專業和技術寫作/道德/文化
如今，大多數工作場所都是多元文化的。工作場所的員工更有可能來自不同的背景，包括文化環境和世界各地。教材《技術傳播》的作者保羅·V·安德森重點強調了文化差異。重要的是要考慮到誰將閱讀文件。
以下特徵顯示了不同文化之間的差異，應該被有效的作者所考慮
- 預期細節量 - 高語境文化，如日本、中國和法國，在寫作中提供很少的細節。高語境文化建立在與人更少、更深層的聯絡之上；文化內部有許多不成文的社會規範和理解。這些文化中的人們期望讀者在閱讀之前對交流有足夠的瞭解。例如，在說明等領域，人們假設讀者有足夠的背景知識或經驗，因此不需要解釋所使用的不同工具或引導讀者完成任何步驟。低語境文化，如美國、英國和德國，人們認為讀者在閱讀之前知之甚少。低語境文化有更多表面的關係；規則被更明確地定義，以便其他人知道如何表現。低語境文化中的人們期望詳細的寫作，解釋整個過程。作者應該考慮他們寫作的文化受眾，這樣讀者不會因為資訊過多或不足而感到冒犯。
- 組織層次結構頂端和底端之間的距離 - 美國和西歐的許多組織在高層管理和低層員工之間存在很大的距離，層級很多。當距離很大時，對上層和下層員工的寫作往往更加正式。在公司組織更加扁平的文化中，層級之間的溝通往往不那麼正式。
- 個人主義與集體主義 - 許多亞洲和南美文化是集體主義的，這意味著人們追求群體目標並關注群體的需求。在像美國和北歐這樣的個人主義文化中，人們更感興趣的是個人成就。作者應該知道他們是在寫給一個“以我為中心”的受眾還是一個“以我們為中心”的受眾。
- 面對面商業溝通 - 當與具有不同文化背景的同事會面時，人們應該注意一些差異。例如，一些文化的人在交談時會站得很近，而另一些人則喜歡保持距離。一些文化的人會進行眼神交流，而另一些人則認為這樣做不尊重。還有一些文化中，員工不會反對上司或向上司反饋，因為這被視為不尊重。在這些文化中，提出問題通常是不可接受的。
- 對直接或間接陳述的偏好 - 美國和北歐的人們更喜歡直接的交流，而日本和韓國的人們則通常更喜歡間接的交流。在美國，當拒絕一個請求時，作者通常會道歉，但會堅定地表明請求被拒絕了。在日本，這種直白可能顯得粗魯。日本作者可能會寫道，決定尚未做出，從而延遲答覆，並期望請求者不再提出要求。在日本，這被認為比直接拒絕某人更禮貌；然而，在美國，這可能會給請求者帶來虛假的希望，請求者可能會再次提出要求。
- 商業決策的基礎 - 在美國和歐洲，商業決策通常是客觀地做出的，考慮成本、可行性、及時性等因素。在阿拉伯文化中，商業決策往往是基於人際關係做出的。作者應該知道，目標導向的方法是否最佳，或者更個性化的溝通是否更可取。
- 對影像、手勢和詞語的解釋 - 詞語、影像和手勢在不同的文化中可能意味著不同的東西。在將檔案傳送給不熟悉的受眾之前，瞭解影像將在另一種文化中如何被解釋至關重要。例如，手勢在世界各地有不同的解釋，因此應儘量避免顯示手的圖形。此外，與宗教相關的措辭可能會引起讀者的反感。“我很榮幸能與你合作”以及其他與宗教相關的評論應該在商業環境中避免。
通常很難確定誰會閱讀你的文件。在寫作之前區分你的受眾很重要。當寫給各種各樣的人時，瞭解他們的文化偏見、假設和習俗至關重要。網上有很多資源可以提供有關世界各地文化的資料。瞭解差異可以減少在進行全球業務時誤解的發生。例如，在美國，日期通常寫成月、日、年，但在其他國家，他們寫成日、月、年。瞭解這一點可以減少對傳送或到期時間以及時間表的混淆。學習有關其他國家的資訊可以幫助你與讀者建立聯絡，併為未來做好準備。讀者會感謝你瞭解他們的習俗。
吉爾特·荷夫斯泰德教授分析了IBM提供的來自50個國家的資料。這項研究是有史以來對世界各地文化進行的最全面研究之一。荷夫斯泰德教授根據權力距離、個人主義、男性化、不確定性規避和長期導向對文化進行排名。這些資訊提供了對不同文化的洞察，使跨文化寫作更加有效。
