專業和技術寫作/設計/附錄
附錄是專業商業檔案以及任何其他長篇文件的重要組成部分。它可能包含以下一項或多項：附錄、參考文獻、引用作品、參考資料、尾註、詞彙表、符號列表或索引。這些元素用於引用來源、對罕見詞語進行定義，併為讀者提供主題列表及其在文件中的位置。並非所有讀者都會閱讀所有內容，但它們仍然是需要包含的重要部分。附錄是為想要了解更多資訊的讀者準備的。您可以根據具體情況決定在文件中新增更多內容或更少內容。
附錄如何增強文件
- 引導讀者找到他們需要的資訊
- 擴充套件文件中的資訊
- 引導讀者閱讀有關該主題的其他文件
附錄用於提供有關未包含在論文正文中的特定主題的更詳細的資訊。附錄用於向讀者提供不需要出現在文件正文中的額外資訊。這不是必要資訊，但對於某些讀者來說，根據他們的專業或閱讀報告的背景，他們可能會發現它很有趣或有用。在文件正文中將有一個引用，引導有興趣的讀者閱讀補充資訊。附錄也可以成為以更直接的方式找到參考材料的簡單方法。在文件的末尾列出了與正文中的引用相對應的一系列標題。附錄的另一個用途有時會伴隨論文中出現的圖表。此外，附錄可能包含用於推匯出文件正文中給出的導數的計算。
附錄應在文件中單獨列出一個部分，並在頂部標記為“附錄”。每個附錄應包含在目錄中。如果有多個附錄，則應以與它們在論文正文中出現的順序相對應的方式進行排列。每個新附錄應從新的一頁開始。附錄還應以顯示順序的方式進行標記。例如，它們可以標記為：附錄 A、附錄 B、附錄 C 或附錄 I、附錄 II、附錄 III，阿拉伯數字也是可以接受的。這樣，在查詢資訊時，應該可以輕鬆地從論文正文導航到附錄，反之亦然。
附錄中可以找到內容的示例
- 計算
- 資料分析
- 圖表
- 圖形
- 照片
- 地圖
- 調查
- 個人反思
- 訪談
這些元素用於引用用於撰寫文件的資訊。始終引用資訊的主要來源非常重要。書籍、雜誌文章、作者網頁和其他印刷材料最常用於收集資訊。參考資料、尾註和參考文獻放在文件的最後。
參考文獻用於引用文件中使用的來源。它們出現在任何文件的末尾。文件中使用的任何參考資料都應在參考文獻中記錄。它們以列表的形式編寫，有些是編號的，而有些則是按字母順序排列的。這使讀者可以查詢有關該主題的更多資訊，並表明所使用資訊是可信的。所有型別的作品都可以出現在參考文獻中，包括：網站、書籍、文章、雜誌、報紙、演講、訪談、影片、部落格等等。
建立參考文獻時可以使用許多不同的格式。科學文件中最常用的風格之一是 APA，它將在本頁的後面討論。但是，所有文件風格都要求一些相同的資訊。參考文獻引用應包括
- 作者
- 標題
- 出版商
- 出版日期
引用可以輕鬆地使用 Microsoft Word 和許多其他文字處理器中包含的參考工具插入到文件中。此工具允許您將有關來源的資訊插入簡單的表單並插入參考文獻。該工具將根據使用者選擇的樣式自動格式化資訊。
尾註必須在文件和尾註引用中按數字列出。即使您之前在文件中列出了相同的引用，每個尾註也應該有一個新的數字。尾註數字必須是上標的。在文字中，在引用的引文或參考資料後立即新增一個上標數字，中間沒有空格。尾註必須新增到文件末尾的單獨的尾註或註釋頁面上，位於引文作品或參考文獻頁面之前。以下是一個包含尾註和尾註引用的文字示例
禁忌的許多方面：世界圖書百科全書將禁忌定義為“法律或文化禁止的行為、物體、人或地方”。1 一本關於神秘學方面的百科全書指出，禁忌存在於許多其他文化中，包括古代埃及人、猶太人和其他民族。2 瑪麗·道格拉斯分析了各種文化中禁忌的許多方面和解釋。她指出，“禁忌”這個詞源於波利尼西亞語，意思是宗教限制。3 她發現“禁忌源於社會邊界，並支援社會結構”。4 關於馬戲團中的畸形表演，羅森伯格觀察到，那些擁有不尋常特徵並願意公開展示這些怪異特徵給旁觀者的人，透過跨越“社會接受與排斥之間的最終界限”而成為“現代禁忌破壞者”。5 在傳統的英國東非，在青春期到結婚之間，年輕的阿肯巴女孩必須與自己的父親保持迴避關係。6 從現代社會看待禁忌，馬文·哈里斯給出了一個有趣的例子，說明了文化唯物主義在印度不吃牛肉禁忌中的應用。7
