建立你自己的聲音的指南

寫作風格意味著很多東西。在頻譜的一端是使作者的寫作型別獨特的特點。在同一頻譜的另一端，是法律或科學寫作風格，指的是某些專業群體（如律師或科學家）共有的寫作特徵。風格也可以指溝通的可讀性，如果它以清晰、模糊或鼓舞人心的方式寫成。

在工作中，你遵守你所在行業的風格慣例和你僱主的組織的風格慣例，同時表達你的個性，讓讀者輕鬆閱讀並影響他們在閱讀時的感受。根據這些選項如何影響讀者對你溝通的可用性和說服力的看法來考慮你的選擇。根據讀者看到的，他們會對你和你對你的溝通說服力的態度得出結論。你構建和控制你的聲音的能力對你在寫作中的成功至關重要。

指南 1：找出期望

一個有效的語調是與讀者對什麼是合適的的感覺相一致的。然而，你可以選擇透過主題、詞語選擇和形式來選擇你的受眾。你必須有一個與你的讀者相關的語氣和風格。語調需要清楚地表明它針對誰。

我的讀者認為我的寫作應該有多正式？

當你使用縮略詞和口語詞語和短語時，它就開始聽起來非正式，就像一次談話。

注意：短詞並不表示非正式的風格。事實上，許多人更喜歡用簡單的語言來輕鬆閱讀難以理解的想法或概念。此外，較長的詞語可能會讓你的讀者感到困惑，或者使寫作聽起來傲慢。這對於長句子來說也是一樣的。在正式和非正式寫作中都避免這些。

正式的寫作風格使用正確的詞語用法、句子結構、正式的措辭和適當的語言。在確定寫作風格時，始終注意你的讀者是誰。有很多情況下需要使用正式的語言。演講、服務、悼詞和論文。這些是無論受眾的年齡如何，正式檔案都可能適合任何年齡的良好例子。一些使用非正式語言的例子是寫信給朋友或在日記中寫信。有時，非正式寫作可能顯得更真誠，因為它傳達了更多的情感。

我的讀者認為我的寫作應該有多主觀或客觀？

在主觀風格中，你透過使用“我”來表達你的觀點，在這種情況下，你將自己介紹給你的寫作。在客觀風格中，你隱藏你對觀點的存在，只是陳述你的信念為事實，並以第三人稱或被動語態報道你自己的行為。客觀寫作更正式，在專業和技術寫作情況下是期望的。

我的讀者希望我在他們之間建立多少“距離”?

在個人風格中，你顯得離讀者很近，因為你使用人稱代詞並直接與讀者交談。這篇文章的對話性也可能會傳達這種資訊。在非個人風格中，你透過避免使用人稱代詞以及用第三人稱談論你和你的讀者來疏遠自己。你選擇的風格取決於寫作的目的和受眾。

影響讀者對風格期望的因素

你與讀者的專業關係。
你的目的。
你的主題。
你的個性。
你僱主的組織的習俗。
你所在領域、職業或學科的習俗。

如果期望的風格無效怎麼辦？

注意：有時，期望的風格可能不如其他風格有效。

例如，在一些組織中，期望的風格是一種被廣泛譴責的風格，稱為官僚主義。這種風格的特點是冗長，它掩蓋了重要的想法和資訊，動詞無力，掩蓋了行動，抽象詞彙將意義與人、活動和物體的現實世界分離。

這種寫作風格通常以誇大的詞彙和普遍的浮誇為特徵，這減慢了或完全阻礙了對作者想要表達的內容的理解。

Bureaucratese: According to optimal quality-control practices in manufacturing any product, it is important that every component part that is constituent of the product be examined and checked individually after being received from its supplier or other source but before the final, finished product is assembled.

Plain English: Effective quality control requires that every component be checked individually before the final product is assembled.

Bureaucratese: Over the most recent monthly period, there has been a large increase in the number of complaints that customers have made about service that has been slow.
 
Plain English: Last month, many more customers complained about slow service.

