專業和技術寫作/設計
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- 在您的職業生涯中，您將努力在公司中取得成功並晉升。還有什麼比建立與眾不同的文件更能留下深刻印象呢？使用傳真信、封面以及首頁和附錄將提高文件的可使用性和說服力。瞭解如何以及何時使用這些工具來取得成功是一項習得技能，但隨著實踐，掌握這種能力將帶來回報！
- 根據**保羅·V·安德森的著作《技術傳播：以讀者為中心的方法》**，有多種方法可以提高文件的可使用性和說服力。首先是要弄清楚如何**幫助受眾找到他們需要的東西**。尤其是在技術文件中，讓讀者輕鬆找到他們確切需要的東西至關重要。技術文件通常很長，因此文件的必要部分應該是**目錄**和**索引**。這兩個專案通常分別位於文件的開頭和結尾，允許讀者快速找到他們正在查詢的內容。另一個應該考慮的事情是使您的文件易於瀏覽，那就是**標題**本身。準確的標題將允許讀者在相關主題堆疊中輕鬆快速地找到您的文件。
- 安德森的著作解釋瞭如何透過包含文件主要要點摘要來增強您的文件。它被稱為**摘要**或**管理摘要**。在您的文件主要要點中包含其中一個摘要在商業世界中至關重要。被稱為**管理摘要**的摘要實際上是指給管理人員（很可能您的老闆）的摘要。這個摘要是管理人員首先會看的東西。您的文件的決策者通常是非常忙碌的人，他們需要一個摘要來了解您要展示什麼。管理摘要需要包含整個報告資訊的簡要摘要。最重要的基本資訊放在這裡。關於摘要部分的一個提示是給您的受眾留下良好的第一印象。我敢保證，如果您的老闆翻到管理摘要卻發現它不存在，您不會給他們的留下良好的印象。
- 其他增強讀者印象的方法包括**建立吸引人的標題**以及仔細選擇最具吸引力的字型。建立您的文件，使其創造這種良好的第一印象，是建立與眾不同的文件最重要的方面。人腦在意識到我們的決定之前，會對所有型別的刺激做出判斷。我們甚至不知道，人腦在我們可以開始理性思考並試圖做出明智的選擇之前就已經做出了選擇。基於此知識，吸引人的封面和設計選擇確實可以對您的文件的成功產生重大影響。合適的顏色、字型和封面的風格可以決定一切。
- 另一個與設計方面相一致的提示是正確**組織您的文件**。設計良好且組織良好的文件通常在公司中使用更長的時間，因為它的有用性，未來的員工將能夠反覆使用您的高質量文件。商務文件的設計元素不容忽視。擁有高質量的設計不僅可以讓您的文件看起來更好，還可以改變受眾的看法。根據您組織文件佈局的方式，可以改變人們對文件內容的看法。良好的設計會使您的文件看起來更專業，從而提高文件的可信度。良好的設計還可以引導您的受眾獲得您希望他們從文件中學習的內容。根據您選擇合併的字型和樣式，您可以讓某些要點脫穎而出。
- 專業文件的設計可以說服受眾閱讀它，但為了讓實際的文件說服您的受眾，您必須首先**以受眾為中心進行寫作**。安德森的著作告訴我們，“透過徹底瞭解讀者的目標、價值觀和態度，您可以確定在管理摘要中應該包含和強調哪些內容，以引導讀者做出您倡導的決定或採取您倡導的行動（第 307 頁）”。讀者只需要閱讀管理摘要就能瞭解您的文件的要點。以這種方式引導讀者在可行性研究中尤為重要。可行性研究是為了找出解決方案是否可行而進行的。因此，向您的受眾傳達一致的資訊非常重要。作為作者，您比任何人都更瞭解主題內容，因此您必須讓讀者瞭解可行性研究的重要資訊。如果您沒有傳達重要資訊，您的研究將缺乏影響力。
- 記住：**外觀很重要！**無論是使用照片、您喜歡的字型、圖表來解釋您的資料發現，還是像頁碼和標題這樣的簡單元素，文件的視覺外觀和演示都非常重要，應該小心處理。在任何環境下撰寫商務文件時，都需要一份專業的外觀文件來傳達文件的資訊。透過適當的組織和設計元素的適當使用，文件不僅在內容方面，而且在視覺吸引力方面也能言簡意賅。
