專業和技術寫作/專案管理/團隊
在大多數專業組織中，員工必須具備在團隊中工作的經驗和溝通技巧。團隊合作的優點和缺點很明顯；然而，團隊通常會提高工作質量。在許多商業環境中，員工必須在團隊中工作才能完成一項任務或專案。專案的成功通常反映在團隊合作和溝通的數量上。
團隊合作的優勢
- 團隊通常會將具有不同專業知識的人員組合在一起，這些人員具有獨特的才能，可以為文件或專案的完整性做出貢獻。能力的差異是使專案從不同方面集中起來的關鍵。團隊的知識、技能和能力的結合，實際上可以創造出比單獨完成更好的最終產品。
- 團隊減少了獨自完成整個專案的負荷。許多專案規模龐大，耗時很長。隨著團隊成員的共同努力，專案的質量將更高。我們還必須記住，通常來說，團隊專案比個人專案要廣泛得多，這就是為什麼他們將專案分配給不止一個人。
- 團隊彙集了更多的想法，增加了創造力。在團隊中，有更多想法，以及更多關於哪些想法可行以及為什麼可行的討論。還會有更多的衝突，這會導致對許多想法的進一步討論。
- 團隊有助於激發每個人的最佳品質，當你們一起工作時，團隊可能會幫助你們學習一些你們不知道的東西。
團隊合作的劣勢
- 團隊成員可能害怕成為被排斥者，因此他們可能只是同意團隊的意見，即使他們有不同的想法。可能會失去自我，人們可能必須適應以取悅他們的隊友。他們可能會感到“去個性化”，這會導致團隊合夥攻擊一個人的想法。也很有可能團隊會攻擊這個人，而不是他們的想法。
- 一些團隊成員不允許同伴對某個主題或任務發表意見，這使得專案非常片面。強烈的觀點和個人有時會承擔領導角色，並且不會包含他們隊友的意見。這會違背團隊專案的宗旨，通常承擔領導角色的人會覺得他們是在揹負著團隊，並且會對團隊感到沮喪，而實際上他們並沒有允許其他團隊成員參與工作。
- 團隊合作需要更多時間，因為成員應該在一定程度上達成一致。這需要更多時間，因為成員必須等待隊友完成專案的某些部分才能繼續。如果它是個人專案，他們可以按照自己的節奏繼續進行。小組會議也需要大量時間。電子郵件是團隊專案中常見的溝通方式，這也會導致誤解，因為人們可能會對電子郵件有不同的理解，技術可能會出現故障導致電子郵件無法傳送給每個人，或者人們不會開啟電子郵件。
- 一些團隊成員可能沒有盡到自己的責任，導致其他人做更多工作。他們被稱為“免費搭車者”。團隊的成功取決於工作的完整性。如果團隊成員懈怠，就必須有人彌補他們的不足。此外，其他團隊成員可能會感到沮喪，因為“免費搭車者”會得到與他們相同的認可，這會導致團隊士氣低落，進而導致最終產品無法達到其潛力。
領導型別
團隊可以採用兩種不同的領導型別。他們可以有一個單人領導，他可能是經理、獨裁者或團隊領導。對於較大的團隊來說，這最有效，因為需要有人來保證團隊按時完成任務、協調和激發對話。選擇領導者的方法多種多樣。他們可以由老闆任命為領導者，自願擔任領導，或者由他們的隊友投票選出。領導者的作用是做出最終決定、任命隊友的角色並管理進度。領導角色非常重要。團隊也可以採用一種領導風格，在這種風格中，每個成員對工作都負有同等的責任。這兩種策略都有優缺點。例如，讓一個人負責，往往會導致一種支配，一些成員幾乎沒有貢獻，而另一些成員則做了所有工作。另一個負面因素是，你們正在準備的文件或專案可能僅僅是他的願景，而不是整個團隊的願景。然而，一些積極因素是，專案管理之間沒有誤解，並且你只需要向一個人彙報，這減少了混亂。
任務分配
團隊在進行溝通活動時需要定義目標、計劃、起草和修改。團隊必須選擇如何分配成員之間的工作量。此外，為了確保每個人都按時完成任務，團隊應該確定一個時間表，以確保每個人都能夠及時完成自己的部分。此外，需要制定一些後果來解決如果團隊成員沒有完成他們的工作而導致團隊專案進度放緩會發生什麼。