官僚主義是理解的如此嚴重的障礙，以至於美國許多州都通過了法律要求政府出版物和其他檔案（如保險單）使用簡潔的英語。這些指南將幫助你避免官僚主義。然而，一些經理和組織希望員工使用這種誇大的風格，認為聽起來很令人印象深刻。如果你被要求用官僚主義寫作，試著解釋為什麼直截了當的風格更有效。如果你無法說服，要謹慎。使用所需的風格。即使在一般官僚主義風格的範圍內，你也可以進行改進。例如，如果你的僱主期望冗長、抽象的風格，你可能仍然能夠使用較少的誇大的詞彙。

指南 2：考慮你自己的聲音為讀者和自己創造的角色

當你選擇用什麼語調來與你的讀者交流時，你為自己定義了一個角色。作為一個部門經理，你可以採用嚴厲的監督者或開明的領導者的語調。你選擇的語調也暗示了你的讀者扮演的角色。他們對你所賦予的角色的反應會顯著影響你的溝通的整體效果。如果你選擇尊重讀者的領導者的語調，他們可能會接受他們作為寶貴同事的角色。如果你選擇一個優越的、無懈可擊的權威的語調，他們可能會對他們被暗示的錯誤易犯的下屬的角色感到反感，並抵制你的資訊的實質內容。

透過在你的溝通中使用合適的語調，你可以提高你激發你想要激發的態度和行動的能力。

指南 3：考慮你對主題的態度將如何影響你的讀者

除了傳達對你和你讀者的態度外，你的語調還傳達了你對主題的態度。情緒是會傳染的。如果你充滿熱情地寫你的主題，你的讀者可能會感染並表現出你的熱情。如果你看起來無動於衷，他們可能會採取同樣的態度。確保你相信你說的話，或者假裝你相信它。如果你貶低他人或輕視他人，你會失去他們的忠誠度和追隨你的意願。如果你在寫信給上級時使用自命不凡的語調，你可能會讓他們生氣，因為他們可能會覺得你在破壞他們的權威。

電子郵件很容易讓人在語氣上變得不謹慎，因為它鼓勵隨意性。由於電子郵件可以輕鬆轉發或傳送給您原本不打算檢視郵件的讀者，您後悔寫過郵件的風險也會隨之增加。永遠不要在電子郵件中包含您不想讓大量觀眾（比如法庭）看到的內容。電子郵件和簡訊可能是審判或訴訟的基礎。仔細檢查您的讀者可能會誤解為與您的意圖不同的語氣的陳述。永遠不要在電子郵件中說別人的壞話，並確保將此郵件儲存在檔案中以備將來參考。將電子郵件儲存在檔案中將有助於保護您作為作者免受丟失或更改材料的困擾。只要您將個人問題和偏見排除在辦公電子郵件之外，您就應該沒事。

指南 4：用你自己的話說

無論您選擇哪種寫作風格，都要確保在寫作中保留自己的想法。即使在正式寫作中也可以做到這一點。當您使用正式風格時，目標不是沉默您自己的聲音；而是讓您的風格聽起來像您，在正式場合寫作。

要檢查您是否在使用自己的聲音，請嘗試大聲朗讀您的草稿。如果措辭顯得笨拙或您難以說出這些詞語，您可能採用了別人的聲音，或者滑入了官僚主義，這反映不出任何人的聲音。大聲朗讀您的草稿還有助於您發現聲音的其他問題，例如諷刺或居高臨下。

但是，有時您需要壓制自己的聲音。例如，當一份報告由一個小組中的多個人撰寫時，您應該努力實現統一的聲音，以便論文連貫，所有部分都能很好地結合在一起。另一個您應該壓制自己聲音的情況是，當您撰寫諸如政策宣告之類的東西時，它以僱主的風格撰寫，而不是個人作者的風格。

指南 5：全球指南：將您的聲音適應您的讀者的文化背景

從一種文化到另一種文化，對聲音的普遍期望差異很大。瞭解您的文化與讀者期望之間的差異尤其重要，因為您使用的語氣告訴讀者您認為自己與他們之間存在的關係。

在美國和歐洲，員工通常使用非正式的語氣，並直呼讀者的名字。在日本，作者通常使用正式的風格，並以讀者的頭銜和姓氏稱呼他們。如果一位美國作家在信函、備忘錄或電子郵件中使用熟悉、非正式的語氣，日本讀者可能會覺得這位作家沒有適當地尊重他們。另一方面，如果日本作家在給美國讀者寫信時使用他們在自己文化中常見的正式語言，他們可能會顯得疏遠且難以相處。無論哪種情況，如果讀者認為作者沒有花時間瞭解或不關心他們的文化，他們可能會感到冒犯。

直接性是語氣的另一個方面。當您寫信給其他文化的人時，請嘗試學習和使用該文化慣用的語氣。您還可以透過研究他們撰寫的通訊來了解讀者文化中使用的語氣。如果可能，請向來自讀者文化或瞭解讀者文化的人尋求建議。

