專業和技術寫作/修辭/目的
為了建立具有說服力和有效的專業文件，培養說服性風格很重要。幾乎你寫的每一份文件都會試圖說服或告知讀者。需要注意的是，讀者對他們所看到的一切都有自己的觀點，因此有時你希望你的說服風格更明顯或更不明顯。它始於一個最初的想法，並在他們瀏覽你的文件的整個過程中不斷變化。重要的是要意識到，讀者的目標、擔憂、感受和反應可能會因情況而異。你可以用你的說服力來改變讀者的態度，透過逆轉他們已有的態度，透過強化你的態度，以及透過塑造他們在目前沒有意見的主題上的態度。以下幾點集中於能夠成功地與讀者溝通，以便你的文件能夠正確地說服或告知讀者，就像他們應該的那樣。
-幫助讀者首先找到有價值的資訊很重要。在專業文件中，你經常會發現主要思想和目的是在第一段中說明的，通常是在前幾句話中說明的。這與你在學校學習期間可能在普通寫作課上寫的論文不同。使用標題、主題句和列表來引導讀者關注你希望他們理解的特定要點和資訊。然後，你可以在文件的後面解釋為什麼你的觀點有道理。你的首要目標應該是給他們一個繼續讀下去的理由。如果他們不願意聽你說話，你就無法說服他們任何事情。
-使用易於閱讀的風格，使其對所有級別的人都能讀懂。去掉不必要的或過於具體的措辭，以確保你的文件能夠被理解。加入行動詞以有效地表達你的觀點。使用低影響版本的措辭，使閱讀更容易，這樣人們就可以更快地閱讀文件。這在商務中尤其重要。經理和高管們總是非常忙碌。他們希望能夠立即找到他們需要的資訊，這樣他們就不會浪費時間去篩選填充內容。
-突出你試圖表達的說服性觀點。將主要觀點放在開頭，以吸引讀者的注意力。展示他們的行動將如何使他們能夠實現自己的目標。在決定哪些要素具有說服力時，要檢視那些可信且令人信服的論據，以確保他們相信你試圖表達的內容。
-與你的讀者溝通。在你寫文件之前，要了解誰將要閱讀你的文件以及他們當前的信念是什麼。這將使你能夠針對正確的人群寫作。然後，在撰寫文件時，詢問讀者他們將如何使用所呈現的資訊，以及他們在溝通中尋找什麼。
如果你不能與你的讀者溝通，他們將不會理解作為你論證的跳板的引入概念和策略。如果沒有一個跳入你支援資訊的起點，你就無法有效地傳達你的論證。你還需要為你的文件創造一個道德維度，它不會違背任何讀者的觀點和個人想法。你應該與你的讀者交談，而不是對著他們說話，這意味著你不應該引導他們走向他們不願意追求的東西。相反，引導他們走向他們正在考慮的東西，並提供可以幫助他們追求某個想法的想法和概念。
1. 傾聽你的讀者
確保你傾聽觀眾的目標、需求、目標和擔憂。你聽到的事情可以幫助你成功地構建你的說服性文件，或者它可以幫助改進正在倡導的行動或想法。
2. 瞭解讀者的目標和價值觀
如果你瞭解你的讀者的目標和價值觀，你就可以以一種產生對你的行動或想法的有利想法的方式構建你的溝通。
3. 回應讀者的擔憂和反駁
解決你的讀者的擔憂和反駁，以表明你理解他們的觀點和價值觀。
- 提出問題，例如：“其他調查過此事的人怎麼看？”
- 提供一個理由，說明為什麼依賴你的立場而不是對立的立場。
4. 推理合理
使用事實、統計資料和專家證詞作為證據，以顯示你的想法或行動的真實性。
5. 組織你的溝通
組織你的溝通將提供讀者有利的回應。
- 直接的組織模式直接進入主題，然後呈現證據。
- 間接的組織模式在陳述主題之前呈現證據和相關資訊。
6. 與讀者建立關係
- 透過展示專業知識、把自己與讀者的群體聯絡起來或利用你的權威地位，把自己呈現為一個可信的人。
- 透過讚揚你的讀者、表現出對讀者的理解或保持積極和樂於助人的立場，把自己呈現為一個朋友。避免聽起來對抗性。如果你表現得像是在攻擊讀者的觀點，你的讀者就會關閉並變得不接受。這是失去讀者注意力的最簡單方法。
7. 訴諸讀者的情緒
在科學研究報告、測試報告和許多其他溝通中，訴諸讀者的情緒被認為是不合適的。對於一些溝通來說，訴諸情緒可能是非常成功的。情感訴求在政府機構和倡導健康生活方式的私人醫療保健提供者中很常見。一定要仔細考慮情感訴求是否適合特定情況。
8. 適應讀者的文化背景
如果你要寫信給來自你自身文化以外的讀者，你需要將你的說服策略迎合他們的價值觀、信仰和規範。最好的方法是做你的功課。你不能僅僅透過傾聽讀者來完全適應他們。當你處理其他文化時，你需要進行一些研究以獲得一些背景資訊。
9. 道德地說服
你永遠不想誤導或操縱你的讀者。這不僅剝奪了讀者的權利，而且如果他們發現你的虛假陳述，也可能會對你有負面影響。
10. 保持你的目標現實
當大多數成年人下定決心時，這個想法就會在他們的腦海中形成，變得非常難以改變。記住這一點很重要。如果你知道你的讀者已經決定了他們的想法，試圖完全改變他們的想法將會極其困難。相反，試著讓你的讀者考慮你的觀點。如果你能做到這一點，那麼你就永遠不知道會發生什麼。如果讀者有時間思考這個想法，他們可能會隨著時間的推移開始同意你的觀點。