- 建議小型團隊採用所有團隊成員共同完成所有需要完成的任務的風格。這種任務分配方式有利於涵蓋所有細節；然而，它可能非常耗時。在許多情況下，由於時間安排衝突，很難與彼此協調。此外，想法必須相互關聯，找到共同點可能非常耗時。
- 下一種任務分配方式是讓每個團隊成員專門負責自己的任務。這種分配方式耗時較少；然而，它會降低效率，因為團隊成員獨自工作，沒有太多時間聽取他人的想法和意見。有時，由於個人和風格的多樣性，專案的部分內容不會以線性方式進行。
- 最後一種分配任務的方式是將兩種方法結合起來。在這種方式中，團隊成員可以獨立完成一些任務，而一些任務則需要團隊合作完成。那些能夠在同一時間段內共同工作的人可以承擔專案中較大的部分，而較小的任務可以留給獨立工作的人。如果團隊成員難以找到一起工作的時間，這種方式將非常有效。每個人都可以獨立完成自己的任務，並將進度與整個團隊共享。一旦團隊有機會檢視彼此的工作，他們就可以聚在一起，互相提供需要改進的地方的反饋。請記住，在當今社會，這種方法可以透過電子郵件輕鬆實現。其他有效的溝通方式包括白板、聊天、簡訊、會議等。
這是團隊為了製作以讀者為中心的溝通而必須完成的第一個基本步驟。它包括理解讀者對溝通的期望和需求。其次，考慮你希望你的溝通形式幫助讀者完成什麼任務，從而為你的團隊的以讀者為中心的溝通的可使用性設定目標。最後，考慮你認為你的溝通將如何影響讀者的感受和行動，從而為你的團隊的以讀者為中心的溝通設定說服性目標。至關重要的是，所有團隊成員在開始工作之前都能夠理解和掌握溝通目標。以下列出了六項可以幫助團隊在開始工作之前充分理解所有事項的做法：
- 提出/邀請問題
- 持續討論，直到每個人都達成一致並步調一致
- 討論策略
- 記錄並製作團隊決定的副本，並將副本分發給每個成員
- 對關於讀者和目的的新想法保持靈活
- 詢問沉默的人的意見；這是一個團隊專案，所以要確保他們參與進來。
對於一個團隊來說，在開始工作時儘可能詳細地制定計劃至關重要。如果團隊成員在獨自工作時，計劃過於籠統，他/她可能會產生與團隊期望不符的結果。這會導致時間和研究的浪費。一個專案的團隊計劃應該包括：
- 與團隊討論計劃 – 討論可以幫助團隊更好地理解目標，因為對話更容易記住，並且可以提出問題。可以對想法達成一致，並將它們納入工作中。一個想法是，團隊成員可以坐下來一起頭腦風暴，討論他們希望文件的外觀，這樣就可以達成一個共識，然後團隊可以繼續前進。
- 建立大綱 – 這將幫助指導團隊，併為團隊提供一個書面“時間表”，說明將要完成的工作。它還允許成員根據自己的時間安排選擇適合自己的角色。
- 使用故事板 – 這是在起草之前完成的，它有助於確定溝通各個部分的內容。通常團隊成員會寫下主要要點、次要要點以及一些可能包含的圖形。
- 使用風格指南 – 這至關重要，可以確保每個部分都採用相同的格式。確保團隊在專案開始之前就瞭解要使用的格式，這樣團隊就不必在之後根據風格進行編輯。
- 制定檔案命名規則 – 對於團隊來說，在透過電子郵件進行檔案命名時保持一致非常重要，這樣可以更容易地開啟和檢視檔案。例如，一個團隊可以同意在檔名中先寫部分名稱，然後用單引號隔開，再寫上作者的姓氏。
時間表非常重要，可以確保團隊成員不會落後，並及時完成自己的部分。時間表對於任何團隊溝通都很重要，特別是當成員單獨工作時。時間表允許成員在沒有會議的情況下始終了解工作進展。時間表中應該包含三個重要方面。專案時間表中應該包含以下四個重要方面：
1. 為計劃和定義目標留出時間
2. 包含里程碑
3. 為成員寫文章和進行研究留出足夠的時間
4. 為編輯和修訂留出時間。
在時間表中包含這三個部分將有助於團隊保持工作進度，並使團隊團結一致。為了在截止日期之前完成任務，團隊成員之間必須有一個協同的計劃。