指南 6：道德指南：避免刻板印象

刻板印象與聲音和道德有什麼關係？刻板印象深深地植根於許多文化中。我們大多數人偶爾都會使用它們，尤其是在非正式交談時。因此，當我們使用更口語化和對話式的語言來為我們的工作場所寫作開發我們的獨特聲音時，我們可能會無意中使用刻板印象。不幸的是，即使是無意中使用刻板印象也會對個人和群體產生嚴重後果。以刻板印象看待的人失去了被視為獨立個體的能力。如果他們屬於一個受到負面刻板印象的群體，他們可能發現幾乎不可能讓其他人認真對待他們的才能、想法和感受。受到刻板印象不利影響的群體範圍相當廣泛。人們可能會因為種族、宗教、年齡、性別、性取向、體重、身體殘疾、職業和種族而受到刻板印象。在一些工作場所，體力勞動者、工會成員、文員和其他人員是白領職位人士刻板印象的受害者。

專業寫作絕對不容忍刻板印象。如果您在寫作中包含任何型別的刻板印象，您所寫的一切對於大多數受眾來說都將毫無價值。使用刻板印象，即使是無意的，也會嚴重損害您在讀者心中的聲譽，甚至可能導致您的專業關係結束。因此，請特別注意在跨文化寫作時可能存在的任何刻板印象。

構建句子

研究我們大腦處理資訊方式的研究人員為我們提供了許多關於如何撰寫以讀者為中心的句子的寶貴見解。以下六條指南主要基於這些研究結果，解釋瞭如何構建高度可用、高度有說服力的句子。

指南 1：簡化您的句子

提高可用性的最簡單方法是簡化您的句子。閱讀是工作。心理學家說，大部分工作都是由短期記憶完成的。它必須弄清楚每個句子中的詞語如何組合在一起才能產生特定的含義。單詞越少，工作量就越少。此外，研究表明，當我們簡潔地表達我們的資訊時，我們會使它更有力、更難忘、更有說服力。

簡化句子

1. 刪除不必要的詞語。尋找可以更直接地表達您的意思的地方。

考慮：工作間的物理尺寸太小，無法容納這些裝置。

透過刪除不必要的詞語，句子同樣清晰，但更有力：工作間太小，無法容納這些裝置。

2. 將修飾語放在它們修飾的詞語旁邊。

短期記憶依賴於詞序來表示含義。如果您沒有將相關詞語放在一起，您的句子可能表達的含義與您的意圖不同。

分開：在檔案櫃中發現了大量未存入支票，價值超過 41,000 美元。

一起：在檔案櫃中發現了大量未存入支票，價值超過 41,000 美元。

3. 合併短句。

通常，合併兩個或多個短句可以使閱讀更容易，因為這樣做既減少了總的單詞數，又有助於讀者瞭解所呈現觀點之間的關係。

分開：鷹河的水質在 3 月份下降。這種下降是由於當月的大量降雨造成的。所有多餘的水都超負荷了湯姆林縣的自來水處理廠。

合併：由於 3 月份的大量降雨使湯姆林縣的自來水處理廠超負荷，鷹河的水質下降了。

指南 2：將動作放在您的動詞中

大多數句子都是關於動作的。銷售額上升，裝置出現故障，工程師設計，經理批准。然而，許多人將動作埋藏在名詞、形容詞和其他詞類中。請考慮以下句子：我們部門在兩個月內完成了新機器的轉換。透過將動作（轉換）放到動詞中，它可以被啟用：我們部門在兩個月內轉換了新機器。

將句子重點放在動作上

• 避免使用動詞to be或其變體（is, was, will be, etc.）的句子。

動詞to be通常表示某物是什麼，而不是它做什麼。

原文：滅菌程式是一種防止再感染的保護。

修改後：滅菌程式保護免受再感染。

• 避免以It is或There are開頭的句子

原文：正是因為原材料成本大幅上漲，成品價格才在上升。

修改後：由於原材料成本大幅上漲，成品價格在上升。

原文：有幾個因素導致工程師質疑大壩的強度。

修改後：幾個因素導致工程師質疑大壩的強度。

• 避免將動作凍結在以以下字尾之一結尾的詞語中的句子：-tion, -ment, -ing, -ion, -ance 這些詞語將應該在動詞中的動作變成了名詞，使它們僵化。

