案的特點。
專案定義：專案是一項為創造獨特產品、服務或成果而進行的臨時性努力 [1.2.1]。
專案的特點
- 臨時
- 有明確的開始和結束
- 建立獨特的產品或服務
- 擁有指示完成的目標
臨時性是指專案本身具有明確的開始和結束，而不是一個持續的過程。請記住，臨時性不適用於產品、服務或成果本身。專案被設計為持續很長時間。
例如，道路建設是一個專案。該專案持續特定的時間段。一旦道路鋪設完成，該專案就宣告完成。專案完成應該是可衡量的。一旦該專案完成，將實施維護道路的持續過程，而這不再是一個專案。道路持續更長時間，而專案在完成之前結束。
專案產生的產品或服務與市場上的任何其他產品或服務不同，並且涉及在該環境中創造新事物。獨特並不意味著不存在此類專案。考慮橋樑建設。它被視為一個專案，因為要麼拆除現有橋樑並建造一座新橋，要麼建造一座新橋。在第一種情況下，由於結果是一座新橋，而不是橋樑的例行維護，因此它成為一個專案。即使橋樑建設技術存在，它也變得獨特，因為它們是在不同的地點進行，擁有不同的所有者，不同的河流。
定義明確的一組期望的結果。目標的要求之一是它可以衡量。這種目標的質量將使專案能夠被標記為完成。
從想法開始，經過計劃和執行，直到完成。有明確的開始和結束
有定義的順序。
逐步發展，並持續增量。專案實體在專案開始時以概括性術語描述，但在專案進展過程中會變得詳細。最初，這可能看起來容易失敗，因為細節沒有詳細說明，但最終
為建造一座橋樑而進行的活動被認為是一個專案，因為 (1) 專案在建設完成時結束 (2) 有關於橋樑何時應該完工的時間限制 (3) 不是例行維護工作 (4) 將提供跨越河流的能力。
組合可以是一組專案集或專案，並且彼此之間沒有依賴關係。組合的一個例子是改進設施服務。它將包括一個改進水質的專案集，另一個改進電力，另一個改進天然氣。專案集和專案被分組以實現戰略性業務目標。組合管理是關於管理一個或多個組合。
專案集是一組專案，但它們都具有相似的目標，並且如果協調起來，將有益。單獨管理它們將無法實現相同的效益。專案集管理有助於解決問題約束、協調方向。
專案有特定的目標和範圍。
一組通常按順序排列的專案階段，其名稱和數量由參與專案的組織或組織的控制需求決定。
也沒有一種定義理想專案生命週期的單一方法。
五個過程組
- 啟動
- 規劃
- 執行
- 監控與控制
- 收尾
十個知識領域
- 專案整合管理
- 專案範圍管理
- 專案進度管理
- 專案成本管理
- 專案質量管理
- 專案人力資源管理
- 專案溝通管理
- 專案風險管理
- 專案採購管理
- 專案干係人管理（新增）
專案管理過程組。
本階段的流程包括：
- 制定專案計劃
- 建立範圍說明書
- 建立WBS
- 建立活動列表
- 構建網路圖
- 制定活動持續時間估計
- 確定關鍵路徑
- 制定專案時間表
- 確定資源需求
- 估計專案成本
- 建立成本基線
- 建立質量管理計劃
- 記錄團隊角色和責任
- 分配專案人員
- 建立溝通管理計劃
- 建立風險管理計劃
- 識別專案風險和觸發因素
- 進行定性和定量分析
- 制定風險應對計劃
- 準備工作說明書
- 準備採購檔案。
您是否曾經去過雜貨店只為了買一袋麵包和牛奶，結果在結賬的時候發現自己被誘惑購買了肉類、餅乾、糖果、餡餅以及店裡所有看起來美味的東西？如果您沒有一個明確的目標來確定您的攻擊計劃，以及如何防止自己偏離最初的路徑，那麼很容易超出您的最初意願。
以下部分討論範圍管理，即如何完成您的工作，並確保您只完成正確的工作。我們還將討論作為專案經理，您可以如何制定計劃來控制專案的範圍，以確保您有一個計劃來確保您的工作符合客戶的要求。
根據PMBOK，專案範圍管理是指“確保專案包括完成專案所需的所有工作，並且只包括完成專案所需的工作的流程”。專案範圍說明書還符合以下標準