為了獲得最高效率，團隊必須扮演許多角色以保持團隊健康。角色可以分為兩類。團隊應該承擔大部分角色。
任務角色 – 闡述、澄清混亂、讓團隊保持工作狀態。
- 分析者/總結者 – 解釋想法及其後果，減少混亂，總結進度，並形成結論。
- 激勵者 – 為任務營造熱情，並在需要時營造緊迫感。激勵團隊成員，充當“啦啦隊”。
- 發起者 – 提出想法和建議，為團隊提供方向，並推動團隊前進。
- 資訊提供者 – 為團隊提供相關資訊。組織、研究、並展示資訊。
- 資訊尋求者 – 詢問所需的事實和資料，使團隊瞭解資訊需求，並請求澄清和解釋想法。
- 意見尋求者 – 測試團隊意見和共識。試圖瞭解其他人對主題的看法。
維護角色 – 保持團隊健康，關注任務和關係方面。
- 妥協者 – 提出可以最大限度地減少分歧的建議，並尋找有助於團隊達成共識的解決方案。
- 鼓勵者 – 同意並安慰團隊成員，對好的想法給予認可，並鼓勵害羞的成員說出自己的想法。
- 守門人 – 監督參與情況，控制會議流程，抑制過於健談或占主導地位的成員。
- 協調者 – 幫助解決衝突，並強調團隊成員合作的重要性。
- 追隨者 – 支援團隊的想法，並作為願意傾聽的感興趣的成員。
溝通團隊有重要的截止日期需要滿足，才能成為有效的團隊，因此會議必須富有成效，因為它們會佔用成員本可以用於完成自己部分工作的時間。為了不浪費時間，團隊必須平衡好娛樂和工作方面。為了使會議高效，會議中應該包含四個主要方面。團隊應該準備議程，在適當的時候結束討論，避免偏離主題，總結會議和討論內容，最後要做的就是設定在下次會議之前應該完成的目標。在會議之間保持某種形式的溝通也很重要。如今，成員保持聯絡的方式包括電子郵件、電話和簡訊。保持聯絡有助於成員保持工作狀態。
為了團隊能夠從團隊合作中充分受益，團隊成員需要感到舒適。個人必須能夠自由地辯論並表達自己的想法，而不會受到同伴的嘲笑或挑剔。辯論是一個重要的團隊工具，因為它不允許多數人變得自滿，而接受第一個想到的想法。當然，辯論並不總是完美的解決方案，因為有些團隊成員可能很害羞和/或害怕表達自己的想法。為了防止害怕被嘲笑，請務必鼓勵每個人對所有做出的決定都暢所欲言。這可以作為你的團隊正在準備的文件的寶貴補充。讓團隊成員承擔上面提到的團隊維護和任務角色，可以成為調解辯論的好方法。本文中存在一些鼓勵想法多樣性和提高辯論產出的策略。團隊成員之間的溝通是團隊成功的關鍵。
- 計算機可以作為支援需要溝通的團隊的絕佳方法。
這些工具允許團隊成員相互獨立地工作。
電子郵件使團隊能夠有效地溝通和分享想法、草稿和評論。列表服務 使電子郵件更加容易，因為它允許發件人使用一個電子郵件地址將訊息轉發給多個團隊成員。
當整個團隊需要編輯和檢視草稿時，Microsoft Word 中的評論功能可以讓所有團隊成員直接且具體地對文件進行評論。所有團隊成員都可以看到其他成員的評論以及誰做了哪些修改。
使用 Microsoft Word 中的“跟蹤更改”功能，團隊成員可以獨立地編輯文件或檔案。然後，他們可以將檔案傳送回原始檔案的作者以供審閱。然後，作者可以識別所有修改，並可以接受或拒絕更改。
使用名為 NextPage 的程式，團隊成員可以區分檔案的哪個草稿是哪個。他們可以判斷哪個是最新版本以及誰編輯了文件的哪個版本。
這些工具允許團隊成員同步工作，即使他們在相隔幾英里並在不同的計算機上工作。
使用多種聊天方法之一，例如 Microsoft 的聊天，團隊可以透過此線上論壇進行溝通。在這裡，成員可以交流並向整個團隊傳送訊息，以便每個人同時進行交流。一條訊息會同時顯示在所有成員的計算機螢幕上。當需要快速做出決策時，這很有幫助。
