專業與技術寫作/商務溝通/電子郵件
電子郵件（電子郵件）現在被幾乎所有企業和公司（在北美、東亞、澳大拉西亞和歐洲大部分地區）用作在企業內部和與其他外部企業之間進行溝通的方式。作為一種快速、可靠的傳送訊息和與商界各行各業的人員互動的方式，電子郵件已成為首屈一指的溝通方式。
從歷史上看，電子郵件被用作與其他員工進行非正式溝通的方式。電子郵件介於非正式溝通和正式商務互動之間，儘管電子郵件在方式上變得越來越正式，但由於無法辨別打字文字的情感或語氣，電子郵件在商務環境中仍然難以定位。在專業的商務環境中撰寫電子郵件時，必須謹慎選擇措辭和文件的組織元素。如以下所述，所有電子郵件都會被儲存和記錄，並且可能會被任何數量的人閱讀。電子郵件是工作場所中很棒的工具，但必須謹慎使用。在撰寫電子郵件時，請牢記以下提示。
- 將工作場所的電子郵件使用限制在與業務相關的 資訊和主題。
- 審查電子郵件以確保其符合法律規定，因為商務環境中的任何書面檔案都可能在法庭上被使用。
- 使用專業語言和語氣。
- 注意你的受眾，並在寫作時考慮他們的背景。
專業的商務溝通對於任何公司的成功至關重要。這可能包括撰寫備忘錄、報告或提案。任何公司，即使是小型企業，都可以從專業和技術溝通中受益。商務溝通有許多不同的形式和方面。穩固溝通的兩個標準包括說服的能力和在商務寫作中的可用性。
在現代社會，商業競爭非常激烈。在撰寫商務檔案，例如備忘錄、報告或工作場所電子郵件時，務必考慮以下幾點。
- 商務環境中的效率至關重要，一切始於溝通。
- 在當今社會，浪費時間溝通最終就是浪費金錢。
任何工作的準確性都極其重要，尤其是如果它是旨在真實或獲得感興趣職位的，比如簡歷。如果僱主或與僱主相關的任何人（受眾）發現你在任何事情上撒謊或誇大其詞，你將面臨著無法獲得甚至失去工作的嚴重風險。在編制任何形式的商務檔案時，完全誠實是所有人的最大利益。不僅你的工作可能會受到損害，而且來自他人的尊重缺失可能會造成更大的損害。
建立的每個文件通常都是專門為某個人製作的。這個人將是你的目標受眾，你的寫作風格和內容將針對他們的喜好進行調整。與其他一些商務檔案不同，電子郵件不受限於只發送給一個人或目標受眾。
抄送和密件抄送
在處理電子郵件時，可以選擇使用抄送 (CC) 和密件抄送 (BCC)。抄送用於將訊息和其他文件傳送給其他收件人。然而，在許多情況下，非目標受眾可能會發揮作用。這可能是你從未想過會看到你的文件的任何人，比如老闆或同事。例如，如果你傳送了一封電子郵件給同事，談論你工作的公司，甚至你的同齡人，同事就是你的目標受眾。但是，如果你的老闆偶然看到了這份檔案，他或她將成為非目標受眾，如果電子郵件沒有考慮到其他人，可能會造成嚴重後果。另一個問題是，你可能在未經許可的情況下分享了個人資訊，因為所有參與發件人和收件人的電子郵件地址都將對所有人可見。這就是密件抄送派上用場的地方。密件抄送用於將文件和訊息的副本傳送給其他收件人，而不會讓原始收件人知道。例如，你發現你的同事可能參與了潛在的非法活動，因此你傳送了一封電子郵件給你的同事，就此事質問他們，你傳送了一封密件抄送給你老闆，以便他或她瞭解目前情況和潛在的未來後果。
你所有商務文件的各個方面都應該考慮所有可能閱讀它的人。透過確保這一點，你將保護自己，甚至可能保護你的工作。最糟糕的情況可能是你的文件的非目標受眾是法庭上的人。請記住，透過檢查你的工作是否符合法律責任來保護你的公司、你的老闆和你的工作，也將保護公眾。如上所述，你永遠不知道誰會閱讀你的文件，因此，如果未經授權閱讀或使用你的文件的非目標讀者決定使用它，他們可能會讓自己和其他人陷入重大危險。
總的來說，人們必須始終考慮誰會閱讀或看到他們的文件。隨著商業世界變得越來越全球化，瞭解如何與外國受眾溝通變得越來越重要。對你來說可能不冒犯的東西，很容易冒犯來自其他文化的人。如果他們覺得你故意冒犯了他們，沒有人會做出有利於你的決定。這可能是因為你的溝通存在不足，你沒有正確考慮你的受眾。
商務溝通因任務而異。以下是商務環境中可能出現的一些不同文件的列表。
- 備忘錄
- 簡報
- 提案
- 報告
- 可行性研究
- 電子郵件
- 簡歷
- 求職信
- 網站
在傳達完你的主要觀點後，你應該適當地結束溝通。結束溝通與傳達你的觀點一樣重要。研究表明，讀者能夠記住溝通結束時所說的話，比記住溝通的其他部分更加深刻。結尾是影響讀者對你所呈現主題印象的重要地方。為了適當地結束溝通，務必遵循以下準則。
- 準則一
- 在你表達完最後一個觀點後，就停止。嘗試使用允許你在自然的位置停止的組織模式。
- 準則二
- 重複你的主要觀點。務必在結論中強調你的主要觀點。這將使讀者最後一次思考主要觀點。
- 準則三
- 總結你的關鍵要點。儘管此準則類似於上面的準則，但當你總結時，你確保你的受眾理解你的整個溝通。
- 準則四
- 參考你之前在溝通中陳述的目標。在溝通開始時陳述目標是很常見的。在溝通結束時參考你的目標，將使你的溝通更加集中。
- 準則五
- 專注於一種關鍵的感覺。在一些溝通中，鼓勵讀者可能很重要。因此，專注於一種感覺將有助於集中讀者的注意力。
- 指南六
- 告訴讀者如何獲取更多資訊。提供未來的溝通方式將鼓勵讀者。
- 指南七
- 告訴讀者下一步該做什麼。提供指導將幫助引導讀者到你想要的方向。
- 指南八
- 確定任何需要進一步研究的方面。
- 指南九
- 遵循適用的社交習俗。例如，信件以表示感謝的措辭結尾，並宣告與讀者合作愉快。