商業分析指南/優先順序排序技巧
“成功只是另一種形式的失敗，如果我們忘記了我們的優先事項是什麼。” – 哈里·勞埃德
優先順序排序側重於最重要的是什麼 - 無論是專案交付物還是組織目標 - 優先順序排序有助於將多個專案排成優先順序，確定哪些是最重要的。我們都面臨著優先順序排序的需要，無論是處理大量任務，電子郵件標記著高優先順序，還是在急診室，最需要的人優先得到服務。優先順序排序的能力可以很好地為組織及其員工服務 - 當在有限的時間內面臨多個需求時，對什麼比其他更重要的相對排名可以指導員工從事正確的工作。
通常，優先順序排序的一個好經驗法則是，當您有超過三個專案、問題、需求、專案或目標時 - 辨別專案之間的相對重要性，可以為必須使用它們的人提供價值。
有很多不同的技巧可以幫助組織和團隊對類似專案的相對重要性進行排名，包括
- 戰略一致性
- 高-中-低或小-中-大
- 加權/標準
- 排名
- 矩陣
- 影響分析
下面將詳細介紹每個技巧，並提供示例以指導其完成。
雖然下面列出了許多不同的技巧，但它們通常會成對使用。例如，戰略一致性可能是加權矩陣中的一個標準！為了承認它們可以單獨完成，每個技巧都單獨列出。
戰略一致性是指組織試圖實現的目標，例如願景、目標和價值觀與核心交付物之間的聯絡，例如專案、優先事項或業務流程。一致性是指將每個交付物與組織試圖實現的目標進行比較，以確定相對的契合度。如果專案高度一致，那麼可以推斷它們之間存在一致性。當專案有點契合或似乎不匹配時，那麼可以推斷它們之間不存在一致性。在大多數情況下，這些都是判斷性的。似乎在實現組織的願景、目標和價值觀方面提供真正價值的專案應該得到更高的優先順序。滿足多個戰略領域的交付物應該比那些僅與單個元素相關的交付物獲得更高的評級。
在最簡單的形式中，高-中-低是主觀的標準，可以應用於使用相對大小作為標準的交付物列表。雖然大小在對專案進行高-中-低或小-中-大排名時最常使用，但相同的標準也可以相對容易地應用於複雜性、持續時間、效益和成本。
注意！當將小-中-大或高-中-低應用於多個標準時，必須確保在應用時，所有標準都引用相同的“期望”結果。僅僅假設“高”在所有類別中都是好的可能會導致結果模糊。例如，如果我們使用“高”作為好的結果來應用效益和成本，那麼我們會傾向於偏愛昂貴的成果（成本=高=好）而不是其他選項或替代方案。此注意事項將在本節後面詳細介紹。使用高-中-低作為簡單的優先順序排序技巧，如下所示
| 選項 | 風險 低-好，中-取決於，高-壞 | 成本 低-好，中-取決於，高-壞 | 完成時間 低-好，中-取決於，高-壞 | 排名 |
|---|---|---|---|---|
| 選項 A | 高 | 高 | 高 | 3 |
| 選項 B | 中 | 中 | 高 | 2 |
| 選項 C | 低 | 低 | 中 | 1 |
如上述示例所示，排名低的專案比排名高的專案更受歡迎。
這種優先順序排序形式承認並非所有標準都是平等的。加權標準方法允許優先順序排序者確定哪些標準更重要，併為這些標準分配更高的價值/權重。在決策部分可以找到這種優先順序排序形式的示例。
加權標準通常被認為是最好的優先順序排序形式，但是它確實需要額外的步驟，並且在一些組織中被認為太耗時或過於複雜。
這種優先順序排序形式被認為是單獨進行時最難進行的。要排名的專案越多，分類就越困難。鑑於分析的主觀性，例如專案“C”比“A”更重要，“E”比“C”更重要，等等，這通常最好在小組設定中進行，由 2-3 個人分配相對重要性。
有一些技巧可以幫助促進對專案的排序，即明確他們被排名的原因以及使用預排序來簡化完成。明確重點技巧透過識別一組明確的價值觀來確定哪些是最重要的。在商業中，重點通常是積極影響底線。相反，政府和非營利組織通常會關注對公民/客戶最好的事情。有利結果的可能性越高，專案的排名就越高。
使用預排序技巧建議在排序之前將專案分成不同的類別，例如檢視高、中和低級別的專案。具有高收益的專案放在最高類別，而收益較低的專案放在最低類別。將所有專案進行初始排序後，對各個類別內的專案進行排序將是一項更輕鬆的任務。完成後，最好重新審視整個列表，以確保它被適當排序，並且每個排名數字（1、2、3、4）僅使用一次。
矩陣可以有各種形狀和形式 - 最常見的形式是方形或線性形式。方形矩陣通常在頂部具有標準，而在左手列中具有要排名的備選方案，如下所示
| 選項 | 標準 A | 標準 B | 標準 C | 排名 |
|---|---|---|---|---|
| 選項 1 | ||||
| 選項 2 | ||||
| 選項 3 | ||||
| 選項 4 |
另一種形式的矩陣是線性矩陣，通常稱為象限，它使用二維笛卡爾座標系，通常有兩個標準。雖然看起來更復雜，但它提供了一種獨特的備選方案的視覺化表示，可以促進決策過程。
為了說明此工具，以下示例和生成的圖表將評估特定組織應該承擔哪些專案。
插入 PEARL/etc. 檔案…從工作中傳送。
這種型別的矩陣有許多替代用途。例如，Gartner 是一家主要的 IT 諮詢公司，它使用類似的矩陣來分析類似空間中的多個供應商，並將其稱為魔力象限。另一個應用程式稱為客戶視窗，您可以在其中將客戶想要的東西與他們實際獲得的東西進行對比，作為一種差距分析。
注意：需要完成本節