- 它確定專案中包含的內容。
- 它作為指南來確定哪些工作不需要完成專案目標。
- 它定義了完成專案目標所需的工作。
- 它作為參考點，說明專案中不包括的內容。
所有這些都表明，專案範圍說明書實際上只是一個說明書，它向所有專案的利益相關者說明完成專案所需的工作。對於專案經理來說，這是一個很好的工具來確定專案中包含哪些工作，以及專案經理可以新增或刪除專案中的工作。
專案章程、初步專案範圍說明書、專案管理計劃
範圍管理計劃
範圍管理計劃是一個文件，在幫助專案經理避免將來出現範圍變更和範圍蔓延問題方面發揮著關鍵作用。範圍管理計劃包括以下一些特徵。
- 它可以非常正式或非正式。
- 該文件描述瞭如何對範圍變更進行分類和識別。
- 該計劃描述瞭如何管理專案範圍。
- 該計劃可以根據專案經理認為必要的程度進行詳細說明。
- 該文件被認為是整個專案管理計劃的一個輔助部分。
WBS（工作分解結構）是一種表示工作包的方法，從高級別到低級別。專案可能是“清潔廚房”，它由二級工作包組成，例如“清洗地板”、“清潔冰箱”和“擦拭檯面”。“清洗地板”可能被分解為“準備材料”、“清除地板上的物體”和“擦洗”。
工作包應該分解到所需的任何級別；要麼常識接管，要麼專案範圍限制了詳細程度。這可以用圖形方式表示，例如
活動排序是識別計劃事件之間依賴關係的過程。
此流程是確定每個計劃活動需要哪些型別的資源所必需的。
此流程試圖找出每個已計劃活動的每個活動需要多少個工作週期。
此流程用於分析活動順序、時間表約束、資源需求和活動持續時間，以制定可行的專案時間表。
良好的成本估算包括透過徹底的研究識別成本構成要素。這使得能夠監控專案的成本，並在專案進行過程中避免成本超支。
成本估算中的不準確是不可避免的。目標是儘可能現實。
典型的成本構成要素包括人工、供應、材料、裝置和間接費用。
S曲線。
S曲線是一種工具，它包含累積成本、人工工時或其他數量隨時間變化的顯示圖。
S 曲線的名稱來源於其類似 S 形的曲線形狀，在開始和結束時較平坦，而在中間部分較陡峭。 S 曲線是一種實用的成本估算工具，因為它反映了大多數專案在現實世界中的實際情況。
S 曲線可作為與專案管理相關的眾多應用的指標，例如目標、基線、成本和時間。
S 曲線有多種型別，包括：
成本與時間 S 曲線：適用於包含人工和非人工任務的專案。
目標 S 曲線：適用於所有任務都按當前計劃完成時專案的理想進度。
價值和百分比 S 曲線：適用於計算專案的實際完成百分比。
實際 S 曲線：適用於描述專案到目前為止的實際進度。
此過程用於確定專案中使用的質量標準和指標，以及如何令人滿意地滿足這些標準。 預算是指資金的分配，假設估算是 100 個單位，但可用於該活動的資金只有 70 個單位。 那麼 70 個單位就變成了我們的預算。 此外，它還是企業綜合的短期運營計劃。
物料清單定義了生產產品所需的完整物料清單。
BOM 可以以樹的形式表示，具有多個級別。 它也可以採用文件格式，並縮排到所需的最低級別，以便準確列出製造指定產品所需的所有零件和原材料。
專案經理和/或採購部門使用 BOM 來訂購專案所需的任何物資。
執行此過程是為了確定專案所需的人力資源。
以及所有團隊成員的角色。
成員之間的報告關係。
團隊成員的職責
以及建立人員配置管理計劃。
採購管理的 6 個流程
- 計劃採購和獲取
- 計劃合同
- 請求賣方響應
- 選擇賣方
- 合同管理
- 合同收尾
雙邊採購合同型別
招標書（RFP）： 這是一個關於價格、工作完成方式、要包含的人員技能和經驗以及其他各種細節的詳細提案請求。 這些服務專案通常價值較高，並且傾向於非標準專案。
報價請求（RFQ）： 請求每項和每小時的報價。 這些專案價值相對較低。