原文：因此，我建議建議部門招聘兩名額外的程式設計師。

修改後：因此，我建議部門招聘兩名額外的程式設計師。

雖然大多數句子都是關於動作的，但有些句子不是。例如，主題和預測語句通常介紹列表或描述以下討論的組織方式。

主題句的示例，其中動詞to be是合適的：公司應該投資資金以改善公司總部與州外工廠之間的溝通，這有三個主要原因。

指南 3：使用主動語態，除非您有充分的理由使用被動語態

另一個使你的句子集中於行動和行動者的方式是使用主動語態而不是被動語態。為了寫主動語態，將行動者——執行行動的人或事物——放在主語位置。你的動詞將描述行動者的行動。

主動語態：顧問建議了這些改變。

在被動語態中，句子的主語和行動者是不同的。主語是被行動者影響。

被動語態：這些改變是顧問建議的。

被動語態：我們購買了韓國礦石。

主動語態：我們購買了韓國礦石。

研究表明，讀者比被動句更快地理解主動句。此外，主動語態消除了被動語態中經常出現的模糊性和歧義。在被動語態中，一個句子可以描述一個動作，而不會說出是誰做的。例如，“球被擊中了”是一個語法正確的句子，但沒有說明是誰或什麼擊中了球。用主動語態，作者會指出行動者：“琳達擊中了球。”

雖然被動語態通常會降低可讀性，但它有一些很好的用途。一種情況是你不想說出行動者。如果作者認為在不說出報告人姓名的情況下，向讀者傳達這個訊息在道德上是可以接受的，那麼她有效地使用了被動語態。也要注意，不要使用被動語態來隱藏行動者的身份，當這樣做在道德上是不可取的，例如當你試圖逃避對僱主行為的責任時。

指南 4：強調最重要的是什麼

另一種寫出清晰有力句子的方法是將讀者注意力吸引到你要傳達的最重要的資訊上。

強調最重要的事情

1. 將關鍵資訊放在句子的末尾

為了將關鍵資訊放在句子的末尾，你可能需要重新安排你的初稿。

原文：該部門在所有領域的表現都非常出色。

修改後：在所有領域，該部門的表現都非常出色。

原文：明亮的外觀設計是該產品對大學生最吸引人的特點之一。

修改後：該產品對大學生最吸引人的特點之一是它的明亮的外觀設計。

2. 將關鍵資訊放在主句中

如果你的句子包含多個分句，將你想強調的資訊放在主句中。比較以下相同陳述的不同版本。

雖然我們的生產率下降了，但我們的利潤卻上升了。

雖然我們的利潤上升了，但我們的生產率卻下降了。

在第一個版本中，重點放在利潤上，因為利潤是主句的主語。第二個版本強調生產率，因為生產率是主句的主語。（注意，強調的資訊是主句，也是句子的末尾。）

3. 用排版強調關鍵資訊

使用粗體和斜體。但是要注意，要謹慎使用排版突出顯示。當很多事情都強調時，就沒有什麼能突出。

4. 明確告訴讀者什麼是關鍵資訊

你也可以透過向讀者宣佈其重要性來強調關鍵資訊。

例如：經濟學家指出股市下跌的三大重要原因：對上個月選舉結果的不確定性，耐用品庫存增加，以及——最重要的是——通貨膨脹加劇的跡象。

5. 避免填充詞。雖然這在大多數寫作情況下都是如此，但在商業寫作中比任何其他寫作都更重要。在商業世界中，時間就是金錢。如果你的老闆或客戶不得不花時間閱讀你充滿填充詞的電子郵件，他們就是在浪費時間。在重新閱讀你的文件時，問問你自己，你寫的東西是否顯而易見。

例如：鐘錶上的時間顯示他上班遲到了，在那裡他將開始工作。

顯然，時間是在鐘錶上，人們在工作中除了工作還能做什麼呢。這是一個粗俗的例子，但它表明文件的長度並不一定能提高文件的質量。在大多數商業環境中，簡潔明瞭的文件比冗長複雜的文件效果更好。

指南 5：改變你的句子長度和結構

如果一個句子組中的所有句子都具有相同的結構，就會出現兩個問題：單調乏味，並且（因為所有句子基本上都一樣）你失去了強調主要要點和弱化次要要點的能力。

你可以透過兩種方式避免這種單調和強調的喪失

• 改變你的句子長度。——較長的句子可以用來展示想法之間的關係。較短的句子在較長的句子中提供強調。

• 改變你的句子結構。——例如，句子的語法主語不一定是句子的第一個詞。如果真是這樣，英語就會失去很多力量來強調更重要的資訊，並且弱化不太重要的資訊。一種以語法主語開頭的句子的替代方案是以一個表示邏輯關係的分句開頭。

