專業和技術寫作/商務溝通/備忘錄
備忘錄或備忘錄是記錄有關主題的事件或觀察結果的通訊記錄。備忘錄通常在商業環境中用作內部辦公工具，可以服務於多種目的。如今，電子郵件可以被認為是一種常見的備忘錄型別。例如，它們會提醒需要解決的問題，它們會向客戶和其他同事更新正在進行專案的進展，最後，它們會向同事提供與正在進行的專案相關的問題的解決方案。它們是提供簡潔的傳遞方式的好工具。記住要保持簡單。
從一開始就具體說明，告訴讀者備忘錄的主題是什麼，以及它是什麼建議、進度報告、問題或結果。主題行是讀者拿起備忘錄後首先會看到的內容之一。因此，主題行需要提供資訊，以便讀者在檢視備忘錄時立即瞭解他們正在閱讀的內容。
與主題行一樣，前幾句話需要詳細說明備忘錄的主題和目的。這將使讀者直接進入資訊，避免浪費時間在冗長的引言上。不要浪費時間和空間在不相關的 資訊上，直接進入手頭的問題。
備忘錄始終採用對話風格，使用“我”、“你”和“我們”等詞語。說“我想讓你做這個”聽起來更自然，也更個性化，因為你是在和一個特定的人交流。為了讓別人採取行動，請使用主動語態而不是被動語態。寫的時候就好像你面對面和對方說話一樣。可以使用縮略詞，但不要使用可能被讀者誤解的俚語或短語。另一方面，要保持文件適合工作場所環境。記住：備忘錄是正式檔案。 雖然技術寫作不應聽起來像學術寫作，但也應該不聽起來不專業。備忘錄是商業檔案，反映了企業的形象。它也是一份可以儲存多年，並在特定情況下用作參考的法律檔案。它需要保持正式和專業。同事、上級和客戶不希望這份檔案過於隨意，因為它可能被解讀為不尊重。永遠不要像你與朋友交談一樣開始備忘錄，使用“嘿”和“嗨”之類的詞語。你總是希望使用專業的開頭開始備忘錄，例如“你好”或“尊敬的”等等。即使你寫備忘錄的物件是你的密友，這同樣適用。
避免使用讀者可能不瞭解的詞語。語言應該簡單，但不應過於簡單。與其寫“根據您的請求”，不如考慮使用更隨意的表達方式，例如“如您所請求”或“如您所願”會更合適。要簡明扼要。
透過堅持重要的主題來直奔主題，同時避免使用空洞的形容詞。沒有人喜歡在時間有限的情況下不得不閱讀字裡行間的意思。在詞語選擇方面要誠實，不要聽起來囉嗦或自命不凡。只有在有助於使備忘錄簡潔，並且你確定讀者會理解該行話的情況下，才使用行話。你的英語老師都會不同意，但在商業中，簡短而甜蜜是備忘錄的標準。
在傳送備忘錄之前，請花一些時間確保你已經涵蓋了所有正確的資訊。仔細核對姓名、日期和專案/主題的具體內容，以確保所有內容準確且最新。請記住，任何書面商業檔案都是具有法律約束力的，這意味著備忘錄中的所有內容都必須準確。確保你檢查了你的拼寫，因為電腦程式中的拼寫檢查並不總是可靠的。
儘量避免使用諸如“對於由此造成的不便，我們深感抱歉”或“請隨時致電”之類的短語。對於某些讀者來說，過多的此類短語可能顯得不真誠或陳腐。你可以誠實，而不必聽起來像個孩子。不要過度使用陳詞濫調；相反，要確保表達你的意思，並在適當的時候真誠地道歉。
撰寫備忘錄時，請記住你的讀者。實現以讀者為中心的備忘錄的一條技巧是假裝你正在與備忘錄的收件人進行面對面交流。再次強調，要確保你保持專業，但同時也要透過清晰簡潔的表達將你的意思傳達給你的受眾。
備忘錄通常以問題陳述或已找到的解決方案開頭。將你希望讀者從備忘錄中獲得的資訊放在最上面，然後在備忘錄正文中繼續詳細說明。這被稱為倒金字塔式寫作。這種寫作風格很重要，因為讀者通常只花時間瀏覽備忘錄。將最重要的資訊放在文件開頭，確保讀者理解文件的目的。如果備忘錄不是這樣寫的，大多數讀者會錯過重要的主題。這主要是因為他們在瀏覽文件中間部分，沒有認真閱讀備忘錄。另一個考慮到備忘錄瀏覽的工具是使用專案符號、表格和列表。這些方法有效，因為它們總結了專案的當前情況，併為將來參考提供了清單，例如截止日期。讀者可以輕鬆地訪問專案符號，並能快速簡潔地向讀者傳達重要資訊。