投標邀請（IFB）或招標請求（RFB）： 請求整個工作包的單一價格。 服務專案通常價值較高，並且是標準的。
此流程用於觀察專案的執行情況。目標是及時發現問題和問題，並提出糾正措施，以確保專案目標能夠實現。
通過了解專案與計劃的偏差，可以提出糾正措施。
這包括監控專案引數並將它們與績效基準進行比較。
防止繞過整合變更控制，以確保僅實施已批准的變更。
從而避免範圍蔓延和鍍金。
有效管理專案團隊需要平衡溝通、領導力和組織。以下是一些成功管理專案團隊的關鍵步驟：
- 明確團隊結構：清楚地定義每個成員在專案中的角色，並確保每個人都瞭解自己的具體職責。
- 分配所有權：為避免混淆和職責重疊，分配明確的任務所有權。
- SMART 目標：使用 SMART（具體、可衡量、可實現、相關、有時限）方法來設定專案目標。
- 里程碑和截止日期：將專案分解成可管理的模組，併為每個里程碑設定截止日期。
- 定期會議：每週或每兩週舉行一次會議，討論進展、障礙和更新。
- 協作工具：使用 Slack、Microsoft Teams 或 Trello 等工具來促進即時溝通和跟蹤。
- 反饋迴圈：營造一個反饋豐富的環境，讓團隊成員可以提出問題或建議。
- 專案管理軟體：Asana、Monday 或 Jira 等工具可以幫助您跟蹤截止日期和任務進度。
- 關鍵績效指標 (KPI)：使用 KPI 監控團隊績效，例如任務完成率、工作質量和對截止日期的遵守情況。
- 認可成就：慶祝里程碑並認可個人貢獻以保持士氣高昂。
- 提供資源：確保您的團隊能夠使用必要的工具、培訓和資源來高效地完成任務。
- 儘早解決問題：如果出現衝突，請立即解決並調解出對整個團隊都有益的解決方案。
- 鼓勵公開對話：營造一個讓團隊成員感到舒適表達意見的環境。
- 保持敏捷：準備好根據反饋、新進展或意外挑戰調整策略。
- 事後分析：專案完成後，與團隊回顧成功和失敗之處，為未來的專案學習和改進。
- 識別潛在風險：列出可能導致專案失敗的潛在風險，併為每個風險制定應急計劃。
- 監控風險：在專案進展過程中跟蹤風險，並儘早採取措施進行緩解。
專案管理績效報告對於跟蹤專案進展和使利益相關者瞭解情況至關重要。以下是處理團隊績效報告的方法：
- 成本績效：跟蹤預算遵守情況，包括已花費金額與計劃金額的對比。
- 時間進度績效：衡量任務和里程碑是否按時完成。
- 質量指標：監控交付成果的質量，以及它們是否符合預定義的標準。
- 資源利用率：關注資源（人員和工具）的使用情況。
- 風險管理：跟蹤活動風險和已解決風險，以及風險緩解的有效性。
- 狀態報告：定期（每週、雙週）更新，總結專案進度、問題、風險和下一步計劃。
- 進度報告：將實際進度與專案基線（計劃與實際）進行比較，通常突出顯示專案的整體健康狀況。
- 資源報告：重點關注團隊績效以及資源的使用情況（例如，時間分配、工作量分配）。
- 風險報告：總結活躍的風險及其緩解措施。
- 偏差報告：使用成本績效指數 (CPI) 和進度績效指數 (SPI) 等指標跟蹤與計劃的偏差，例如預算或進度偏差。
- 即時跟蹤：使用 Asana、Jira 或 Trello 等專案管理軟體來捕獲任務、截止日期和交付成果的即時資料。
- 調查/反饋：收集團隊關於障礙、工作量和進度的反饋。
- KPI 儀表盤：實施關鍵績效指標 (KPI) 的即時監控儀表盤。
- 專案管理軟體：Monday、Wrike 或 Smartsheet 等工具可以根據任務完成情況、時間跟蹤和資源使用情況自動生成報告。
- 甘特圖：可以直觀地跟蹤專案的時間表，確保任務按計劃進行。
- 掙值管理 (EVM)：EVM 透過分析計劃價值 (PV)、掙值 (EV) 和實際成本 (AC) 可以深入瞭解專案績效。
