商務信函

商務信函是寫給專業環境中個人或群體的書面資訊。當作者希望正式和專業時，會使用商務信函。信函的長度可能因作者的寫作目的、意圖和信函資訊而異。信函可以寄給任何人，包括但不限於：客戶，經理，代理機構，供應商和其他商業人員或組織。重要的是要記住，任何商務信函都是相關方之間的法律檔案。這些檔案可以儲存長達七年，因此所有資訊必須真實合法。

商務信函與其他信函的區別

區分商務信函和其他信函的主要區別在於，商務信函是一份法律檔案。作者將對信函中寫的內容承擔責任。例如，如果在商務信函中宣告專案將在某個日期前完成，那麼該專案必須在該日期前完成。但是，如果專案不能在該日期前完成，可以再寫一封信說明專案進度落後以及原因。因此，商務信函的寫作方式必須不同於個人使用的信函。

商務信函主要用於請求或提供資訊，達成協議，進行或延續對話，以及討論之前的談判。商務信函可以歸類為私人信函，但通常不會傳播給其他人，而是隻供參與者檢視。因此，商務信函需要清晰、集中和切中要害。在撰寫商務信函時，作者應避免插入個人故事。

商務信函需要簡潔明瞭。過於冗長是這種寫作形式最大的弊端。保持句子簡短和精確。避免過度使用形容詞和副詞，這些詞會分散對資訊焦點的注意力。將信函內容從最重要的主題到最不重要的主題進行組織。信函內容應具有說服力且可用。信函的語氣應正式且專業。

此外，在商務信函中，最好使用“我”和“你”等第一人稱單數代詞。避免使用“我們”等複數代詞，因為它會誤導讀者認為公司支援信函資訊。此外，個人代詞更容易理解，因為它直接指向相關方。

商務信函的格式

使用單倍行距。在商務信函中絕不使用雙倍行距。
使用易於閱讀的簡單格式和字型。
對於塊狀和修改後的塊狀格式，使用單倍行距。
在每個段落之間留空一行。這使得更容易跟蹤信函中主題的改變。

引言

這段應說明你寫信的原因並總結後續段落中的關鍵要點。
包含一個表明你瞭解信函的目標受眾的陳述。

正文

提供有關信函目的的背景或歷史資訊。
談論你正在闡述的關鍵要點。
包括對主要觀點重要性的證明。
列出任何相關的重要日期、討論和對話。
如有必要，提出問題。

結語

總結信函中的主要觀點。
如果相關，重述問題和解決方案。
包含截止日期。
提供聯絡方式（電子郵件、電話號碼、傳真等）。

結束語/結束語塊

始終在信函末尾使用結束語。“此致”是商務信函中最安全的結束語。在列印的商務信函中，在結束語之後，應留出空間以便用筆簽名。這將使原本平淡的信函更具個性。這是紙張上唯一的筆跡，因此請確保簽名清晰。在此個人簽名下方應打出你的姓名，以便於閱讀。之後，你可以新增讀者可能需要了解的其他任何內容。這可能包括任何內容，從職位、身份、文件底部附有副本的註釋，到其他聯絡方式，如電子郵件地址或商務電話號碼。

在結束任何商務檔案時，務必考慮你的受眾。尊重和專業是結束語的兩個重要要素。你必須記住，每個僱主、老闆或同事可能對什麼是適當的結束語有不同的期望。一些被認為是專業的通用結束語包括

此致
敬禮
您的
最佳

這些應用於你與之沒有關係的人，新同事，潛在客戶，或者發給大量人員的電子郵件。當你向你熟悉的人傳送商務檔案時，你的結束語應有所改變。考慮使用專業的結束語，不要太正式。例如

此致
敬禮
謝謝
敬上
祝好

如果你不確定應該使用哪種結束語，簡單的“謝謝”或“感謝”始終是合適的。

商務信函寫作技巧

除非另有指示，否則正式稱呼讀者（先生、小姐或夫人）。
避免使用縮寫，如“it's”和“won't”。“It is”和“will not”更專業。
儘可能將信函寄給具體的人，而不是公司，這樣就不會被丟棄。
如果使用讀者的姓氏，則在稱呼後面使用冒號；如果使用讀者的名字，則使用逗號。
如果檔案與公司事務相關，請使用公司抬頭以使檔案更專業。
使用主題行以使讀者能夠快速瞭解文件的內容。
在結束語和文件電子簽名之間，在底部用墨水整齊地簽名。
如果信函沒有佔滿整頁，請確保信函內容位於頁面中央，並且文件平衡。
務必列出你將傳送副本的人，這樣就不會遺漏任何人。
使用“我”和“你”等特定代詞是可以的，但使用“我們”時要小心。這是因為這可能會讓你所在的公司對你所寫的內容負責。