專業和技術寫作/報告
商業報告用於向其他企業和投資者傳達公司的成功和未來計劃。因此，商業報告對每個公司都至關重要。通常，商業報告以正式的引言開頭，說明公司旨在解決的問題。然後，報告的主體給出用於解決這些問題的事實和假設。結論將總結所有內容並給出未來業務活動中要達成的目標。
撰寫商業報告時，務必牢記以下技巧
- 瞭解將閱讀報告的受眾。
- 使用專業、客觀的商業風格。
- 包含證明您陳述的事實資訊。
- 將這些事實資料組織成易於閱讀的圖表和圖形。
- 保持所有部分組織良好，並易於導航。
應在寫作過程的早期確定報告的受眾。需要對受眾的背景、知識和對資訊的需要進行描述，以使報告可用。還應確定受眾為什麼要了解這些資訊。是什麼情況導致對這些資訊的需要？在寫作過程的早期回答這些問題時，作者將能夠預見讀者可能提出的問題。
編寫商業報告時請記住，它需要抓住讀者的興趣。為了實現這一目標，必須注意整體設計。應該有足夠的事實資訊使報告具有可信度，但不要使用太多枯燥的技術語言，以免讀者在第一頁就失去興趣。透過穿插圖表、圖形和圖片，作者將增加報告抓住讀者興趣和注意力的可能性。
從一張引人注目的圖片或問題開始報告總是很有益的。這可能會說服讀者繼續閱讀以找到答案或檢視圖片如何融入整個報告。之後，務必包含事實資料。如果可能，在整個過程中詢問讀者問題。這使得讀者可以更多地參與整個過程，從而保持他們的注意力。撰寫商業報告時應假設讀者對公司知之甚少，因為這些報告由組織內外的人員閱讀。商業報告應該具有連貫的資訊，以便讀者不會得出錯誤的結論。
在報告中包含圖形非常重要。圖形是對資訊的視覺描述，讀者可以輕鬆理解。在許多工作環境中，受眾是時間有限的商業專業人士。各種圖形可以幫助快速傳達相關資訊。在建立圖形時，務必採用以讀者為中心的做法。考慮您的受眾以及您想要傳達的資訊。圖形示例包括
- 餅圖：餅圖對於顯示整體的不同部分或劃分很有用。例如，顯示公司哪些部門的支出佔公司總支出的百分比。
- 條形圖：條形圖可用於顯示資料不同特徵的數量或發生頻率。
- 趨勢圖：趨勢圖顯示資料如何隨時間分佈。趨勢圖也稱為 X/Y 散點圖。
- 圖片：圖片和插圖在手冊或說明中很有用，可以顯示您正在寫作的主題。它們還可以使文件更有趣、更引人入勝。
圖形是報告寫作中的強大工具，但並不總是合適的。如果沒有合適的位置在報告中放置圖表或其他圖形，請勿強迫新增。不必要的圖表不僅會使報告雜亂無章，還會降低您的可信度。請注意，確保您選擇的圖形傳達您想要的資訊和資訊。
一份好的報告包含支援報告目的的事實細節。在選擇這些細節時，請牢記讀者，因為太多技術細節可能難以理解。這些細節應該支援報告的目的，並且是讀者被說服所必需的。
在撰寫商業報告或任何需要事實資訊的報告時，進行研究非常重要。透過使用可信的資訊，您將建立信譽、滿足讀者的需求並說服您的受眾。以下是進行研究的 5 種方法。
利用您的記憶力和創造力來探索想法
• 頭腦風暴、自由寫作或建立流程圖、矩陣或叢集草圖
網際網路
• 使用搜索引擎或網際網路目錄。在操作過程中，請務必確保正確引用，並且您從中獲取資訊的網站是可信的來源，而不僅僅是博主個人的觀點。
圖書館
• 使用索引、參考文獻、政府檔案或計算機化全文來源
面試
• 進行面對面面試或電話面試。確保您瞭解這個人或有推薦信。一般來說，當電話不是“冷冰冰的”時，人們更願意安排面試。
調查
• 進行調查以從一大群人那裡獲取資訊。處理結果時，請記住您調查的物件，看看結果是否會產生偏差。
從其他來源借用資訊需要引用。報告可以使用引用的各種方法。最重要的是確保包含引用。您不僅會在大學因剽竊而失去信譽，還會被原始作者起訴和罰款。