專業和技術寫作/報告/規劃
在開始撰寫報告之前，首先要完成的任務是確定需要解決的問題。根據 Paul V. Anderson 的著作《技術寫作：以讀者為中心的視角》，報告的基本結構以及每個部分需要回答的問題如下（第 541 頁）
- 介紹 - 讀者從閱讀報告中能得到什麼？
- 資訊獲取方法 - 這些資訊可靠嗎？
- 事實 - 你發現了什麼對讀者有用的資訊？
- 討論 - 從讀者的角度來看，這些事實如何運作？
- 結論 - 這些事實對讀者來說為什麼很重要？
- 建議 - 你認為讀者應該怎麼做？
- 附件
這是一個基本結構，不是提綱。其中一些元素可能會以不同的順序出現，被一起討論，或者完全省略。一份有效的報告包含這些元素，以提高報告的可讀性和實用性。如果報告難以瀏覽，報告的說服力就會喪失，或者它會被丟棄。
對於一些報告，介紹可能只需要一兩句話，但對於更長、更廣泛的報告，它可能需要幾頁。介紹部分陳述了研究目的並對其進行了簡要說明。介紹應該告訴讀者報告的主要內容，並在此過程中告訴讀者為什麼研究和報告對他們來說很重要。本質上，我們要回答“我們從閱讀這份報告中能得到什麼？” 介紹應該解釋報告試圖解決的問題。
對於較長的報告，你的介紹可能需要幾頁。諸如 1) 你的報告解決了什麼問題，2) 你為解決這個問題做了哪些活動，以及 3) 你的讀者如何將你的資訊應用到他們自己的努力中去解決問題，這些問題應該在介紹中得到解答。此外，確保在你的介紹中陳述你的要點。
大多數介紹中的要點將包括你的主要結論和建議。雖然你應該在報告的最後部分全面討論這些內容，但你的讀者會很樂意在你的介紹中看到你的主要觀點的簡要總結。
示例
- 報告開頭：“在本報告中，我將呈現你在決定是否將新的大學馬廄列入下一年度主要資金籌集計劃之前想要了解的資訊。”（Anderson, 2007, p.542）
- 總結要點：“總體而言，看來馬廄將是一個不錯的籌款專案，因為那裡提供的現有專案的優勢、現有設施的狀況以及一群忠實的核心校友（他們在大學期間使用過這些設施）的存在。”（Anderson, 2007,p. 543）
此外，介紹部分還可以解釋報告的組織方式，概述其範圍，鼓勵讀者對你的資訊持開放態度，並提供重要的背景資訊，以幫助讀者理解報告的其餘部分。
本部分的目的是向讀者展示你是如何獲取資訊的。說明你從哪裡獲取資訊將有助於告訴讀者你的研究是否可靠。你的方法將幫助讀者瞭解研究的用途和侷限性。一個好的、描述性的方法部分將允許任何其他人完全複製你的實驗並獲得相同的結果。在方法部分中要非常詳細，並重新閱讀它，就好像你第一次根據你的方法部分進行這個實驗一樣。
結果部分是報告中最有價值的部分。研究的全部意義在於找到結果，因此需要清楚有效地傳達這些結果。結果部分可能包含表格、圖表、文字和圖片。包含任何對向讀者展示研究發現至關重要的內容。不要包含無關的資訊，因為這隻會使結果部分混亂。確保檢查你的資訊的日期、來源和來源是誰。在本部分中保持簡潔的描述性散文，將結果的分析留給討論部分。
討論部分是解釋你的結果的地方。你的結果部分可能只是一些表格和圖表以及一些伴隨的句子。你的討論部分是你對這些表格和圖表進行解釋並解釋它們如何與報告試圖研究的問題或問題相關的地方。討論部分還解釋了結果對公司的意義。在一些報告中，主要是較短的報告，討論部分和事實部分可以合併成一個部分，以使閱讀報告更短、更方便。
結論部分解釋了結果為什麼重要以及它們如何影響讀者。總結你的事實並重申問題是一個好習慣，這樣讀者就能清楚地理解你的發現的重要性。這是你告訴讀者他們或公司將如何從你的發現中獲益的機會。結論通常不提出行動建議，但不可避免地會讓讀者思考這個問題。
在這裡，你陳述了報告的目的，以及你在讀者看完你的報告後想要達成的目標。這個部分可能不會出現在一些報告中，因為要做的決定可能超出了你的知識和能力範圍。
在閱讀你的報告時，讀者會提出六個問題，這些問題圍繞著一個目標展開：你提供的資訊和觀點是否為未來的行動提供了一個指南？在假裝你是你正在寫文章的物件的時候，檢查一下這些問題。確保你的報告能回答這些問題，以建立一份寫得好的報告。
- 我們從閱讀你的報告中能得到什麼？
職場中的讀者只想閱讀與他們直接相關的資訊。因此，你需要確保你解釋了這些資訊與讀者的責任、興趣和目標相關。
- 你的資訊可靠嗎？
讀者希望確保您提供的事實能為他們的決策或行動提供可靠的依據。
- 您知道哪些對我們有用的資訊？
讀者對您所瞭解的關於某個主題的所有資訊並不感興趣。他們只想知道與他們相關的資訊。特別是他們可以直接使用的資訊（例如：本季度最重要的銷售資料如下：......）。
- 您如何從我們的角度解讀這些事實？
相關性內的資訊毫無意義。為了使資訊有意義，人們必須解釋這些資訊並確定它們之間的關係或模式。通常情況下，讀者希望您為他們完成這項工作，而不是將工作留給他們自己。
- 這些事實對我們有什麼意義？
讀者希望您不僅僅解釋事實，他們還希望您解釋這些事實對他們的責任、利益和目標意味著什麼。
- 您認為我們應該怎麼做？
因為您已經詳細研究了您要介紹的事實，讀者會假設您有資格提出建議。
這些問題很籠統，目的是適用於各種報告。一些報告只需要很少的內容來回答這些問題，但在較大的報告中，作者可能需要數百頁才能回答這些問題。讀者經常透過提出更多具體的問題來尋找對這些基本問題的答案。然而，這六個問題是可用於您的工作的一般問題。
修訂清單
[edit | edit source]完成報告後，請使用清單進行審查。
介紹
- 報告主題是否清楚地說明？
- 它是否告訴讀者您為什麼要寫這個主題？
- 它是否說服讀者繼續閱讀？
- 它是否為讀者提供背景資訊？
方法
- 它是否解釋了獲取報告中的事實和想法的過程？
事實
- 它是否呈現清晰而具體的事實？
討論
- 它是否呈現了讀者認為有意義的事實概括？
結論
- 它是否解釋了事實的重要性？
建議
- 它是否告訴讀者接下來應該做什麼以及為什麼？
參考文獻
[edit | edit source]Anderson, Paul V. *技術寫作：以讀者為中心的方 *2008. 湯普森·沃茲沃斯出版社。2008。第 541-545 頁。