引導詞：在我們完成調查後，我們將確定我們新工廠的擬建地點是否曾經是印第安人的營地。

引導詞：因為我們已經徹底研究了所有備選方案，我們有信心氣動驅動將是最有效的，並且提供最可靠的服務。

指南 6：全球指南：為不精通你的語言的讀者調整你的句子

你對句子結構的決定會影響不精通英語的人理解你的資訊的難易程度。包括石油和計算機在內的幾個行業的公司已經開發了簡化的英語版本，用於與其他文化讀者交流。除了詞彙量有限外，簡化英語還有一些特殊的語法規則，指導作者使用易於讀者理解的句子。由於讀者可能不需要這種程度的簡化，請務必儘可能多地瞭解你的特定讀者。請記住，簡化句子結構不應該涉及簡化你的思想。

為不精通英語的讀者建立句子的指南

• 使用簡單的句子結構。——句子越複雜，讀者理解起來就越困難。

• 保持句子簡短。——一個長句子可能很難理解，即使它的結構很簡單。將 20 個詞作為限制。

• 使用主動語態。——不精通英語的讀者比理解被動語態更容易理解主動語態。

選擇詞彙

在選擇詞彙時，你的首要目標應該是透過讓讀者快速準確地理解你的意思來提高你的寫作的可使用性。同時，請記住，你的詞語選擇會影響讀者對你和你所討論主題的態度。因此，你還需要選擇能夠使你的交流更有說服力的詞語。詞語選擇可能會影響你的聲音如何被聽到，比如它有多正式。

指南 1：使用具體、特定的詞語

幾乎任何事物都可以用相對抽象、一般的詞語或相對具體、特定的詞語來描述。你可以說你在用電子裝置寫東西，或者說你在用連線到彩色雷射印表機的筆記型電腦寫東西。你可以說你的僱主生產消費品，或者說它生產手機。

當片語按抽象程度進行排序時，它們就會形成層次結構。透過使用具體、特定的詞語而不是抽象、一般的詞語，你可以提高寫作的清晰度，從而提高其可用性。具體詞語幫助你的讀者準確理解你的意思。如果你說你的公司為年輕的細分市場製作電視節目，他們不會知道你的意思是指青少年還是幼兒。如果你說你研究自然現象，你的讀者不會知道你的意思是指火山爆發還是帝王蝶的遷徙。這種模糊性可能會阻礙讀者獲取他們需要的資訊，從而做出決定並採取行動。當然，抽象和一般的術語確實有重要的用途。比如在科學、技術和其他專業領域，作者通常需要提出一般性觀點，描述情況的一般特徵，或提供一般性行動指南。你在選擇詞語時的目標不是完全避免抽象、一般的詞語，而是避免在讀者需要更具體的詞語時使用它們。

指南 2：在讀者能理解的情況下使用專業術語——並且只有在這種情況下方可使用

你可以透過明智地使用自己專業的專業術語來提高寫作的可使用性和說服力。在某些情況下，專業術語有助於你有效地交流

• 它們經濟地傳達了精確的、技術性的含義 - 許多術語在日常語言中沒有完全的對應詞。

• 它們幫助你建立信譽 - 透過準確地使用你所在領域的專業術語，你向你的同行專家展示了你對該領域的精通。

但是，你應該避免使用讀者不理解的技術術語。

詞語選擇的實用提示

為了寫出簡潔的句子，請使用清晰、簡潔的詞語和短語。當較短的詞語也能表達相同的意思時，避免使用較長的詞語。（寫作是為了表達，而不是為了給人留下深刻印象。）

不要使用	請使用
accordingly	so
accumulate	gather
acquire	get
acquaint	tell
activate	begin
aggregate	total
assist	help
communicate	write, talk, tell
compensation	pay
consequently	so
continue	keep up
demonstrate	show
discontinue	stop
endeavor	try
facilitate	ease, simplify
hence	so
implement	carry out
initiate	begin
maximum	most
modification	change
nevertheless	but, however
objective	aim
optimum	best
personnel	people, staff
procure	get
purchase	buy
terminate	end
transmit	send
utilize	use

刪除無意義的短語 - 這些詞語沒有為句子的意思增添任何內容。

to the extent that	in view of
with your permission	inasmuch as
hence	as a matter of fact
with reference to	for the purpose of
in connection with	in order
with respect to	as already stated

