AQA 資訊與通訊技術/ICT4/組織內部資訊系統

資訊系統

資料處理系統是指捕獲資料並將其儲存為更便於後續使用形式的系統，例如，EPOS 系統將交易檔案中售出的商品列表儲存起來。

資訊系統 (IS) 將資料（通常來自資料捕獲系統）轉換為資訊，這些資訊可用於決策。例如，超市資訊系統可以獲取 EPOS 的交易檔案，並將其轉換為“最暢銷商品”列表以進行決策。

資訊系統在決策中非常重要，因為它們幫助管理人員將他們能夠獲得的大量資料整理成更易於使用的資訊形式。高質量、高效的資訊處理可以帶來更好的決策。

管理資訊系統

管理資訊系統 (MIS) 的存在是為了獲取來自內部（例如 EPOS 資料）和外部（例如市場調查）來源的資訊，並將其轉化為有用的資訊。然後，將適當的資訊傳遞給不同層級的管理人員，以完成他們負責的任務。

有效的 MIS 將成為組織不可分割的一部分，共同努力實現業務目標。

從系統的角度來看，MIS 包括輸入（外部和內部資料）、處理和輸出（報表、查詢結果和專家系統）。

資訊系統的開發和生命週期

系統生命週期是大多數系統（不僅僅是 IS）遵循的一個便捷的生命週期。系統在生命週期中的階段取決於當前對系統進行的開發型別。

系統生命週期有 6 個階段。

可行性研究

為什麼要有一個新的系統？可行性研究旨在確定擁有一個新系統的理由（或者，如果現有系統執行良好，則不擁有一個新系統的理由）。

• 當前系統可能無法滿足組織的要求。
  這種情況可能發生在業務需求發生變化時，或者之前的系統未正確實施時。
• 當前系統可能已經過時。
  技術的進步可能意味著當前系統效率低下，並且可能不相容，難以維護。例如，舊的 EPOS 系統可能無法利用正在部署的新“晶片和引腳”系統。
• 系統可能難以維護。
  執行在過時硬體上的舊系統可能難以找到替代品，而且開發人員（例如能夠使用 COBOL 進行開發的開發人員）可能難以找到。

可行性研究主要檢查 5 個方面的可行性，稱為“TELOS”。

• Technical feasibility - 技術上可行嗎？
• Economic feasibility - 是否有資金可以開發該系統？是否還有更經濟的方法可以開發相同的系統？
• Legal feasibility - 是否已將法律考慮在內？（例如，資料保護法）。
• Operational feasibility - 當前的工作實踐是否能夠支援新系統？
• Schedule feasibility - 是否可以在規定的時間範圍內開發該系統？

分析

在開發系統時，必須儘早進行對當前系統和使用者需求的分析。

為了進行準確的分析，組織所有層級的員工都必須參與分析階段。這可以透過以下方式完成：

• 訪談
• 文件檢查
• 問卷調查
• 觀察（例如“時間與動作”研究）。

最終的分析報告將：

• 展示新系統將如何工作（而不是如何工作）。
• 記錄組織的資料流（包括輸入和輸出）。
• 分析系統的成本和收益。
• 解釋如何實施該系統。
• 解釋該系統如何與組織結構相適應，以及需要對工作實踐進行的任何更改。
• 考慮備選方案（硬體配置、軟體設計等）。

設計

在這個階段，將解釋系統的工作原理。設計文件應包括硬體和軟體要求的說明。

它應該包含系統如何捕獲/輸出輸入和輸出，包括對輸入資料的任何驗證檢查，以及對系統流程的說明。

還應在這裡描述使用者介面（通常藉助於圖表）。
大多數現代系統都是模組化開發的，因此每個模組和任務的細分也將成為設計文件的一部分。

您的設計還應包括您的測試計劃。您的測試計劃應涵蓋每個輸入的極端資料、錯誤資料和正常資料，以及這些資料的預期輸出。

設計文件的最後部分是變更計劃。在這裡，我們應該考慮如何實施完成的系統，以及如何從舊系統切換到新系統。

實施和測試

在這個階段，將根據設計計劃建立系統。理想情況下，應使用測試計劃不斷測試該系統，以便儘早發現問題並進行糾正。還應該有里程碑目標，在這些目標中，系統應該再次進行測試。

安裝

建立系統後，應將其根據變更計劃實施到組織中。

維護

有時被稱為評估。

系統成功安裝後，需要進行評估以確保其滿足分析中概述的組織需求。如果不滿足，可以執行以下型別的維護：

• **完善性維護** - 對分析中最初未識別的系統進行改進
• **適應性維護** - 對系統進行調整，例如組織需求發生變化時
• **糾正性維護** - 解決測試期間未發現的系統問題

**MIS 的成功與失敗**

開發人員可能只關注一個指標來判斷 MIS 的成功與否，即它是否能正常執行。然而，僅僅能執行並不意味著 MIS 就成功了。例如，可能沒有人使用完成的 MIS。

還有更好的指標來衡量 MIS 的成功。

• 系統是否得到使用？
• 終端使用者是否對系統感到滿意？
• 系統是否滿足分析中提出的最初目標？

**導致成功的因素**

• **使用者參與**
  • 讓使用者參與分析和測試階段，往往會得到更好的系統，從而提高終端使用者的滿意度
• **系統複雜性**
  • 如果由缺乏經驗的團隊負責，高度複雜的系統往往會失敗
• **開發管理**
  • 管理不善的專案更容易出現以下問題：
    • 成本超支
    • 延遲
    • 效能問題
• **管理支援**
  • 新系統必須得到開發該系統的組織管理層的支援
    • 必須提供充足的資金
    • 必須提供人力
    • 必須支援對現有系統的更改

**導致失敗的因素**

MIS 可能會在生命週期的任何階段失敗，但失敗往往在生命週期後期變得更加明顯，此時糾正錯誤的成本和難度都會大幅增加。

最有可能出現失敗的階段是分析階段。

• 任命了分析能力差的分析師
• 進行了錯誤型別的研究，尤其是在現有系統方面
• 分析人員配備不足
• 使用者參與不足

設計階段的失敗可能是由於：

• 系統無法滿足未來需求
• 需要對工作實踐進行重大更改
• 使用者參與不足

在實施階段，失敗可能是由於：

• 編碼時間估計不足
• 缺乏必要的軟體開發技能
• 設計缺陷
• 內部溝通不暢
• 分配的資源水平低
• 沒有設計適當的測試計劃，因此沒有進行適當的測試
• 終端使用者沒有參與測試，也沒有進行驗收測試

在安裝階段，

• 沒有制定轉換計劃
• 分配給轉換的資金不足
• 新系統文件不足
• 沒有進行效能評估