專業和技術寫作/修辭/修辭框架
任何交流都始於傳送者或“作者”傳送資訊。此資訊隨後被接收者或“受眾”接收。這種關係構成了“作者-主題-受眾”修辭三角形的一部分。三角形和線性模型之間的區別在於，三角形中，受眾會對資訊主題做出口頭或非口頭反應。資訊的受眾會以某種方式對資訊做出反應。這種反應要麼是負面的，要麼是正面的。受眾可以選擇遵循資訊的內容或因各種原因而忽略它，並向資訊的作者提供此反饋。通常，接收者會發回一些資訊，以讓你知道他們已經收到了資訊。
有效溝通的關鍵是瞭解資訊的主題是如何傳達給受眾的。作者必須意識到主題的複雜性，受眾的知識基礎，他們希望受眾採取的行動以及受眾的可能反應，最後，最有效的對該受眾使用的訴求。希臘哲學家和修辭學家亞里士多德提出了四個重要的訴求，在嘗試向受眾傳達資訊時需要考慮這些訴求： **ethos**（對演講者或作者的品格和信譽的訴求），**pathos**（對受眾的情感的訴求），**logos**（對主題或資訊的邏輯的訴求）和**kairos**（對及時性或相關性的訴求）。
在技術交流中，logos是最重要的。這是因為技術交流本身就是邏輯性的。為了使技術文件得到很好的接收，其內容和組織必須是邏輯性的。對 ethos 的訴求，即建立作者的信譽，也很重要。如果文件本身是邏輯性的，但措辭不當，或者作者的信譽沒有明確建立，則受眾很可能不會很好地接收該文件，因為他們不會相信作者所說的話。無論資訊是否正確，情況都是如此。建立你寫這篇文件的原因或以對讀者有意義的方式寫作，更有說服力。Kairos 也是技術交流中的一個重要因素，因為對時間敏感細節的關注會影響你的文件是否會被閱讀或是否會得到良好的接收。例如，如果一份電腦手冊引用的是幾年前的硬體或使用的是過時軟體的例子，受眾可能會認為作者沒有跟上最新的技術發展。Kairos 包括瞭解你的受眾知道多少以及社會整體瞭解多少。在技術寫作中，你的寫作不太可能引起情感上的共鳴。
Ethos、pathos、logos 和 kairos 都可以幫助你傳達你的資訊。如果你不考慮你的受眾的知識基礎，那麼你對邏輯的訴求將是無效的。同樣，如果你試圖在操作手冊中包含情感色彩的詞語，你的受眾很可能會對該產品敬而遠之，因為它顯得不專業或不可讀。
作為作者，重要的是要考慮你想要傳達的資訊。你傳達這些資訊的方式將取決於你文件的目的。你可以傳達資訊以說服或告知。一旦你確定了你的交流目標，就看看你對訴求的不同選擇。通常，你的交流將以技術寫作的形式出現。因此，對 logos 的訴求是最合適的。如果你試圖說服，對 pathos 的訴求可能更有效。你還要知道你的受眾對你有什麼期待。如果你在寫組裝衣櫃的說明，你的讀者會期待簡短的句子伴隨著圖片，而不是冗長或過度的語言。然而，如果你試圖指導某人如何繪畫，你可能會使用情感語言，如果你想激發這種情感，同時仍然進行指導。瞭解你的受眾的知識基礎，他們對你的期待，以及使用各種訴求形式與他們溝通的最佳方式。
在寫技術文件時，與發表演講時相比，更容易感覺到反饋。很可能你不會在場看到受眾的反應。但是，你可以使用調查或可用性研究來幫助衡量你的受眾的反應。這個過程是瞭解受眾可能會或可能不會回應什麼的好方法，並讓作者有機會在文件最終確定之前更改文件以反映受眾的反饋。