加拿大難民程式/RPD 規則 24 - 會議

RPD 規則 24 - 會議

相關規則的文字如下

Conferences

Requirement to participate at conference
24 (1) The Division may require the parties to participate at a conference to fix a date for a proceeding or to discuss issues, relevant facts and any other matter to make the proceedings fairer and more efficient.

Information or documents
(2) The Division may require the parties to give any information or provide any document, at or before the conference.

Written record
(3) The Division must make a written record of any decisions and agreements made at the conference.

會議可以在申訴人缺席的情況下舉行

申訴人無需參加任何會議。委員會的《主席指南 7：關於難民保護司聽證會的準備和進行》討論了這一點並提供了有關這方面的指導。指南指出，只有在實際聽證會之前考慮問題更實際或更高效，或者在沒有申訴人在場的情況下討論某些敏感問題更合適時，才應舉行會議。例如，在存在複雜法律問題需要討論的情況下，可以舉行會議來討論與程式相關的事宜或與要解決的證據相關的問題。例如，委員會在聽證會日期之前安排電話會議，以討論雙方要求委員會做出的安排問題或程式性命令。

一種特殊的預審會議是在主席指南 7 中所說的“就在聽證會之前”舉行的會議。指南指出，只有在有助於使程式更加公平有效的情況下，才會以這種方式與當事方進行簡短的會議。指南中討論的此類會議的一個例子是，當難民申訴人被認定為弱勢群體時，律師和申訴人將在沒有申訴人在場的情況下會面，以根據申訴人的弱勢情況討論聽證會的適當程式。指南繼續指出，“當申訴人有代理律師時，成員和律師將參加，但申訴人通常不會在場。” 然而，他們繼續指出，“如果成員認為有幫助，有代理律師的申訴人可能會在場。” 更好的做法可能是，成員通常在這樣的預審會議期間讓申訴人待在房間裡，並在需要時提供同聲傳譯。畢竟，正在進行的討論與他們的申訴有關。也就是說，這是成員的自由裁量權，有時排除申訴人是合適的。

會議不應成為申訴人缺席時的聽證會

委員會的《主席指南 7》指出，“只有在實際聽證會之前考慮這些問題更實際或更高效，或者在沒有申訴人在場的情況下討論某些敏感問題更合適時，才應舉行會議。” 會議可能會深入到案件的實質內容，以至於它涉及到對案件優點的提交，而不是在實際聽證會之前適當考慮的事宜。例如，當會議持續很長時間，並且成員在沒有申訴人參加的情況下，聽取和辯論當事人對申訴核心問題的廣泛論點時，它可能實際上成為對優點的聽證，而不是預審會議。如此廣泛的關於難民申訴決定性問題的會議，即使在有律師的默示同意的情況下，在沒有申訴人參加的情況下進行，也可能不是對這一會議條款的合理使用。

適當的預審會議不會導致成員掌握某項事宜

主持預審會議的成員可能與最終主持聽證會的成員不同。當討論的事項不超出預審會議的範圍時，主持預審會議的成員通常不會掌握案件。有關此概念的更多詳細資訊，請參見：加拿大難民程式/獨立決策權#成員在某些情況下將掌握某項事宜。

成員應提供口頭摘要並記錄預審會議上作出的任何決定和協議

根據 RPD 規則 24(3)，“該部門必須記錄會議上做出的任何決定和協議。” 如果申訴人沒有參加預審會議，那麼在聽證會開始之前，委員會的《主席指南 7》指出，成員將向申訴人總結討論的內容以及成員在會議上給出的指示。 成員還將記錄會議上做出的任何決定和協議。因此，聽證會上的口頭總結是成員除了規則 24(3) 中要求記錄決定和協議的書面記錄之外，還要提供的（通常這可以透過在決定理由中對預審會議進行評論來實際完成，但在其他情況下，將更實際地以一組中間理由的形式提供這一書面記錄）。主席指南中要求提供口頭總結的這一條款只是指南，不是法律要求。如果在聽證會之前舉行了排除申訴人的預審會議，並且律師可能沒有機會與申訴人一起審查在預審會議上做出的決定，那麼這似乎是一個好做法。相比之下，指南似乎不適用於在聽證會開始前幾周舉行的電話預審會議，並且在預審會議上做出的決定已經以書面形式提交給各方。