專業和技術寫作/商務溝通
專業的商務溝通對於任何公司的成功至關重要。這可能包括撰寫備忘錄、報告或提案。從小型企業到大型公司，都可以從專業和技術溝通中獲益。
商務溝通的形式和方面多種多樣。每份檔案都必須審查其法律影響，因為在商務環境中任何書面檔案都可能被用作法庭證據。對於所有檔案，請使用專業的語言和語氣。在撰寫任何檔案時，務必注意您的受眾，並在寫作時考慮他們的背景。有效溝通的兩個標準包括說服能力和在商務寫作中的實用性。
在撰寫備忘錄、報告或工作場所電子郵件等商務檔案時，務必考慮以下幾點。在商業環境中，效率至關重要，而這一切都始於溝通。在當今社會，浪費時間進行溝通最終意味著浪費金錢。
任何工作的準確性都極其重要，尤其是在旨在追求真實性或獲得感興趣職位時，比如簡歷。如果僱主或與僱主相關的任何人（受眾）發現你對任何事情撒謊或誇大其詞，你將面臨失去工作甚至被解僱的風險。在編制任何形式的商務檔案時，完全誠實符合每個人的最大利益。不僅你的工作可能會受到損害，而且失去他人的尊重可能造成更大的傷害。
建立的每份檔案通常都是專門針對某人的。這個人就是你的預期受眾。你的寫作風格和內容將針對他們，因為他們是你必須打動的人。然而，在許多情況下，非預期受眾可能會出現。這可能是你從未想過會看到你的檔案的人，比如老闆或同事。例如，如果你向同事傳送了一封關於你所在公司的電子郵件，甚至是你同行的電子郵件，那麼你的同事就是你的預期受眾。然而，如果你的老闆偶然看到這份檔案，那麼他或她就是非預期受眾，如果電子郵件沒有考慮到其他人，可能會產生嚴重的後果。
你的所有商務檔案的所有方面都應考慮可能閱讀它的人。透過確保這一點，你將保護自己，甚至可能保住你的工作。最壞的情況可能是你的檔案的非預期受眾是法庭上的人。
總而言之，人們必須始終考慮誰將閱讀或看到他們的檔案。隨著商業世界日益全球化，瞭解如何與外國受眾溝通變得越來越重要。對你來說可能不具冒犯性的東西，對來自其他文化的人來說可能很容易具有冒犯性。如果他們感到你故意冒犯了他們，沒有人會做出對你有利的決定。這可能都是因為你的溝通存在缺陷，你沒有適當地考慮你的受眾。
商務溝通因任務而異。以下列出了一些在商務環境中可能出現的檔案。
-備忘錄
-簡報
-提案
-報告
-可行性研究
-電子郵件
-簡歷
-求職信
-網站
在闡明你的主要觀點後，你應該適當地結束溝通。結束溝通與傳達你的觀點一樣重要。研究表明，讀者更容易記住溝通結束時所說的話，而不是溝通的任何其他部分。結尾是影響讀者對你的主題印象的重要位置。為了適當地結束溝通，遵循以下指南至關重要。
Guideline One: After you've made your last point, stop. Try to use a pattern of organization that allows you to stop at a
natural place.
Guideline Two: Repeat your main point. Make sure to emphasis your main point in your conclusion. It allows the reader to
think about the main point one last time.
Guideline Three: Summarize your key points. Although this guideline is similar to the one above, when you summarize,
you are ensuring that your audience understands your entire communication.
Guideline Four: Refer to a goal stated earlier in your communication. It is common to state a goal in the beginning of
communication. Referring to your goal at the end of communication sharpens the focus of your communication.
Guideline Five: Focus on a key feeling. In some communications, it may be important to encourage your reader. Therefore,
focusing on a feeling will help focus your reader.
Guideline Six: Tell your readers how to get more information. Giving future communication assistant will encourage your
reader.
Guideline Seven: Tell your readers what to do next. Giving guidance will help lead your reader in the direction you want.
Guideline Eight: Identify any further study that is needed.
Guideline Nine: Follow applicable social conventions. Examples of this are letters ending with an expression of thanks,
and a statement that it has been enjoyable working with the reader.