專業和技術寫作/設計/概述
您用視覺元素構建您的溝通：您在頁面淺色背景上的文字、句子和段落的深色標記，以及您的圖畫、圖表和表格。您的讀者在閱讀和理解您的資訊之前，會看到這些元素的視覺設計。他們所看到的東西對您溝通的成功，對它的可用性和說服力具有強大的影響。
以下是良好設計如何增強可用性的方法。
• 良好的設計有助於讀者理解您的資訊。
• 良好的頁面設計有助於讀者快速查詢資訊。
• 良好的設計有助於讀者注意到高度重要的內容。
以下是良好設計如何影響讀者態度，從而提高溝通的說服力的幾種方法。
• 良好的設計鼓勵讀者對溝通本身產生好感。
• 良好的設計鼓勵讀者對溝通主題產生好感。
由於頁面設計對您溝通的可用性和說服力有如此重大的影響，因此您應該以與起草文字和圖形時相同的以讀者為中心的方式來處理設計。不斷地考慮您的讀者，包括他們是誰，他們想從您的溝通中得到什麼，以及他們在什麼情況下閱讀。
以專業圖形設計師的方式思考頁面設計的構建塊很有幫助。當他們看到一個頁面時，他們會看到六個基本元素。
• 文字。段落和句子。
• 標題和主題。您溝通部分的標籤。
• 圖形。圖畫、表格、照片等等——包括它們的標題。
• 空白。空白區域。
• 頁首和頁尾。在多頁文件中出現在每一頁頂部或底部的專案，例如頁碼。
• 物理特徵。這些包括紙張，它可以有許多形狀和尺寸，以及裝訂，它有許多形式。
規劃
- 確定圖形將提高您的溝通可用性的位置。
- 確定圖形將提高您的溝通說服力的位置。
注意：確保不要在會改變文件/溝通流程的區域新增圖形。在段落或文件中的其他邏輯斷點之間新增圖形。
選擇
- 選擇最能支援讀者任務的圖形型別。
- 選擇能有效影響讀者態度的圖形型別。
- 選擇最能支援您的論點的圖形型別。
設計
- 設計易於理解和使用的圖形。
- 設計它們以支援您的讀者任務。
- 設計您的讀者會覺得有說服力的圖形。
- 保持圖形足夠簡單以方便使用。
- 清楚地標記內容。
- 為您的圖形提供資訊性的標題。
- 使用關於圖形的簡要結果摘要或說明進行說明。
使用顏色
- 使用顏色來支援您的資訊。
- 使用顏色來強調，而不是裝飾或過於分散正文的注意力。
- 選擇顏色方案，而不僅僅是單個顏色。
- 在文字和背景之間提供高對比度。
- 選擇具有適當關聯的顏色。
- 限制顏色的數量。
- 使用顏色來統一整個溝通。
與文字整合
- 首先在文字中介紹每個圖形。
- 告訴您的讀者您希望他們從圖形中得出什麼結論。
- 提供讀者理解和使用每個圖形所需的所有解釋。
- 將每個圖形放置在其引用的附近。
針對國際受眾
- 如果可能，請與其他國家的人員檢查您的圖形以確保清晰度。
- 在計算機系統之間相互轉換時，請檢查您的圖形是否存在技術問題。
道德地使用圖形
- 避免可能誤導讀者的元素。
- 獲得每個不在公共領域的影像的版權所有者的許可。
- 對參與圖形開發或研究的所有人員進行署名。
- 確保圖形將使整個文件受益，而不僅僅是新增不必要的雜亂。
1 來自 Paul V. Anderson 的《技術溝通：以讀者為中心的方法》