商業分析指南/需求收集工具
各種工具被用於協助需求收集過程。每種工具都提供了不同的方法來說明、解釋和指定要實現商業目標所需的交付內容。它們透過“一圖勝千言”的真理來簡化對需求的理解。它們涵蓋了流程文件、圖形說明和詳細規範，以幫助獲取需求、傳達建議和決策、為開發過程提供細節以及識別缺失或不完整的需求。
本指南部分以購買新車的目標為例，說明了可能與眾多需求相關的多種需求。客戶必須決定購買什麼車，經銷商需要能夠向客戶提供汽車，並需要遵守法律合規要求，以確保交易過程中滿足安全和資訊方面的公共目標。每位參與者都有不同的需求和約束，必須滿足這些需求和約束才能完成向客戶交付新車的過程。以下提供的一些示例將說明在捕獲此場景的需求時可能使用的工具。
以下示例中包含的工具說明了商業分析師在需求收集過程中可用的多種選項。在專案過程中，一種或多種工具可能適用於收集和/或澄清/驗證需求。還有其他未涵蓋的建模工具，例如資料/任務/工作流程模型、應用程式或基礎設施圖表以及活動圖表。此處包含的工具易於所有參與專案的人員理解，從而提高了溝通效率。
流程模型提供了對一系列任務、活動或行動的直觀表示，這些任務、活動或行動旨在實現特定目標。它們對於說明各種複雜程度非常有用，從提供總體流程的非常高階的檢視到捕獲總體流程一小部分的詳細活動（請參閱下面的影像）。這些圖是使用物件管理組 (OMG) 的 業務流程建模與表示法 (BPMN) 規範，版本 2.0 在下面構建的。
高階圖表標識了低階流程模型的上下文。輸入和輸出充當資料需求的佔位符，指示重要資訊。流程延遲和運營問題可以包含在這種型別的圖表中，以幫助識別和評估業務流程改進 (BPI) 倡議中涉及的活動。無論您正在為哪個級別的流程進行捕獲，始終用數字標識每個任務或操作。用常用的術語解釋形狀中包含的內容。這種敘述將確保所有參與專案的人員對圖形表示的內容有共同的理解。
高階流程模型：簡單流程概述了購買汽車時發生的情況
低階流程模型：為“建立報價”流程包含輸入/輸出的詳細任務
業務用例或業務場景代表一系列事件或情況，這些事件或情況發生以實現商業目標。用例中嵌入了實現該目標所需的業務需求。敘述和圖表描述了人員/系統如何互動以實現“後置條件”。它們可能僅包含功能性需求，而不考慮“如何”完成任務或系統規範詳細資訊，也可能包含在基本/例外/變非同步驟或支援文件部分中。
敏捷開發方法 通常不會花費太多時間來生成詳細的文件。目的是加速開發週期，以便快速實現開發投資的收益。敏捷專案通常使用“使用者故事”來表達流程中的任務，而不是流程圖。使用者故事是對原子級需求的簡單陳述，記錄了在敏捷開發方法衝刺期間將開發的功能。它們包括受影響的業務角色、業務需求或目標，並且可能包括通過沖刺可交付成果實現的收益。使用者故事以以下格式表達
“作為 <角色>，我希望 <目標/願望> [以便 <收益>]”。
對於上面的保險轉移流程，與接收臨時登記相關的使用者故事可能是
“作為 <銷售員>，我希望 <自動收到新的保險卡> [以便 <客戶可以合法地駕駛他們的新車離開展廳>]”。
故事板可用於說明流程中的步驟（請參閱右邊的圖），為獲取需求和與專案利益相關者進行溝通提供了有效的工具。它們可以非常接近實際或計劃的活動，有助於在需求收集會議中將參與者的注意力集中在討論的特定任務上。
模型和原型在應用程式開發之前顯示其基本功能。這些工具演示了系統的外觀，而不是如何開發它。影像或螢幕元素的外觀可能非常接近預期的最終版本，也可能僅包含顯示元素（按鈕、文字欄位等）及其行為的框架。
模型可以透過編輯現有應用程式的螢幕截圖來建立。可以使用 SnagIt、MS Paint、Adobe Print Shop 或其他圖形編輯應用程式等影像編輯軟體編輯螢幕截圖以新增或刪除物件。
