專業與技術寫作/修辭
職場溝通是為了許多實際目的而進行和完成的。目標是有效地將資訊傳達給受眾，無論是同事還是職場中擁有更大責任的人。職場寫作不同於其他語境中的書面溝通，如教育或社交領域。在職場中，寫作被視為法律檔案，通常會被存檔或保留多年。這些著作可以在將來發生法律糾紛時被引用。職場寫作也與典型寫作不同，因為受眾通常不是為了娛樂或自我教育而閱讀檔案；它應該只包含重要、相關和必要的資訊，沒有冗餘。
職場寫作應始終關注受眾；讀者需要知道什麼？寫作應該有效地傳達讀者正在尋找的精確資訊。如果寫作試圖說服讀者，那麼作者必須考慮什麼最能說服讀者。例如，一個工作團隊可能正在寫一份提案，建議在工廠安裝新的生產機械。公司中不同的讀者會希望從這份提案中獲得不同的資訊。一份寫得好的檔案會考慮到所有潛在的讀者，並提供每個讀者正在尋找的資訊。
在你的所有工作中，不斷思考你的讀者。在你做出每一個寫作決定時，都要考慮你的讀者的特點、目標、期望、情況以及其他會影響他們對你所說內容的反應的因素。專注於製作一份在讀者眼中具有說服力和實用性的溝通。這是成功的與工作相關的溝通的兩個重要品質。特別關注你的讀者在閱讀你的溝通時，會一瞬間一瞬間地做出怎樣的反應。這將是你直接影響讀者的唯一機會。
職場寫作必須具有說服力和實用性，才能適用於所有潛在的讀者。為了使一份檔案有效，它必須被目標受眾輕易理解。重要的是使用簡單的句子、詞語和結構，以便所有檢視檔案的人都能理解它。一份難以理解的檔案既不實用也不有效，因為受眾將無法正確理解檔案。高度實用的寫作應該幫助讀者快速定位、理解和使用資訊來完成他們的任務。它可以作為參考、操作指南或讓他們看到你在自己的任務上的進展以及還需要做什麼的方法。
說服性寫作應該讓讀者相信資訊是準確的，應該被遵循。例如，讀者可能會考慮幾個不同的提議。被選擇的提議最有可能的是最具說服力的；然而，如果寫作沒有說服力，那麼它就不太可能被遵循。因此，整個寫作工作將是白費。但是，重要的是要理解，具有說服力並不意味著進行不道德的行為。不要為了僅僅讓自己的提議被優先考慮或選擇而寫檔案。始終確保使用道德規範。
一些關於道德規範的問題可以問自己：我是否引用了我的來源？ 我是否使用了可靠的資訊？ 我是否扭曲了任何資訊？ 我是否使用了正確的語言？ 我只在說實話，沒有“虛張聲勢”？ 我是否現實？ 我是否及時？ 我是否準確？ 我是否對將要完成的事情做出了正確的評估和感知？
作者和讀者以獨特的方式互動。在所有情況下，寫作都是單向的資訊流。因此，作者必須考慮幷包含所有讀者的需求。每個讀者都是不同的，但一位有效的作者必須預料到對受眾最有用的東西。此外，世界是極其多樣化的。有些讀者可能比其他讀者更放鬆或更開放。出於這個原因，作者必須學會在寫作中保持謹慎，以確保他們不會勸阻或冒犯任何讀者。如果讀者被冒犯，任何做出的決定可能都不會對作者有利。有效的寫作去除了不必要的資訊，並確保了簡潔的檔案。
不同的讀者可能會從相同的詞語中解讀出不同的含義。含義可能由使用者的先前經驗、文化甚至使用者的心態決定。每個讀者都會根據寫作的語境和他們之前的經驗構建一個含義。這就是為什麼在寫一份檔案時，你必須從你的受眾是誰以及他們需要知道什麼開始。
讀者在閱讀檔案時會一瞬間一瞬間地做出反應。重要的資訊如果放在檔案開頭，通常會產生更大的影響。這將確保它會被立即閱讀。許多讀者不會讀完一份檔案，因此這種“倒金字塔”式的寫作風格非常有效。此外，平均商業專業人士說，他們不會花超過 30 秒的時間閱讀一份簡歷，也不會花超過 5 分鐘的時間閱讀一份商業提案。明智的做法是將最重要的資訊放在檔案開頭，將最不重要的資訊放在結尾。作者還應該確保風格上的連續性。一位試圖在冗長的技術檔案中使用幽默的作者可能會讓讀者感到困惑；而相同的幽默，如果用於關於個人軼事的寫作中，則更容易讓讀者感到有趣。重申一下，每個讀者都會對一篇寫作有不同的反應，而這些反應取決於從寫作的語境到讀者的文化背景的一切。
重要的是要意識到你對某個主題有任何假設。在根據假設採取行動之前，最好研究並充分了解該受眾或主題的背景和經驗。 本節討論了關於專業寫作的假設。
本節 討論了作者和讀者之間的關係。在寫作時，考慮你的受眾非常重要，因為如果資訊沒有被正確地表達，受眾將無法傾聽或理解你的意思。在開始寫作時，最好始終考慮你的受眾。瞭解受眾的背景、經驗和文化將有助於你建立一份全面且組織良好的文件。
本節 詳細闡述了你可能在專業寫作中遇到的不同型別的受眾，以及如何針對特定受眾定製你的文件。
本節 側重於技術和專業寫作的主題，以及它與其他型別的寫作（如學術風格或社交風格）的不同之處。
本節 討論瞭如何培養你的作者聲音，特別是根據你的受眾調整你的語氣。
本節 解釋如何使用說服力以及說服力程度。幾乎所有文件都至少在一定程度上具有說服力。
本節 闡明瞭如何在專業環境中有效地溝通；這並不限於寫作。