避免使用那些聽起來很專業但卻沒有具體含義的詞語。許多是技術術語，被過度使用，並被不恰當地應用於非技術場景。

parameters	warrants further investigation
logistical interface	broad-based
contact	dynamics
impact	infrastructure
input/output	longitudinal study
conceptualize	matrix
formalize	meaningful
multifaceted	monolithic
systematized	paradigm
prioritize	participatory involvement
time frame	resource utilization
hard date	viability
in-depth study

避免使用冗餘的短語。

absolutely complete	human volunteer
absolutely essential	insist and demand
agreeable and satisfactory	my personal opinion
anxious and eager	necessary essentially
basic fundamentals	past memories
complete absence	point in time
consensus of opinion	right and proper
each and every	sincere and earnest
exactly identical	small in size
example to illustrate	summarize briefly
few in number	thought and consideration
first and foremost	true facts
general consensus	very unique
green in color

避免使用商業術語。

不要使用	請使用
consideration was given	I considered
prior to the	before
at the present writing	now
effect an improvement	improve
in the neighborhood of	about
beg to advise	tell
cognizant of	know
thanking you in advance	I would appreciate
endeavor	try
viable alternative	possibility
in regard/reference to	about
send under separate cover	send separately
return same to the above	return to us
needless to say	[省略]
it goes without saying	[省略]
in the normal course of procedure	normally
in this day and age	today
in my opinion	I believe
it is our opinion	we think
on a daily basis	daily
on the grounds that	because
pursuant to our agreement	as we agreed
we are not in a position to	we cannot
without further delay	now
please be advised that	[省略]

如何解釋你不熟悉的術語（如果你必須使用它們）

有時你可能需要使用專業術語，即使你的讀者中有些人可能不理解它們。例如，你可能在寫給一組讀者，其中包括你所在領域的人和其他領域的人，或者你可能正在向你的讀者解釋一個全新的主題。在這種情況下，有幾種方法可以為不熟悉這些術語的讀者定義它們。

定義你讀者不瞭解的術語

1. 給出同義詞。例如：在船上，繩索或繩子被稱為纜繩。

2. 給出描述。例如：出口閘門由兩個臂組成，這兩個臂在罐體被噴漆時固定罐體，然後允許它沿著生產線前進。

3. 打個比方。例如：原子就像一個微型太陽系，其中原子核是太陽，電子是圍繞它旋轉的行星。

4. 給出經典定義。在經典定義中，你透過列舉一些熟悉的包含被定義物件的群體，然後確定被定義物件和其他群體成員之間的關鍵區別來定義該術語。

示例:

詞語為 **粗體**，群體為 *斜體*，區別特徵為下劃線。

**晶體是** *固體* 其中原子或分子以規則重複的模式排列。

**洞穴是** *地下的洞* 由動物挖出用於庇護或居住。

指南 3：準確使用詞語

無論你使用專業術語還是日常用語，無論你使用抽象的、一般的還是具體的、特定的詞語，你都必須準確使用所有的詞語。這一點可能看起來很明顯，但在工作中寫作中，詞語使用不準確的情況太常見了。錯誤會分散讀者對你資訊的注意力，將他們的注意力吸引到你對詞語選擇的錯誤上，並可能導致你的讀者認為你在其他方面（例如實驗室或分析技能）也不熟練或不精確。

如何確保你準確地使用詞語？沒有簡單的方法。當你對詞語不確定時，請查閱字典。在使用那些尚未成為你常用詞彙的詞語時，尤其要小心。也要注意其他人如何使用詞語。

指南 4：選擇樸實的詞語而不是花哨的詞語

你也可以透過避免在可以使用樸素的詞語的情況下使用花哨的詞語，使你的寫作更易於理解。在工作中，一些作家恰恰相反，可能認為花哨的詞語聽起來更正式，或者讓他們聽起來更博學。

選擇樸實的詞語而不是花哨的詞語有兩個重要原因

1. 樸實的詞語可以提高閱讀效率

- 研究表明，即使你的讀者知道樸實的詞語及其花哨的版本，他們仍然會更快地理解樸實的詞語。

2. 樸實的詞語可以降低你留下不好的印象的風險

- 如果你使用那些導致閱讀緩慢、效率低下的詞語，你可能會惹惱你的讀者，或者讓他們認為你很自命不凡、炫耀，或者試圖用一堆花哨的詞語來掩蓋想法和資訊缺乏。

**自命不凡的詞語選擇：** 我正在傳送附上的簡歷，以方便您確定我的工作經驗與您的職位空缺的相關性。

**樸實的詞語選擇：** 我正在傳送我的簡歷，以幫助您確定我的工作經驗是否適合這份工作。

不要誤解這個指南。它並不建議你只在工作中使用簡單的語言。當與詞彙量與你相當的人交談時，請使用你掌握的所有詞語，只要你準確、恰當地使用它們。這個指南只是告誡你，不要使用不必要地誇大的詞語，這些詞語會使你的文章變得臃腫，並讓你受到讀者的批評。