如果上面顯示的模型是原型，那麼在螢幕上檢視影像的人員就可以單擊“編輯”選項卡以以編輯模式開啟頁面，並單擊導航連結以開啟關聯頁面。原型將演示介面的行為，而無需完整的幕後程式設計。這增強了對業務介面和功能需求的清晰度，防止在利益相關者審查計劃/正在開發的解決方案時出現缺陷。
線框是一種模型或原型，顯示了網站的框架 - 將顯示的內容、近似位置、欄位型別和導航等。通用形狀用於表示在提議的網頁上顯示的欄位和物件。
資料字典包含有關儲存在應用程式資料庫中的資料（元資料）的資訊。此工具有助於解釋儲存的資訊的含義，並且可以在開發應用程式的資料模型時使用。通常，資料庫應用程式的字典將包括表名、有關每個實體（表）所代表的內容的資訊、每個欄位名稱及其定義，以及儲存在該欄位中的內容、欄位的格式、欄位是否必須唯一、欄位是否必填以及該欄位的任何預設值。
對於在機動車管理局使用的應用程式，該應用程式用於記錄有關車主及其汽車的資訊，部分資料字典可能如下所示
資料字典捕獲了所需的資料、參與流程的相關實體的屬性、屬性定義，並且可能包括實體關係圖（請參閱下面的第 3-2 節資料建模/資料文件）。
詞彙表
[edit | edit source]每個組織都有自己的縮略語、有意義的術語以及對業務流程的專業應用。建立一個包含關鍵業務術語和定義的專案詞彙表將確保所有相關人員都能夠有效地溝通，並對事物的含義達成共識。
詞彙表還將專案工作與業務整體運營聯絡起來。此工具有助於理解高階的業務組織結構，以及識別可能超出專案範圍的專案工作的影響。在開發全新的解決方案時，專案詞彙表甚至可以用來記錄將納入整體業務術語的新術語。
業務專案的詞彙表通常以表格的形式包含在專案文件中。這使專案文件審閱者能夠複習他們對可能不經常涉及的資訊的含義的理解。
業務表單
[edit | edit source]當前的業務流程和任務通常依賴於標準表單來收集有意義的資訊。可以使用表單收集的每條資訊都對相關的流程或任務起著某種作用。表單提供了一種快速識別對流程或任務重要的資訊的途徑。探索每個欄位的“原因”以及表單不同部分之間可能存在的關係有助於明確識別專案的運營需求。
使用業務表單可以幫助完成自動化專案（可以在哪裡重新利用這些資訊？）、再造專案（為什麼需要這些資訊？鑑於當前的限制，它是否可以被移除？）以及任何其他受資料來源、資料去向和/或其固有資訊所能做的事情影響的專案型別。
為了註冊新車，紐約州機動車管理局要求的業主資訊可以在 DMV 表格 MV-82 車輛登記/產權申請的第 3 部分中找到。
為什麼要使用這些工具？
[edit | edit source]在專案的收集需求階段使用上述一個或多個工具來收集需求。它們有助於準確地收集反映專案利益相關者實際需求和潛在關注點的結構良好的需求。可以在討論需求時檢視的圖表或列表將有助於識別缺失資料、避免糾正誤解的需要、說明擬議更改的影響以及確定開發階段的規範。
圖表和其他需求收集工具簡化了與專案利益相關者的溝通。圖形影像可以清楚地概括許多文字，促進對需求的共同理解，從而更容易地驗證它們。簡單的插圖和列表透過集中討論和使每個人都站在同一個頁面上，促進需求收集會議。可以清楚地識別開放式問題，以便進行後續跟進，並可以捕獲設計規範，以確保完整性。
使用圖表和列表時，可以準確完整地記錄有關輸入和輸出、行為、資料來源、內容和其他特定資訊的 需求。需求的文件將反過來促進設計文件、測試計劃和指令碼以及培訓和使用者手冊的建立。
如何使用這些工具
[edit | edit source]需求促進/徵集的重點
[edit | edit source]對高階流程圖的回顧為會議參與者提供了一個背景。從這個高級別開始，需求收集活動的參與者可以在深入研究流程的細節之前，先適應討論主題。可以使用低級別流程圖來識別流程的輸入和輸出、流程中發生的任何通訊、替代流程流、流程客戶、資料來源以及定義需求所需的許多其他元素。業務用例和使用者故事為理解需要完成的業務任務或流程奠定了基礎，允許從使用者角度改進和完成現有需求。用例可以涵蓋多個流程，捕獲流程中參與者之間所需的互動。使用者故事概括了一個單一增值功能，以便開發工作能夠直接集中在故事的目標上。
