專業與技術寫作/設計/表格

有效的表格

為什麼使用表格？

表格是透過視覺方式展示資料的有效方法，使讀者易於理解。表格用於報告在文字中難以描述的資料，並揭示資料中的趨勢和模式。此外，在許多情況下，包含表格比試圖透過文字解釋更有益。如果讀者可以瀏覽表格，而不是閱讀冗長的段落，他們更有可能獲取所有資訊。商務寫作中不需要太多文字。在許多情況下，資訊可以分解成易於閱讀的表格，這將有效地利用您的受眾的時間和注意力。在表格或圖表中新增顏色是使您的設計更具吸引力的絕佳方式。

在商業環境中，您將需要編寫有關資料的通訊，例如您執行的測試結果、您計算的成本或您收集的生產資料。在這些情況下，許多人發現從製作將在其通訊中包含的表格開始其寫作過程是有幫助和有益的。然後他們可以開始解釋資料，並記下資料對受眾的意義和重要性。表格也是一個很好的比較工具，可以幫助說明為什麼您的公司可能比競爭公司或團體更好。

表格或圖表？

選擇正確的媒介來準確地顯示您的資料非常重要。當表格用於查詢單個值、比較單個值以及必須精確顯示資料時，表格效果最佳。圖表更適合以形狀的形式顯示關係或趨勢。另一個很好的指導原則是，相關資料始終包含關係，例如比較、分佈或偏差。[www.analyticspress.com, 設計有效的表格和圖表]

有效的表格中包含什麼

一般指南

實驗通常涉及大量資料，因此選擇相關資料來呈現在您的表格中。將文件中的表格數量限制為傳達給讀者趨勢或模式的表格。以下是一些需要遵循的更多指南

• 建立表格以便在不參考文字的情況下就能理解。

• 避免在表格中間斷頁，也不要在表格周圍環繞文字。

• 如果表格已釋出，請確認來源，並在必要時獲取版權許可。

• 在單獨的頁面上顯示每個表格[舊金山編輯，制定有效的表格和圖表步驟]

• 表格中不要使用超過六行或六列，因為資料會很擁擠，難以理解。

• 使用無襯線字型，如 Arial、Verdana、Helvetica 或 Univers，使數字更容易閱讀。

• 使用空白分隔行和列，以提高可讀性並增強視覺效果。

• 包含簡明扼要的標題，快速概括表格的目的。

• 正確對齊資料。單詞和標籤應居中對齊或左對齊，數字應右對齊。

[De Rossi，如何建立有效的表格]

表格編號

對錶格進行編號可以幫助您的讀者瀏覽您提到的數字。這將使您的文件井然有序且易於理解。

• 如果您在文件中有多個表格，您應該對錶格進行編號。這將使您的受眾能夠輕鬆地在您的文件中瀏覽，不會有任何混淆。

示例：表格 1：在此處包含表格的簡要說明。如果您從其他地方獲取表格並在您的文件中使用，請確保引用來源。

• 表格編號也可以包含在目錄中，以便於查詢。

標題

標題可以幫助區分您的表格和其他圖表。標題至關重要，因為它讓讀者瞭解表格的內容。

• 每個表格都應該有精確而具體的標題。

• 標題應清晰顯示且易於閱讀。

• 可以使用副標題顯示更多資訊。

單位

包含單位至關重要，因為這會告訴您的讀者關於特定測量的資訊。單位可以幫助使您的表格更具說服力。

• 確保包含單位，無論是在標題中還是在每個數字/測量值之後。

• 使用相關單位，使表格易於閱讀。如果您要測量不同昆蟲標本樣本的質量，請使用毫克而不是千克。

• 如有必要，請包含不確定度或精度。在標題中，在變數名稱之後，將單位和不確定度放在括號中。例如，質量（+/- 0.01 克）。

• 使用不同的單位會改變表格的有效性，並可能使表格顯得有利於您。

行和列標題

• 使用精確的標題。

• 按最合理的順序排列標題，以便讀者最容易理解。

顏色

表格的設計可以幫助增強讀者對正在比較的資訊的理解。顏色是區分資訊的一種方式。表格的格式應該一致。這使您的表格看起來更專業、更有條理。

• 在表格中也要保持文件的配色方案。整個文件應在視覺上具有吸引力。
• 避免使用難以閱讀的顏色。這會讓讀者感到疲勞。
• 最多選擇三種顏色。顏色過多會讓讀者感到困惑。
• 如果顏色代表特定的資料集，請包含一個圖例。這有助於讀者區分您的資訊。

資料

• 無用實驗資料的表格無關緊要。相反，應包括讀者感興趣的結論和結果表格。

• 儘可能地四捨五入數字。讀者不會關心電壓是否為 4.8993612 V，因此只需寫成 4.90 V。

• 將表格中的資料居中對齊。

• 避免歪曲資料。在插入表格時，務必始終對資料保持誠實。例如，假設您想向董事會展示您的股票價值已上漲，但實際上只上漲了五美分。透過將圖表或表格的軸設定為一美分的刻度，並且只有 10 個數據點，很容易歪曲這些資料。這樣看起來股票價格大幅上漲，但實際上並非如此。永遠不要這樣做。您會被視為不誠實和狡猾，並失去客戶、同事和老闆的信任。

腳註

• 可以使用腳註引用資料來源。

• 將所有腳註放在表格下方。

• 使用字母標記腳註，以避免讀者將其與資料混淆。[1]

來源

在使用非您自己的資料時，請確保包含來源。如果您未在表格中包含來源，這可能會導致法律問題。剽竊他人的作品用於您的文件可能會導致您的企業面臨法律挑戰。來源非常重要，需要包含在內。

• 除非是您自己的資料，否則請識別資料來源。

• 在使用多個來源時，請確保在直接引用之後命名來源。

如何在 Microsoft Excel 中建立表格

Excel 是在報告中以表格形式顯示資料的有效方法。以下是建立 Excel 表格所需的步驟：1. 在 Excel 中輸入您的資料，包括正確的行和表格標籤，並在標籤中包含單位。

此連結會將您帶到一個頁面，該頁面顯示如何在 Excel 中建立表格。 http://www.java2s.com/Tutorial/Microsoft-Office-Excel-2007/0080__Table/CreateaTable.htm

如何製作以讀者為中心的表格的技巧

• 使用額外的空間或繪製線條來幫助組織表格，使讀者的目光能夠高效輕鬆地掃過資料。

• 使用粗體標題、顏色和高亮顯示，突出顯示最重要的資訊。

• 對行和列標題進行排序，以便將標題組織到常見的組中，以便更容易找到想要的資訊。

• 避免資訊過多，不要讓您的表格太大或過於複雜。只包含必要的資訊，如果表格太大，請考慮將其分成兩個或多個單獨的表格。

• 在表格周圍提供邊框，以將表格與文件區分開來。

關於表格的其他注意事項

如果您的文件超過十五頁，您應該準備一個表格和圖表列表，以包含在您的文件中。它類似於目錄，但適用於表格和圖表。這使讀者可以輕鬆地在較長的文件中找到特定的表格或圖表。