- 高管級報告：保持高層級。重點關注專案的整體健康狀況、風險、預算狀況和進度遵守情況。
- 團隊級報告：更詳細。包括任務完成率、阻礙因素、資源可用性和下一步計劃。
- 客戶報告：提供進度、風險和已完成交付成果的平衡概述，同時突出顯示任何更改或延遲。
- 一致性：確保根據專案時間表定期（例如，每週、雙週）交付報告。
- 清晰簡潔：保持報告易於理解。使用圖表、視覺效果和專案符號以供快速解釋。
- 面向行動：包括關鍵要點，例如哪些需要關注、即將到來的截止日期或需要做出的任何決定。
- 燃盡圖：用於跟蹤專案剩餘時間內完成的工作量。
- 績效儀表盤：即時儀表盤提供視覺資料，使您能夠輕鬆地一目瞭然地評估專案的健康狀況。
- 偏差圖表：顯示成本和進度偏差，以直觀地瞭解專案可能偏離軌道有多遠。
- 經驗教訓：包括一個部分，用於反思哪些有效，哪些需要調整。
- 行動專案：確保報告以明確的下一步計劃結束，以便團隊成員瞭解預期內容。
有效地管理利益相關者對於任何專案的成功至關重要。它涉及識別、分析和與所有對專案有興趣或受專案影響的個人或群體互動。以下是如何管理利益相關者的分步指南
- 列出利益相關者：建立所有利益相關者的完整列表，包括團隊成員、客戶、供應商、管理層和監管機構。
- 利益相關者類別：根據利益相關者對專案的影響力和興趣對他們進行分類（例如，高影響力/高興趣、低影響力/低興趣）。
- 利益相關者分析矩陣：使用矩陣評估每個利益相關者對專案的影響力、興趣和影響。這有助於確定優先順序。
- 瞭解需求和期望：收集有關每個利益相關者對專案的期望以及他們如何定義成功的資訊。
- 參與策略：根據分析結果定義您將如何與每個利益相關者互動（例如，定期更新高影響力利益相關者，偶爾更新低影響力利益相關者）。
- 溝通方法：為每個利益相關者群體選擇合適的溝通方法，例如電子郵件、會議或報告。
- 定期更新：讓利益相關者瞭解專案進度、挑戰和變化。持續溝通可以建立信任，使每個人保持一致。
- 定製資訊：根據利益相關者的興趣和關注點為不同的利益相關者定製資訊。使用與他們產生共鳴的語言。
- 反饋機制：為利益相關者建立提供意見或反饋的渠道，例如調查或討論論壇。
- 參與關鍵決策：讓重要的利益相關者參與關鍵決策，特別是直接影響他們的決策。
- 設定現實目標：清楚地說明專案可以實現的目標以及相關的時間表。
- 及時解決問題：如果利益相關者提出問題，請迅速解決，以防止誤解或衝突。
- 跟蹤參與度：定期評估利益相關者的參與度，並根據需要調整策略。
- 識別變化：瞭解利益相關者狀態或興趣的任何變化，並相應地修改您的參與計劃。
- 建立信任：透過公開溝通、可靠性和履行承諾來培養牢固的關係。
- 人脈關係：參加行業活動、研討會或人脈關係活動，以建立與專案之外的利益相關者的聯絡。
- 利益相關者登記冊：維護一個文件，詳細記錄所有利益相關者、他們的角色、興趣和參與策略。
- 會議記錄：記錄會議和溝通，以確保責任和供將來參考。
- 持續改進：定期審查您的利益相關者管理策略的有效性，並根據需要進行調整。
- 經驗教訓：專案完成後，評估在利益相關者參與方面哪些有效，哪些無效，以便用於未來的專案。
- 及早解決問題：在衝突升級之前識別潛在的衝突，並努力找到滿足所有方需求的解決方案。
- 調解技巧：使用衝突解決技巧，例如積極傾聽、同理心和尋找共同點。
- 認可貢獻：認可和慶祝利益相關者對專案的貢獻，以加強關係並鼓勵持續支援。
透過遵循這些步驟，您可以有效地管理利益相關者，從而實現更順暢的專案執行，並提高實現專案目標的可能性。
透過遵守法律要求和道德標準來確保個人誠信和專業精神，以保護社群和所有利益相關者。
- 專案管理協會
- 專案管理知識體系 (PMBOK)，第三版，ISBN 193069945X