商業分析指南/採購，包括RFP、RFI和IFB
< 商業分析指南
企業內部的商業分析師通常會扮演一個角色，即定義用於採購的業務和系統需求。
採購有很多不同的型別，每種型別都有其獨特的特點。採購指南因州而異（國家之間也是如此），因此通常最好諮詢您的財務和法律部門，以瞭解具體的注意事項。這裡介紹的材料具有通用性，以確保適用於所有組織。
通常，採購方法的型別取決於要採購的商品和服務的型別。以下是最常見的形式
| 採購型別 | 描述 |
|---|---|
| 招標書 (IFB) | 通常，招標的商品或服務可以從多個供應商處購買。在這種型別的採購中，會提供規格，並且價格最優的合格投標人將被授予合同。公司必須能夠在招標檔案中明確定義具體內容，包括條款和條件。 |
| 資訊徵求書 (RFI) | 當公司或政府正在考慮採購時，他們可能會先向各個供應商發出資訊徵求書，以便更好地確定採購框架。RFI 通常不具有約束力，並且會得出具體資訊，而不是報價。通常，當執行此步驟時，它發生在正式的 IFB/RFQ 或 RFP 之前。 |
| 報價徵求書 (RFQ) | 這與 IFB 相同。 |
| 建議書徵求書 (RFP) | 當需要定製解決方案時，通常涉及硬體、軟體和/或系統開發以及持續維護，就會發布建議書徵求書。這將導致一份提案，概述投標公司將如何滿足要求。通常，這些提案完成所需的時間最長，但在引入公司希望外包的新技術或系統時非常有用。 |
某些實體選擇在進行大量投資之前嘗試一些技術的演示專案或概念驗證。這些型別的“先試後買”技術也可以納入採購流程。
除了 RFI 之外，所有采購通常都會導致某種形式的採購，授予獲勝投標人，無論是採購訂單 (PO)（如果是 IFB/RFQ），還是合同（如果是 RFP）。根據具體的要求，PO 或合同的授予可以授予一個或多個供應商。
商業和政府機構經常面臨“自制或外購”的決策，通常由商業分析師進行分析。許多因素會影響這些決策，主要包括：
- 這是我們當前（或期望的）核心競爭力的一部分嗎？
- 我們是否擁有必要的技能、時間和能力進行內部構建？
- 我們能夠比購買更經濟高效地開發嗎？
- 市場上供應商的數量和可靠性
- 如果我們構建，持續維護成本是多少？相比之下，未來供應商的可能通貨膨脹成本是多少？
- 隨著未來需求的出現，能夠輕鬆擴充套件（向上或向下）
- 能夠將元件/零件重複使用或迴圈利用到其他產品和服務中
- 對外包產品/服務的授權
- 決策的機會成本（例如，如果資源被轉移到構建，我們不再有能力做些什麼？）
雖然這不是一個詳盡的清單，但上面列出的內容確實涵蓋了一些更重要的需要考慮的因素。近年來，是自制還是外購的決策已經變得模糊了！通常會有一種折中的方案，稱為混合方案，它結合了兩種方案的優點，作為第三種選擇。以下是一個假設的例子，它概述了三種選擇
| 自制 | 混合 | 外購 |
|---|---|---|
| 使用內部資源進行大型定製軟體構建 | 購買可配置軟體；由內部資源進行調整 | 將開發和持續維護外包給第三方 |
| 將功能整合到當前系統中 | 使用外部軟體專家促進知識轉移以進行維護 | 使用第三方協助進行變更管理（員工培訓和材料） |
| 大約需要 24-36 個月才能完成 | 大約需要 12-24 個月才能完成 | 大約需要 9-12 個月才能完成 |
混合解決方案可以與其他方合作和協作，無論是採購合作、公私合作，還是任何利用外部方來實現組織使命的變體。
雖然這些指南會因釋出採購的實體而異，但合同法、為組織獲取最佳價值以及經受審查的能力等元素在所有司法管轄區都很常見。通常，這些元素包括以下內容：
- 釋出招標，使潛在投標人知道這一機會（在 NYS，這需要在 NYS 合同報告員中釋出）。
- 保護採購人員免受潛在投標人的影響（在 NYS，正在進行的採購會進入一個安靜期，投標人必須避免討論當前的招標，除非法律允許，所有聯絡必須記錄並報告，如果需要）。
- 為投標人提供足夠的時間來準備報價或提案（在 NYS，這些時間框架在採購指南中有所詳細說明）。
- 投標人方面的擔保，例如投標保證金、信用證，以及公司高管的保證，即如果公司中標，將滿足要求。
- 在投標之前制定評估方法。在 NYS，適用類別將與分配的值一起釋出，例如成本 = 25%，技術提案 = 50%，參考 = 10% 等）。
- 承認提交投標構成在指定期限內有約束力的價格/要約。
通常，與採購相關的條款和條件將在釋出的 RFP/RFQ 中詳細說明。
商業分析師的作用對取得成功至關重要。在談判和簽訂合同時，通常無法新增額外專案，因此將規格詳細地寫入工作說明書是日後成功合同的關鍵。以下是一些有助於促進成功採購的技術：
- 清楚地瞭解您正在徵求的行業。是否需要考慮行業標準？