將世界各地的人們聯絡在一起的另一個令人難以置信的技術發明是影片和音訊電話會議。使用 Apple 的 ichat、skype 或其他具有音訊和影片選項的即時通訊工具，團隊成員可以真正圍繞會議桌聚在一起，即使他們相隔數英里。在這種溝通方式中，成員幾乎可以感受到他們正在與其他成員會面，因為他們可以透過這種會議看到和聽到他們。
成員可以提高效率和溝通的另一個方法是使用白板之類的程式。一個免費且公眾易於訪問的經典示例是 Gmail 電子郵件 - Google Docs 的一個功能。在這裡和其他此類程式中，成員可以編輯一個共享的計算機檔案上的文字和影像。這是有效的，因為許多人能夠同時檢視此檔案並參考相應的要點，從而提高他們的溝通效率。
這基本上是上面提到的溝通工具的集合。一個例子是 IBM 的 Lotus，它結合了這些團隊建設模式，並將它們整合在一起，以提高團隊的活力和生產力水平。
為了讓每個團隊成員都能發揮出他們的最大潛能，團隊環境必須是支援和敏感的。所有成員都應該瞭解個人的團隊工作風格，並以積極和鼓勵的方式做出反應，最終培養一個成長社群，並從每個團隊成員那裡獲得高水平的卓越表現。必須指出，許多人在團隊溝通方面的風格可能會受到文化背景和性別的影響和影響。
重要的是要記住，團隊成員之間的差異是文化差異的自然結果。顯然，這與國際合作中的互動最為相關，但在自己的團隊工作中也必須注意這些差異，因為每個人的溝通風格都是獨一無二的。畢竟，我們是偉大的“大熔爐”，不是嗎？
寫作研究員黛博拉·博斯利 (Deborah Bosley) (1993) 已經認識到我們在寫作團隊環境中與其他文化互動時應該瞭解的多種差異。無論是在使用各種計算機方法還是在會議中面對面交流，人們都應該準備好隨時遇到這些差異。
不同的文化表達分歧的方式可能會有所不同。有些人非常直接，公開地表達他們的分歧。其他文化傾向於間接，並試圖避免給自己和全體其他成員帶來緊張局勢。如果團隊成員不在同一個頁面上，並且不知道對方的想法，那麼這可能會導致衝突。
某些文化對建議想法和可能的變化持非常開放的態度。而來自其他文化的人則儘量顯得和藹可親，因此他們很少提出想法。
一些文化中的人經常要求重複和更詳細的解釋，以更清楚地理解主題。而來自其他文化的人可能會認為這是粗魯無禮的，是對說話者缺乏知識、表達能力差或尚未說完的冒犯。
辯論或討論想法的方式也會因文化而異。一些文化認為，用熱烈的語氣和方式討論想法是積極的。而在其他文化中，這似乎非常粗魯，是背叛的跡象，對團隊來說完全不可接受。
- 肢體語言是文化規範的另一個重要指示器，其含義可能因文化而異，並傳達給不同文化的人不同的資訊。
- 注意不同文化的眼神接觸差異。一些文化，例如日本，認為保持眼神接觸是不禮貌的。而其他文化，例如西方文化，認為眼神接觸是尊重和真誠的標誌。
- 在跨文化團隊中，一個必要的做法是不假設他人行為的意義。花時間去理解他們的文化，並使用他們的標準來評估他們的行為。
- 確保你與隊友的溝通，特別是來自其他文化的隊友，是公開和持續的。溝通應該頻繁，必要時，定期在團隊會議之外進行，以確保不同文化之間的理解。
- 為了共同成長，這是一個從現有文化中學習的機會，並適時調整自己的文化規範和對其他人的看法。這樣做，也將提高團隊的生產力。
雖然團隊成員的性別並不總是影響溝通，但瞭解可能出現的差異是好的。
- 記住，沒有一種溝通方式比其他方式更好，這完全取決於文化。記住這一點，不要將自己的方法視為比其他方法更有價值。
- 通過了解另一種文化的互動方式，你可以豐富自己的溝通方式，並加深對如何在團隊環境中最好地與他人建立關係的理解。
- 允許他人有所不同，鼓勵和尊重他們獨特的文化。幫助他們發揮潛能。
- 擁抱你自己的文化!