1 Alan Dundes，“禁忌”，世界圖書百科全書。2000 年版。2 “禁忌”，Occultopedia：神秘學和知識百科全書，網站由 Marcus V. Gay 建立和設計，2005 年 1 月 18 日 <http://www.occultopedia.com/ t/taboo.htm>。3 瑪麗·道格拉斯，“禁忌”，人、神話與魔法，理查德·卡文迪什 編，新版，21 卷（紐約：卡文迪什，1994 年）2546。4 道格拉斯 2549。5 Kelly Rothenberg，“紋身的人在現代社會中的禁忌形象”，1996 年，BME/Psyber City，2005 年 1 月 18 日 <http://bme.freeq.com/tatoo/tattab.html>。6 西格蒙德·弗洛伊德，《圖騰與禁忌》（紐約：蘭登書屋，1918 年）17。7 馬文·哈里斯，“印度神聖牛的文化生態學”，《當代人類學》1992 年，7：51-66，引自麥克格拉斯，“生態人類學”，人類學理論：學生為學生準備的指南，2001 年 10 月 19 日，阿拉巴馬大學，2005 年 1 月 18 日 <http://www.as.ua.edu/ant/Faculty/Murphy/ecologic.htm>。
參考資料應出現在論文的末尾。它提供了讀者定位和檢索論文正文中引用的任何來源所需的資訊。論文中引用的每個來源都必須出現在您的參考資料中；同樣，參考資料中的每個條目都必須在您的文字中引用。
參考文獻應從正文內容的下一頁開始；在頁面的頂部居中位置標註“參考文獻”（標題不要加粗、下劃線或引號）。
APA 格式的基本規則
• 參考文獻列表中每個條目第一行之後的行都應該從左邊緣縮排半個英寸。這被稱為懸掛縮排。
• 作者姓名倒置（姓氏在前）；如果一篇作品有三個到七個作者，請列出所有作者的姓氏和首字母。如果作品有超過七個作者，列出前六個作者，然後在第六個作者姓名後使用省略號。在省略號之後，列出作品的最後一位作者的姓名。
• 參考文獻列表條目應按每個作品的第一作者的姓氏字母順序排列。
• 如果你有多篇來自同一作者的文章，單作者參考文獻或多個作者參考文獻（作者完全相同且順序完全相同）應按出版年份排列，從最早的開始。
• 當引用任何非期刊作品時，例如書籍、文章或網頁，只需將標題和副標題的第一個詞的第一個字母、冒號或破折號之後的第一個詞的第一個字母以及專有名詞的首字母大寫。不要將連字元複合詞中的第二個詞的首字母大寫。
• 將期刊標題中的所有主要詞語大寫。
• 將較長作品的標題（例如書籍和期刊）斜體化。
• 不要斜體化、下劃線或將較短作品（例如期刊文章或文集中的論文）的標題放在引號中。
在寫作中，尤其是專業檔案，你將使用讀者不熟悉的詞語。如果你的文字中出現了一個不熟悉的詞語，並且使用的次數很少，你可以在使用該詞語旁邊直接描述其含義。當你在整篇文字中使用不熟悉的詞語時，你必須在術語表中新增一個定義，因為在整篇文字中不斷重複說明定義會非常繁瑣。在專業領域，例如科學領域，你的讀者可能無法理解那些專業術語的定義。使用術語表可以讓你提供一個定義，讀者可以輕鬆地找到它，如果他們需要的話。
類似於不熟悉的詞語，專業寫作中也會使用不熟悉的符號。如果這些符號在整個文件中都有使用，則應該在文件的末尾新增一個符號列表。在建立符號列表時，應該易於瀏覽。一些促進易於瀏覽的方法是按字母順序排列符號。此外，你應該將符號列表建立為兩列，左側為符號，右側為對應的字母以及符號的定義或含義。
索引是一種有用的溝通技巧，當你的寫作內容太長，以至於你的讀者無法快速瀏覽時，就可以使用。索引為你的讀者提供了一條快速路徑，可以輕鬆地訪問某些詞語或短語。在為專業文件建立索引時，確定你的讀者想要查詢的型別資訊。這可能還需要你查詢相同含義的詞語。這項工作與線上搜尋查詢類似。這些搜尋查詢為許多可搜尋的詞語提供結果。例如，如果來自不同背景的兩個人都在索引中查詢答案，你必須考慮到這些人可能在查詢不同的詞語。索引需要考慮其讀者和他們可能在查詢的詞語選擇。
桌面出版軟體也可以幫助你建立索引，方法是製作一個你出版物中使用的詞語的字母順序列表。從這些列表中，你可以看到常用的詞語，並提供你的讀者可能在搜尋的其他詞語的替代方案。