指南 5：選擇與上下文相關的詞語

前面三個關於選擇詞語的指南與詞語的字面意思或詞典意義有關。在工作中，你還要考慮你的詞語與讀者的聯想。特別是，要特別注意你的詞語的 *內涵* 和 *語域*。

內涵

詞語的**內涵**是指其除字面意思之外的延伸或暗示意義。例如，根據詞典，flatfoot 和 police detective 是同義詞，但它們的內涵卻大不相同：flatfoot 暗示的是一個笨拙的、可能不太聰明的警察，而 police detective 暗示的是一個訓練有素的專業人員。

動詞也有內涵。例如，suggest 某人忽略了一個關鍵事實，與insinuate 她是不同的。devote 你自己的時間來完成客戶的專案，與spend 你自己的時間在專案上是不同的。

你所用詞語的內涵可以影響你的讀者對你的主題的看法。

第一版：我們的銷售團隊一直在努力尋找我們各種產品線的新的市場。

在句子的第二版中，研究人員用僵硬的詞語driving 替換了靈活的詞語by trying。

第二版：我們的銷售團隊一直在努力尋找我們各種產品線的新的市場。

研究人員發現，閱讀了靈活版本的人認為，該公司會積極致力於員工的福利和關切，自願參與婦女和少數民族的平權行動專案，收到相對較少的勞工申訴，並給員工支付高額薪酬。閱讀了該版本的人還表示，他們會向朋友推薦該公司作為工作場所。閱讀了僵硬版本的人則對該公司抱有相反的印象。讀者對公司的印象會因為僅僅七個非實質性詞語而發生如此大的變化，這突出了注意你所用詞語的內涵的重要性。

語域

語言學家使用register（語域）這一術語來識別詞語所表現出的第二個特徵：它們與某些型別的交流情境或語境有關聯。例如，在一則餐廳廣告中，我們可能會看到聲稱它提供amazingly（非常）美味的食物。然而，我們不會期望看到一家研究公司在一份政府合同提案中吹噓它能夠進行amazingly（非常）好的研究。amazingly 屬於消費廣告的語域，但不屬於研究提案的語域。

如果你無意中選擇了錯誤register（語域）的詞語，你的讀者可能會推斷你沒有完全理解你所在領域如何開展業務，你的信譽可能會因此受損。

指南 6：全球指南：選擇詞語時要考慮讀者的文化背景

在為其他文化背景的讀者寫作時，在選擇詞語時要格外小心。一些在你自己的文化中意義明確的詞語，在其他文化背景的讀者看來可能會被誤解或完全難以理解。無論你的交流是用英語傳遞給你的讀者，還是為他們翻譯成其他語言，情況都是如此。事實上，即使你是在為其他文化背景的讀者寫作，而他們的母語是英語，也可能會發生誤解。在美國，人們用一個長方形的物體踢足球，他們試圖把它運過球門線或踢過球門柱。在英國、印度以及世界其他許多地方，足球是用圓形物體進行比賽，人們被禁止攜帶它，並試圖把它踢進球門。

以下指南將幫助你選擇讀者能夠理解的詞語。當然，不同文化背景的讀者對英語的熟悉程度不同，因此，請根據讀者的要求遵循這些指南。

跨文化交流中選擇詞語的指南

1）使用簡單的詞語。你的詞彙越複雜，不精通英語的讀者就越難理解你。

2）每次提到同一件事時都使用同一個詞語。例如，在說明書中，不要對文字儀器的某個部分既使用 "dial" 又使用 "control"。在上下文中，這兩個詞語在你的語言中可能是同義詞，但它們會在其他語言中被翻譯成不同的詞語，而翻譯後的詞語可能不是同義詞。

3）避免你的讀者不理解的首字母縮略詞。你熟悉的大多數首字母縮略詞都是基於你語言中的詞語：AI 代表人工智慧；ACL 代表前交叉韌帶。

4）避免使用俚語和習語。大多數俚語和習語對其他文化背景的人來說毫無意義。不要說 "We want a level playing field"（我們希望公平競爭），而要說 "We want the decision to be made fairly"（我們希望決策公正）。不要說 "We want to run an idea past you"（我們想和你討論一下這個想法），而要說 "We'd like your opinion on our idea"（我們想聽聽你對我們想法的意見）。

