計算機革命/軟體/文字處理
介紹和概述
文字處理可能是使用最廣泛的“生產力”軟體應用程式之一。當用戶能夠更多地使用計算機並發現其在文件建立、編輯、格式化和儲存方面的優勢時，計算機被迅速採用以取代打字機——即其文字處理功能。在對以前建立的文件進行更改時，這一點尤其明顯。不再需要重新輸入整個頁面和/或文件才能新增、刪除和進行更正等操作。它變得像從計算機（或儲存裝置）中檢索原始輸入的文件一樣簡單，進行必要的更改，然後透過“按下按鈕”（或少量按鍵）打印出來，或者將新版本放回計算機上的檔案或儲存裝置中。事實上，由於拼寫和語法檢查等功能，錯誤和錯字的可能性應該更小。
文字處理中可能最大的優勢是“自動換行”功能，它消除了對耗時的“回車鍵”的需求，因此也減少了打字過程中的能量消耗。為了進行“文字處理”，需要一臺計算機和一個名為“文字處理軟體”的程式（http://www.webopedia.com/TERM/W/word_processing.html，2006年10月2日檢索）。
計算機通常預裝了文字處理軟體，但這些軟體通常不是客戶想要的軟體或版本。例如，軟體（如記事本）的功能與微軟Word相比更加有限。因此，購買者傾向於購買、安裝和升級到更常見和熟悉的文字處理軟體。
在20世紀80年代初，文字處理軟體，如DW3（DisplayWriter），是基於命令的，因此更多地依賴於“功能”鍵來執行命令。從20世紀90年代開始，使用者不再需要記住特定的功能，因為這些程式在提供圖示和下拉選單選項方面變得更加“使用者友好”，方便使用者使用。雖然使用者可能需要一些時間才能找到合適的命令，但使用者可以搜尋和/或瀏覽，甚至可以從程式本身請求“幫助”——找到他們希望在文件中完成的操作。
也許對計算機使用者來說最常見和熟悉的是微軟Word和WordPerfect等文字處理軟體。事實上，文字處理已經發展到包含在“生產力”軟體應用程式套件中，因此可以利用該套件中程式的互連性，使用“連結”表格、地圖和網站等功能建立高階文字文件簡報。
對於更專業的文件，可以選擇使用一個名為“邊寫邊引用”的功能，該功能在文字處理程式（例如微軟Word）的選單（即“工具”）中插入命令，以便使用者直接訪問參考文獻，並使文獻軟體（例如EndNote或ProCite）能夠在開放文件的寫作階段進行文獻格式化（湯姆森ISI ResearchSoft，2003，“EndNote 7 ... Bibliographies & More Made Easy”，第38頁；ISI ResearchSoft，2000，“ProCite”，第63-64頁）。
如今，除了購買文字處理軟體之外，還可以選擇使用免費軟體（例如AbiWord）。許多文字處理軟體可以開啟和儲存微軟Word文件檔案[並且]……適合各種文字處理任務[並且]……可用於多種語言和作業系統”（http://www.abisource.com/，2006年10月3日檢索）。另一個選擇是使用基於網路的文字處理軟體（例如Writely）。使用者可以“立即共享文件並即時協作……從任何地方編輯文件……安全地將文件儲存線上……[並且]易於使用……[因為它提供]熟悉的桌面感覺”（https://www.google.com/accounts/ServiceLogin?service=writely&passive=true&continue=http%3A%2F%2Fwww.writely.com%2F<mpl=homepage&nui=0，2006年10月2日檢索）。
雖然有許多文字處理軟體可供使用，但每一種都能夠執行基本操作。也就是說，文字處理軟體使使用者能夠建立或輸入文件、編輯（新增和更正，以及檢查拼寫和語法，移動、複製和貼上文字）、格式化（例如，更改間距和大小寫、加粗、斜體和下劃線文字）、列印和儲存（http://www.compusmart.ab.ca/alummis/beginnerword/index.htm，2006年10月2日檢索）。文字處理軟體可能非常複雜，併為使用者提供非常高階的功能（如上所述），但以下討論將從關注基礎知識開始，以造福所有使用者。
