文件組織

在專業的商業或職業文件中，組織對作者和讀者都至關重要。每個文件都有普遍接受的特定組織標準。編寫文件時請務必遵循公認的版式。

有不同的風格可以用來適應特定的情況。以下是可能的技巧

分類

在工作中，你可能需要寫一些特定的事實。為了組織這些事實，你可以使用一種叫做分類的策略。在分類中，你將材料排列成相關的專案組，這些專案組滿足以下標準

每個專案都在一個組或另一個組中，每個專案都符合。
每個專案只有一個位置。如果有兩個位置，資訊就會變得冗餘。如果它屬於兩個位置而只放在一個位置，資訊就很難找到。這兩種情況都不理想。
這些分組應該便於讀者瀏覽。應該將一起使用的專案分組在一起。

正式分類

在正式分類中，根據分類原則對專案進行分組——也就是說，根據每個專案都具有的某些可觀察到的特徵進行分組。通常，會有多個分類原則可供選擇。要在這些潛在的分類原則中進行選擇，必須考慮受眾使用資訊的方式。在分類中，大型群體可以組織成子群體。正式分類有兩個主要準則

選擇適合你的讀者和目的的分類原則。
只使用一個分類原則。

非正式分類

然而，非正式分類可以幫助你建立以讀者為中心的溝通，當你需要組織大量專案的相關資訊時。你會發現根據正式分類所必需的客觀特徵型別對它們進行分類是不可能或不可取的。

例如，卡爾文需要組織他的分析，這是他的僱主要求的對重型裝置行業三個行業期刊的廣告進行分析。卡爾文可以透過根據客觀特徵（例如，它們的大小或使用的字數）對廣告進行分組來建立正式分類。相反，他根據廣告所使用的廣告訴求型別對它們進行了分類。“廣告訴求型別”不是一個客觀特徵。定義廣告的訴求需要主觀的解釋和判斷。卡爾文使用這種非正式分類，因為它最符合他的讀者的目標，即規劃他將在今年晚些時候開始在三個期刊上刊登廣告時使用的廣告策略。

與正式分類一樣，非正式分類使你能夠以實現以下目標的方式組織溝通

每個專案只有一個位置
這些分組對你的讀者有用

比較

在商業中，你將定期進行比較。通常出於以下原因之一

幫助讀者做出決定工作場所是一個充滿選擇的領域。人們不斷地在行動方案、競爭產品和替代策略中做出選擇。為了幫助他們做出選擇，員工經常以書面形式比較這些選項。

幫助讀者理解研究結果許多工作場所研究集中在兩個或多個專案或群體之間的差異和相似之處，例如：人、動物、氣候等等。為了解釋這類研究的結果，研究人員將他們的結果組織成比較。

有兩種組織比較的模式，分別是分隔和交替。這兩種模式都包含相同的內容，但以不同的方式排列。考慮你的讀者將如何使用你的資訊來選擇交替模式或分隔模式。由於交替模式是圍繞標準組織的，因此當讀者希望在備選方案之間進行逐點比較時，它是理想的選擇。分隔模式非常適合讀者希望在一個地方閱讀每個備選方案的所有資訊的情況。通常，當每個備選方案的總體性質和細節都可以在很短的篇幅中描述時，就會出現這種情況。無論你選擇交替模式還是分隔模式，你通常可以透過結合兩種型別的初步資訊來幫助你的讀者

標準說明。此資訊使讀者從一開始就知道比較的相關要點是什麼。

備選方案概述。此資訊在讀者專注於提供的詳細資訊之前，讓他們對每個備選方案的概貌有一個大致的瞭解。