Cyborlink 提供有關國際商務禮儀和習俗的資訊。Cyborlink 按國家進行組織，使作者能夠快速找到目標受眾。Cyborlink 的資訊很大程度上借鑑了荷夫斯泰德教授進行的研究。每個國家頁面都提供了有關外觀（服裝和手勢）、行為（餐飲、贈送禮物、會議、習俗和談判）和溝通（問候、介紹和談話指南）的資訊，以及國家概況、其他資源和荷夫斯泰德教授的分析。
globalEDGE
[編輯 | 編輯原始碼]globalEDGE 從各種來源收集有關國際商務的資訊。該網站由密歇根州立大學國際商務中心建立，並部分由美國教育部資助。該網站分為幾個類別。資源臺收集了成千上萬的資源，按國際商務主題進行分類。它提供研究、新聞和參考材料，以及國際商務中使用的術語詞彙表。國家洞察部分提供了 199 個不同國家的資料。它包括統計資料、經濟和政治狀況以及簡要的國家歷史。文化部分對撰寫面向多元文化受眾的人員很有用；它提供有關每個國家商務禮儀的資訊。
其他來源
[edit | edit source]同事是跨文化資訊的重要來源。瞭解你和你所在公司的人員可以提供有關受眾期望的最佳資訊。如果同事以前曾給你的受眾寫過信，他們可能能夠提供見解，說明你的寫作將如何被理解。
你公司保留的以前通訊也可以是確定如何寫給另一種文化的有用工具。如果該信函得到良好的接受，你將能夠尋找線索來了解如何構建你的寫作。導致新合作關係或完成銷售的寫作可能是構建寫作的最佳指標。
未知讀者
[edit | edit source]你並不總是能夠知道你的閱讀受眾是誰。許多發給你預期受眾的電子郵件或備忘錄可能會經過許多人。雖然你可能針對一種型別的受眾，但重要的是不要忘記“幽靈”，“未來”和“複雜”的讀者。
**幽靈讀者** - 真實但未命名的讀者是幽靈讀者。他們“幕後”運作，他們的存在通常對作者來說是未知的。需要決策的通訊中包括幽靈讀者。幽靈讀者存在的線索是，寫信的物件在組織等級中沒有足夠高的職位來做出決定。滿足幽靈讀者的需求很重要，因為他們可能是最重要的讀者。
**未來讀者** - 書面通訊在撰寫後幾周、幾個月甚至幾年後可能仍在使用。每個公司檔案都被視為法律檔案，因此律師和法官可能是未來的讀者。未來的讀者也可能是檢索舊通訊以獲取資訊或想法的員工。考慮到未來的讀者撰寫通訊將節省時間，並使檔案具有吸引力，從而滿足廣泛的讀者。
**複雜受眾** - 針對從多個角度閱讀的一群人，就是一個複雜的受眾。專注於寫給複雜受眾將使你能夠與來自不同背景的人建立聯絡。重要的是與每個讀者建立聯絡，同時不影響你的整體溝通。
寫作時的注意事項
[edit | edit source]- **_絕不使用種族歧視_**：在任何情況下，在專業檔案中使用種族歧視、種族定型或任何其他形式都是不可接受的，無論你和你的受眾有多麼熟悉。如果該檔案落入意外的人手中，它可能會對你造成極大的負面影響。專業領域在任何程度上都不容忍這種寫作。把它留給你個人或個人的寫作。
- **絕不使用髒話**：同樣，這在專業領域中在任何層面上都是不可接受的，即使是同事之間的寫作。這可能會冒犯他人，並對你造成負面影響。
- **尊重宗教信仰**：避免使用諸如“祝福”、“上帝”、“貪婪”、“聖經”或任何其他宗教意味的詞語。避擴音及節假日名稱；例如，不要使用“在聖誕節期間...”，你可以使用“在這個假期期間...”。這將確保任何群體都不會感到被排斥或歧視。同樣，以這種方式寫作僅僅是職業禮儀。
- **避免使用俚語**：這是所有寫作的一般提示，但避免使用俚語將確保你的詞語不會被誤解，也不會被理解成與你的本意不同的意思。
- **像全世界都在閱讀一樣寫作**：一旦你用任何媒介寫下了你的想法——電腦、電子郵件、紙張等——每個人都可以訪問它。請記住，當你的寫作進入公共領域時，你不知道誰會看到你的檔案，所以確保沒有洩露資訊。