從2007年開始，Windows Vista就將語音識別功能整合到微軟Word中。語音識別功能允許您用語音向計算機發出指令。您可以啟動程式，在開啟的程式之間切換，關閉視窗等，前提是計算機連線了麥克風。使用微軟Word，您可以口述文字、編輯和格式化文字。設定好之後，您可以使用許多可能的命令，例如喚醒“休眠”系統，選擇或更正文件中的單詞，甚至請求可能的命令列表。
在開始使用語音識別功能之前，您確實需要透過互動式教程訓練它來準確地學習您的聲音，強烈建議使用高質量的麥克風，這樣計算機才能更好地聽到您的聲音，從而減少錯誤。口述模式使您可以輕鬆地說出腦海中的內容，並讓微軟Word為您完成所有工作，從而大幅減少鍵盤和滑鼠的使用，同時還可以讓您輕鬆地在螢幕和應用程式之間導航。但是，對於經常使用非語法文字的那些人來說，語音識別功能並不十分有用，例如程式設計師、會計師和計算機管理員。（http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb530325.aspx）
微軟Word 2007試圖改變事實上的文字（和辦公）文件檔案格式，但開放文件格式在更多的文字處理軟體中使用，並且普及速度更快。
微軟對該應用程式的最新更新是Word 2010，該應用程式於2010年6月釋出。該應用程式包括一個免費的線上版本，該版本可以在大多數瀏覽器的小程式上執行，可以透過微軟的線上電子郵件客戶端Live或Hotmail訪問。新版本還用Office Starter 2010取代了以前的微軟Works，在套件中提供了一個更基本的文字處理軟體，該軟體預裝在大多數計算機上。新版Word最明顯的變化可能是“Orb”的外觀，它是檔案選項的圖示，現在是一個帶有“檔案”字樣的標籤圖示。除了這些變化和其他變化之外，該應用程式確實為普通使用者和高階使用者提供了更多功能。（維基百科 Office 2010）
文件建立
當您使用鍵盤在新的Word文件中輸入文字時，您不僅將資料輸入到計算機中，而且還在迫使計算機開始在一個新文件中工作（William.B & Sawyer.S，2007. 使用資訊科技. 紐約：麥格勞-希爾出版公司）。文字處理的三個功能可以幫助您完成建立或開始新文件的過程。
最重要的功能是游標。這個出現在螢幕上的小箭頭或垂直線讓您看到自己在文件中的位置。它允許您在文件中導航，這樣您就不會迷路。
在文件的左側或右側，您還會找到一個滾動裝置，它允許您快速地在文件的開頭和結尾之間移動。這個裝置允許您預覽文件的開頭和結尾，同時節省大量時間（William.B & Sawyer.S，2007. 使用資訊科技. 紐約：麥格勞-希爾出版公司）。
說到建立文件，最容易想到的軟體就是 Microsoft Word。使用 Microsoft Word，您可以建立、編輯、拼寫檢查、列印和儲存專業外觀的文件、日曆、手冊等。除了建立、編輯、拼寫檢查、列印和儲存專業外觀的文件之外，您還可以將其他應用程式（包括電子表格、PowerPoint 簡報和資料庫）直接匯入 Microsoft Word，從而最大程度地利用其他應用程式的所有功能。市面上還有其他類似的軟體包，功能基本與 Microsoft Word 相同。其中包括 Word Perfect、Open Office 和 Lotus 等。
文件修訂
編輯是修改或更改現有文件的過程。在文字處理軟體中，有許多功能可以幫助您編輯文件。文字處理允許人們減少編輯和格式化的時間，從而將更多時間投入到他們正在撰寫的作品中 (http://office.microsoft.com/en-ca/word/HA101650321033.aspx，檢索日期：2006 年 12 月 5 日）。資訊科技極大地改善了人類編輯過程，但也讓我們變得“編輯無能”，因為計算機透過簡單的按鈕操作就可以幫我們完成所有工作。本質上，英語教授可能會說我們在英語學習方面變得懶惰了。