告知讀者誰收到了你撰寫的備忘錄是一種禮貌。這樣，讀者就會知道知情受眾是誰，以及誰擁有這些資訊。這使讀者能夠準備好解釋情況並回答尚未透過備忘錄告知他人的問題。
就像簽署信件一樣，在要郵寄的備忘錄上籤署首字母，就像是你對備忘錄的認可印章。
- 備忘錄的基本結構是：問題陳述、討論問題存在的原因、建議的行動方案和你的結論性陳述。
有必要解釋你為什麼想做某事，但要確保不要過度解釋。備忘錄應該簡明扼要。讀者不會閱讀整個文件，因此備忘錄需要能夠輕鬆地瀏覽。
將每段限制在約五行或更少。將每個理由放在單獨的段落中，而不是把它們堆在一起。如果段落太長，讀者的注意力就會分散，文件的目的就會消失。人們在閱讀文件時會自然地瀏覽並尋找關鍵詞來集中注意力。如果段落很長，他們就會更少地尋找關鍵詞，並試圖更快地瀏覽它。
以行動號召結束你的備忘錄。很簡單；如果你希望在週五下午 3 點之前收到回覆，那就說出來。這會讓讀者有義務給你回覆。
備忘錄的結尾就像簽署行一樣簡單。簽署行需要包含聯絡電話、電子郵件地址，如果你的公司有網站 URL，也應該包含在內。結尾行可能不需要，這取決於你和收件人的關係。
確保你以以下格式寫日期：月份用書面形式（例如，十二月），然後是數字格式的日期，最後是數字格式的年份。這種格式很重要，這樣就不會混淆日期。如果備忘錄傳送到另一個國家，日期就不會被誤解。
備忘錄是法律檔案。這就是為什麼以專業的方式撰寫它們很重要。日期不僅對公司內部的員工有益，而且在發生訴訟的情況下也有益。日期可以作為一種記錄形式。此外，備忘錄應始終準確和誠實。不要陳述你知道不準確的內容。確保始終核實你的事實。如果企業被起訴，備忘錄可能需要在法庭上出示。這些檔案需要正式、準確、商業化，因為它們可以提供證據證明某件事是否發生。
檔案的合法性也提高了備忘錄中專業性的重要性。不要包含暱稱或內部笑話。如果包含笑話，法庭可能會認為這是人們之間使用的程式碼，並可能成為法庭系統的一個危險訊號。如果這些檔案在法庭上被閱讀，就會對公司產生負面影響。此外，為了保護自己，不要承諾任何其他人，除非已經達成一致。
在公司環境中鍵入備忘錄時，備忘錄的頂端應包含公司名稱以及它是辦公室備忘錄，僅供辦公室分發。如果不是這樣，你的備忘錄將像這樣開始
- 收件人
- 發件人
- 日期
- 主題
請記住，冒號後面的資訊需要彼此對齊。為此，你需要使用製表符。如果你熟悉 Microsoft Word，可以使用標尺上的左製表符來完成此操作。
示例草稿
- 收件人： Candace Harris
- 發件人： Candace Seay
- 日期： 2000 年 1 月 1 日
- 主題：參加年度野餐
- 收件人： Candace Harris
在主題行之後，使用雙空格，然後開始備忘錄正文。在備忘錄中，不要縮排段落，只需在每個段落之間雙空格。
要記住的一件事是，大多數備忘錄只有一頁長，但如果你超過一頁，則需要在第二頁上新增頁首。頁首將包含你的姓名、頁碼和日期。
非正式辦公室備忘錄的結尾可能只包含發件人的姓名。如果它是一個更正式的備忘錄，那麼這個人應該寫下他們的全名，以及他們的職位和聯絡方式。習慣上，在備忘錄頂部列印的姓名旁邊用手簽署首字母。
示例草稿
- 約翰，
- 還有幾項額外費用會減少淨收益金額。這些費用包括租金、用品和折舊。因此，公司似乎沒有盈利，這在小企業運營初期很常見。控制支出並增加收入應該會使未來期間的淨收益增加。每個月為接下來的年度準備一份現金流量預算，以便決定如何克服潛在的現金短缺，也很有用。
- 簡
- 收件人： John Doe
- 發件人： Jane Doe
- 日期： 2000 年 1 月 1 日
- 主題：加入我們參加年度野餐
- 約翰，
- 還有幾項額外費用會減少淨收益金額。這些費用包括租金、用品和折舊。因此，公司似乎沒有盈利，這在小企業運營初期很常見。控制支出並增加收入應該會使未來期間的淨收益增加。每個月為接下來的年度準備一份現金流量預算，以便決定如何克服潛在的現金短缺，也很有用。
- 簡