即使你遵循了這些指南，最好還是請一位熟悉該文化的人來審查你所選擇的詞語。這樣做還有助於你避免另一個問題，即你的語言中一些詞語聽起來像另一種語言中的詞語，但意思卻完全不同。

指南 7：倫理指南：使用包容性語言

在構建你的聲音時，使用包含所有人的語言，而不是排除一些人。例如，避免使用性別歧視語言，因為它支援負面刻板印象。通常，這些刻板印象是關於女性的，但也可能對某些職業的男性造成負面影響，例如護理。透過支援負面刻板印象，性別歧視語言會使讀者對能力很強的人的能力、成就和潛力視而不見。同樣，對描述殘疾人、疾病和其他限制的人的語言也是如此。

使用包容性語言

1）使用性別中性的名詞和代詞，而不是包含man（男人）的詞語。

不要使用：businessman（商人）、workman（工人）、mailman（郵遞員）、salesman（推銷員）

使用：businessperson（商人）、manager（經理）或 executive（主管）、worker（工人）、mail carrier（郵遞員）、sales person（推銷員）

不要使用：man made（人造的）、man hours（工時）、man-sized job（大型工作）

使用：synthetic（合成的）、working hours（工時）、large job（大型工作）

2）在泛指人們時，使用複數代詞或 he 或 she，而不是性別相關的代詞。

不要使用："Our home electronics cater to the affluent shopper. She looks for premium products and appreciates a stylish design."（我們的家用電子產品迎合了富裕的購物者。她尋找優質產品並欣賞時尚的設計。）

使用："Our home electronics cater to the affluent shopper. They look for premium products and appreciate a stylish design."（我們的家用電子產品迎合了富裕的購物者。他們尋找優質產品並欣賞時尚的設計。）

不要使用："Before the owner of a new business files the first year's tax returns, he might be wise to seek advice from a certified public accountant."（在新的企業主提交第一年的納稅申報表之前，他可能明智地尋求註冊會計師的建議。）

使用："Before the owner of a new business files the first year's tax returns, he or she might be wise to seek advice from a certified public accountant."（在新的企業主提交第一年的納稅申報表之前，他或她可能明智地尋求註冊會計師的建議。）

3）以並列的方式提及個別男性和女性。

不要使用："Mr. Sundquist and Anna represented us at the trade fair."（桑德奎斯特先生和安娜代表我們參加了貿易展覽會。）

使用："Mr. Sundquist and Ms. Tokagawa represented us at the trade fair"（桑德奎斯特先生和渡邊女士代表我們參加了貿易展覽會）或 "Christopher and Anna represented us at the trade fair"（克里斯托弗和安娜代表我們參加了貿易展覽會）。

4）修改信函中暗示讀者是男性的稱呼。

不要使用：Dear Sir（尊敬的先生）、Gentlemen（先生們）

使用：你所要聯絡的部門或公司的名稱，或該人的職位名稱：Dear Personnel Department（尊敬的人事部）、Dear Switzer Plastics Corporation（尊敬的史威澤塑膠公司）、Dear Director of Research（尊敬的研究總監）

5）在寫關於殘疾人的文章時，先提及人，再提及殘疾。

不要使用：the disabled（殘疾人）、mentally retarded people（智障人士）

使用：people with disabilities（殘疾人）、people with mental retardation（智障人士）

Miss、Mrs. 和 Ms. 怎麼辦？

人們不確定是否應該使用更傳統的Miss 或 Mrs.，還是使用較新的Ms.。一方面，人們認為使用前者會暗示女性的婚姻狀況與她的工作能力有關。畢竟，他們指出，所有男性，無論已婚還是單身，都被稱為Mr.。另一方面，一些女性更願意被稱為Mrs. 或 Miss. 如果你知道個人的偏好，請確保遵守。但是，如果你不知道個人的偏好，可以使用更現代的Ms.，現在它已被接受為職場中的非性別歧視術語。

結論

確保你的寫作風格穩固，這對成功的技術和專業寫作至關重要。最需要注意的方面包括上述幾點：你的聲音、句子結構和詞彙選擇。你越注意這些良好的寫作習慣，你越能與讀者建立聯絡，並更好地說服他們認真對待你的寫作。