圖形插圖作為設定使用者期望的方式變得越來越重要。這些圖表說明了需求在實際業務流程中的應用，並且通常會識別遺漏或不完整/不準確的需求。資料字典、專案詞彙表和業務表單都為討論設計規範提供了背景。與利益相關者審查這些文件可以確保需求完整、簡潔且準確。
工具的其他用途
[edit | edit source]設計規範為應用程式開發人員提供了有關確切資料、介面和流程細節的指導。模型和資料字典對於將設計規範傳達給 IT 開發人員特別有用。資料模型、螢幕導航和流程功能從這些工具中衍生出來，並轉化為工作應用程式。
為培訓、管理或應用程式使用者建立的手冊可能經常包含在需求收集過程中開發的模型、圖表和其他插圖。一些組織在實施過程中為使用者提供了指導，這些指導反映了業務用例的基本流程以及用例的例外或變異流程流。需求被納入使用者和管理員手冊，以幫助使用者瞭解已建立的應用程式為何以及如何執行其功能。
如何建立一些圖表
[edit | edit source]Visio©
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公共部門業務分析師可以使用的一種最流行的工具是 Microsoft Office® Visio©。Visio© 產品包含許多形狀模板，可用於許多不同型別的圖表。這些形狀按型別分組供分析師使用，反映了可以建立的圖表型別。例如，Visio© 附帶的許多軟體模板支援 UML 圖表。網際網路上有很多免費下載 OMG BPMN 2.0 Visio© 模板的來源，而 Visio 2010© 則包含 BPMN（v1.2）模板。
Visio© 使用拖放來建立使用形狀模板上提供的形狀的圖表。模板上包含的聯結器用於指示流程、關係、訊息傳遞或其他物件介面連線或關聯。可以透過右鍵單擊 Visio© 中的物件來修改物件。顯示的彈出選單可能包含嵌入在物件中的附加屬性，這些屬性可以進行調整。
在物件之間新增聯結器時，將聯結器放置在形狀的末端被包含且連線的形狀突出顯示的位置；這將確保在移動其中一個形狀時，連線將被保留，聯結器將自動移動到兩個物件之間最合乎邏輯的位置。
Microsoft Office® Excel©
[edit | edit source]Microsoft Office® Excel© 應用是一款功能強大的工具，可用於各種商業分析任務。該應用程式支援列表、度量公式、圖表、報告、過濾、排序、合併以及分析師執行的許多其他任務。列印設定功能允許對工作表和工作簿進行預先格式化，以便審閱者能夠輕鬆生成可讀的紙質副本。電子表格單元格、資料、列和行可以快速格式化，以準確反映內容。
可以使用 Microsoft Office® Word© 生成文件工件。需求文件通常用於呈現和分發專案需求，以便進行審查和批准。可以使用 Adobe® Acrobat Professional© 軟體將文件轉換為 .pdf 文件，以便釋出和分發。
- 每個用於生成圖表的軟體應用程式在幫助功能中都包含大量文件。許多具體操作在幫助檔案中進行了描述和解釋，應作為參考。
- 在複製使用嵌入格式的工具建立的圖形影像時，請在將影像貼上到文件或工件檔案之前，將其轉換為無格式影像。這可以透過將影像複製並貼上到格式中立的應用程式（例如 MS Paint）中，然後將影像從格式中立的應用程式複製到最終文件或工件中來完成。此過程確保所有文件讀者都能夠檢視影像，而無需在其計算裝置上安裝源軟體應用程式。
- 在設定圖表時，請使用源應用程式的頁首和頁尾配置，以包含檔名、列印日期和頁碼。這將支援一種簡單的方法來檢索原始檔，確定圖表紙質副本的生成時間，並幫助讀者整理多頁圖表。在頁首/頁尾中包含圖表的基線日期將圖表直接與專案時間線相關聯。