- 在撰寫專業風格的文件時，使用經典的**襯線字型**。**襯線字型**的示例包括 Times New Roman、Garamond 和 Baskerville。這些字型樣式最常使用，因為它們最適合大段文字的可讀性，併為文件增添了令人敬畏的專業性。這些字型具有明顯的線條，這意味著每個字母的主要部分清晰可見。
- 使用斜體等樣式可以幫助強調，但過度使用它們會導致文字變得難以閱讀。儘量不要一次使用超過一個句子的斜體。
- 大寫字母也很適合強調，但一次不要使用超過幾個單詞。大寫字母形狀之間的相似性使它們在長時間閱讀時難以識別。
- 使用適當的**標題和副標題**。這些對讀者在瀏覽文件時非常有用。它們將文件的各個部分分開，並提供文件中提供的資訊的基本綱要。標題應與正文文字區分開來，以確保讀者能夠清楚地識別一個部分何時開始或結束。**無襯線字型**（Arial、Franklin Gothic、Myriad、Helvetica 和 Gill Sans）最適合，因為它易於閱讀，並且可以視覺上將標題與正文文字分開。這些字型應為粗體且略微更大，以清楚地區分標題。區分標題和副標題的一種更簡單的方法是使用字處理軟體中已格式化的標題，它還可以從文件中合併的標題/副標題建立目錄。
- 頁首和頁尾用於大型文件，幫助讀者在閱讀文字時進行導航。頁首可以用來透過重新陳述章節或所選內容所在的頁面來區分不同的章節。頁首還可以增強文件的整體一致性。頁首的常見用法是將作品標題放在每一頁，以及自動生成頁碼。這可以確保讀者理解文件應作為整體進行閱讀，或在文件閱讀過程中頁面被拆分時對文字頁面進行整理。頁尾也可以包含有用的資訊。頁尾還可以包含頁碼或腳註，用來描述文字中可能讓讀者感到困惑的某些方面，需要進一步說明。腳註的另一個用法是在每頁允許讀者更容易地閱讀引用和補充資訊，而不是將腳註放在文件的末尾。頁碼有助於導航，並賦予目錄意義。
- 視覺效果可以在各種商業和職業文件中使用。在{圖表和圖形}和{照片和插圖}中進行了詳細的解釋，視覺輔助的使用可以為文件增加質量和趣味性。圖表和圖形用作補充資訊，以視覺形式解釋資料或某些資訊材料，而照片和插圖則更常被用作補充資訊，以視覺形式增強讀者對內容的理解。如果使用得當，這些視覺輔助可以為文件增添專業性，使其閱讀起來更令人愉悅。務必注意視覺效果在文件正文中的位置。
注意：應將影像放置在文字中的自然斷點處。在段落或章節之間是最常見的。這樣，影像不會中斷閱讀流程，也不會使讀者對文件接下來的內容感到困惑。請確保使用邏輯位置，以確保影像補充其附近或周圍的文字。
- 線條元素和顏色是另外兩種不太常用於正式書面文件的元素。一般來說，文字保持黑色在白色背景上。這種書寫文件的標準最易於閱讀，允許資訊成功呈現，並防止複雜的視覺效果或其他干擾因素分散注意力。寫作時可以使用顏色，但在專業文件中應謹慎而細緻地使用。通常，徽標或標題將使用顏色來區分自己與正文。在標題中，顏色一般為藍色、紅色或綠色，以吸引注意而不分散讀者注意力。徽標保持較小，放置在文件的右上角或頁尾處。文字與徽標或線條混合使用的情況並不常見。而正文中的彩色文字會使閱讀變得極其困難。可以使用線條來分隔章節或區分頁首和頁尾。這些線條應細且顏色淺，以匹配文字，並且不會給文件帶來不必要的視覺重量。
當這些元素使用得當且得體時，它們會為文件增添趣味和專業性。使用視覺效果和組織元素補充資訊有助於引導讀者瀏覽文件。
- 保持資訊簡潔。
- 使用簡短的段落。
- 使用主題行指定你的資訊。
- 使用標題標識資訊的各個部分。
- 避免使用分散注意力的顏色和背景。