專業和技術寫作/修辭/作者
寫作有很多型別，從正式寫作到科學寫作、技術寫作、創意寫作等等。重要的是要辨別文字的目的是什麼，以便在寫作中決定你的語氣和作者的聲音。
商業寫作有其自身的挑戰，因為要同時平衡多種風格。避免居高臨下，但要保持專業，使用合適的語言。調整你的風格以適應不同的場合。觀察他人並研究他們的風格方法，但永遠不要改變自己以變得更像其他人。以下是一些幫助你定義作者聲音的想法。
另見：培養有效的寫作風格
這可能是寫作中最重要的一步。識別你的受眾有可能定義你的整個文件，無論其目的如何。定義受眾會影響文件中的幾乎所有內容。它可以影響目的、語氣、行話，所有內容。弄清楚你正在向誰講話既是一項挑戰，也是一項非常有益的成就。一旦你確定了你的受眾，你的文件就必須反映這一點，無論如何。如果讀者覺得他們不再是受眾，為什麼還要繼續閱讀？重要的是要始終檢查以確保你仍在與同一受眾對話。
論證的說服力可以直接與文件中的語氣和語言相關。把你的寫作看作是你自己的聲音。把寫作看作是你自己的聲音將幫助你將你的話語表達在頁面上。目標是吸引你的受眾繼續閱讀，並說服讀者同意或至少理解你作品的觀點。
你的寫作風格應該適應每個新情況。非正式的寫作風格聽起來像對話。非正式風格包括縮寫、較短的詞語以及偶爾的比喻。正式的寫作風格可能更適合演講或報告。正式寫作將包括更長、更“SAT”的單詞以及正式的結構。你應該考慮你的寫作將處於什麼樣的背景下，因為文章的語氣可能會決定讀者的觀點。作為作者，由你來評估你想要呈現的資訊以及哪種寫作風格最適合這種情況。重要的是要找到一種適合你的情況的平衡。
這指的是你是否在文字中使用第一人稱，或者掩蓋你的存在。你可以選擇第三人稱視角或被動視角。
- 第一人稱：在第一人稱時態中，作者將自己視為作者。我目前正在使用主觀語境，因為我正在談論我自己，即作者。
- 第三人稱：在第三人稱時態中，作者會把自己看作是談論別人。
- 被動語態：在被動語態中，沒有作者可以談論（例如“發現...”，或“在研究過程中發現...”）。
重要的是要考慮你的讀者如何看待你，即作者。你應該考慮你和讀者之間的直接關係。
- 你是他們的上司還是下屬？
- 你的文字的目的是什麼？（例行主題或緊急事項？）
- 你是如何溝通的？電子郵件的語氣與正式報告不同。
- 考慮你工作的寫作習慣（回顧他們之前的文件）
透過預測你的讀者期望什麼，你可以使你的論點更有說服力，並對你有利。如果你的經理正在閱讀你的報告，它應該客觀、專業和清晰。如果你正在給同事寫電子郵件，主觀語言是合適的。在選擇語氣之前，仔細考慮場合。
這在撰寫專業文件時尤其重要。定義你作為作者的角色很重要。如果你是一家公司的經理，你不應該寫一份親切的第一人稱備忘錄，除非情況需要。然而，避免使用專橫、壓倒性的聲音也很重要，因為你不想對讀者進行說教。如果你正在給同事寫信，重要的是要保持在傳達你的觀點和保持你作為同事的地位之間的平衡。你不想顯得專橫和貶低，但你也不想讓人覺得你對自己的目的不確定。
你文字的語氣傳達了一種態度。無論是有意還是無意，你使用什麼語言來稱呼你的讀者，你的態度很容易被判斷出來。“永遠不要在文字中包含任何你會因為被大量受眾閱讀而感到尷尬的內容”（Anderson, 261）。
在寫作時，無論語氣或目的如何，保持你自己的觀點都非常重要。Anderson 建議朗讀你的文字，以確定它聽起來是否像你所說的話。正式寫作仍然應該聽起來像是出自你之手——任務不是讓你的聲音沉默，而是增強它。
要避免陷入的一個陷阱是“官僚主義”——一種“吹噓”語言和文字以使其聽起來更重要的無意識方式。保險公司和其他企業被指控這樣做，使普通讀者難以理解政策。你可以透過堅持使用簡單英語語境來避免這種情況。
另外，避免在文字中使用任何諷刺。諷刺本質上是在說一件事，但意思是另一件事。它通常非常有用，可以使觀點更清晰，但這通常不會傳遞給你的受眾，尤其是在書面交流中，而且會導致誤解。此外，還要考慮你作為作者的角色，並避免可能冒犯或困擾你的讀者的詞語。
例子
“為了成功地審查這個實驗的技術細節，我將進行一個可用性測試。”vs. “為了審查這個實驗的有效性，我將進行一個可用性測試。”或“為了便於使用車輛，建議包含大量說明材料。”vs. “為了使使用汽車更方便，請包含說明。”
在這些例子中，第二個句子都更簡潔明瞭。
學習用簡潔的英語寫作非常重要，因為它可以輕鬆地翻譯成其他語言。在商業領域，一篇文字可能需要翻譯成多種語言。寫作越簡潔，翻譯就越容易。文化隱喻和術語可能難以跨越文化界限：“Where the rubber meets the road” 對韓國人來說可能毫無意義，甚至在其他英語國家也可能如此。
作為作者，明確你自己的文化和地理位置，也可以幫助其他人理解你的寫作。如果你要將文字傳送到特定的國家，那麼這個國家將成為商業寫作中的一個極其重要的因素，對技術和科學寫作也很重要。在美國，談論自己（作者）可能意在向讀者傳達一種友好的自信；而在其他國家，這可能被視為自命不凡或吹噓。對於文字的目的來說，讀者真的想知道你，或者需要知道你嗎？考慮讀者的文化背景將幫助你避免在跨文化技術寫作中犯下令人尷尬的錯誤。
儘可能瞭解你正在為其寫作的國家常用的寫作風格，這將有助於提高你的寫作風格，並提高讀者對你文字的感知。
在商業寫作環境中，可能很難找到志願者閱讀你的草稿。你可能需要在自己的公司中尋找讀者——一個被動的受眾。大聲朗讀文字也可能非常有益，例如，根據你想象的指令或技術資訊提供的活動節奏和順序來朗讀。如果你在一家大公司工作和寫作，你可能會在公司內組織試讀小組。如果你是一位獨立的技術作家，並且機密性不重要，那麼你可以嘗試透過網際網路尋找潛在的試讀者。例如，The Research Cooperative，[1]，是一個非營利組織，擁有一個龐大的線上社群，由來自不同科學和技術領域的科研人員、作家和編輯組成。論壇可以用來尋找志願者或付費讀者/編輯/審稿人，或者幫助解決技術和科學寫作和出版的任何其他方面。試讀者可以透過多種方式在最終的文字中被更明顯或更不明顯地展現，為你的作品增添另一種聲音——一群熟悉你寫作主題並同情新讀者體驗的人的聲音。
避免錯誤、文化敏感度、誹謗和利益衝突。確認文學和其他媒體來源。確認同事、編輯和其他人類幫助來源。這些可能是顯而易見的事情，並且在本節中其他地方有介紹，但採取可識別的道德立場可以幫助讀者對作者和提供的資訊更有信心。