我們變得懶惰的部分原因是文字處理讓我們更容易編輯。我們不再需要使用修正液或橡皮擦來糾正錯誤，而是可以使用插入和刪除按鈕。如果我們想要在文件中新增內容，可以使用插入按鈕並在游標所在的位置開始輸入。所有其他文字將自動移動（William.B & Sawyer.S, 2007. 使用資訊科技。McGraw-Hill 出版公司：紐約）。您也可以在文件中替換文字。例如，如果您在整個文件中輸入了一個詞，但意識到自己犯了一個錯誤，您可以找到該詞的所有例項，然後將其替換為您想要的詞。此功能為普通作家節省了大量時間。在那些手寫年代，犯錯曾經是一件非常令人惱火的事情，因為這意味著要使用橡皮擦、修正液，甚至重新開始。但是，現在有了撤消命令，您只需輕輕點選一下按鈕或簡單的命令（鍵盤上的 Control Z），就可以撤消上一步操作。(William.B & Sawyer.S, 2007. 使用資訊科技。McGraw-Hill 出版公司：紐約）。
編輯文字處理軟體文件還可以進行剪下和貼上操作，這曾經是透過剪刀和膠水來完成的。但是，現在您可以在計算機上用一個按鈕來完成這項操作。文字處理允許您複製一個詞、一段文字或一張圖片，並將其貼上到另一個位置或另一個檔案。
如果您在想一個同義詞，您只需要使用內建的詞庫，這是大多數文字處理軟體今天都擁有的功能。
我們日常職業、學習和寫作中越來越依賴的文字處理軟體的最後兩個元素是拼寫檢查和語法檢查。計算機將掃描您的文件並找出您寫作中可能出現的任何拼寫錯誤或語法錯誤。這項技術是您在英語課上學習的，您需要花費大量時間來學習，但是現在計算機將自動檢查併為您更正。在使用拼寫檢查功能時要小心，因為如果單詞拼寫正確，但語境錯誤，它不會識別出來。這些功能很有用，但仍然需要人眼才能完全理解語言。
格式選項
Microsoft Word 中有兩個非常有用的工具：模板和嚮導。Microsoft Word 中有大量預製的模板可供使用，涵蓋各種型別的商業和個人模板。您還可以選擇建立自己的個性化模板。這些模板的目的是為了在建立特定文件時節省您的時間，您可以使用相同的概要，只需要更改正文內容。模板可以包含格式、樣式、頁首、頁尾和圖形。嚮導是一個工具，可以節省大量格式化、列印和郵件合併的時間。在 Microsoft Office 2010 中，這兩個工具都可以透過“檔案”選項卡訪問。
Morley，Deborah 和 Charles S. Parker。瞭解計算機：今天和明天。馬薩諸塞州波士頓：課程技術，Cengage Learning，2011。列印。
在文字處理軟體中使用模板已經變得非常流行。無論您是在一家財富 500 強公司工作，還是擁有自己的小型企業，模板都非常有用。可用的模板種類繁多，包括傳真封面、簡歷、日曆、名片和備忘錄，僅舉幾例。我認為簡歷模板最有用，無論您是應屆大學畢業生，還是重返職場。模板為您提供了多種選擇，但也讓您能夠自定義模板，使其成為您自己的模板。
（瞭解計算機：今天和明天/第 13 版/Morley 和 Parker 第 29 頁）
樣式與直接格式化
最好使用 Header1、Header2、Header3 標記而不是直接格式化，尤其是對於超過一頁的較長文件。使用樣式構建文件的優勢在於，在輸出為 PDF 時，文字處理軟體將構建文件的綱要檢視，這對於在較長文件中查詢章節和部分非常有用。
當您想要更改標題的文字屬性時，樣式也很有用。例如，如果您將小節設定為 14pt Arial，並且有 20 頁文件。如果您想將字型更改為其他字型，使用直接格式化將需要手動瀏覽整個文件，將字型更改為“Liberation Serif”。使用 Heading1 的樣式，您進入一個對話方塊並更改 Heading1 的屬性 - 字號、字型粗細、顏色等... 僅這一步就可以節省大量時間。