加拿大難民程式/RPD規則24 - 會議

RPD規則24 - 會議

相關規則的文字如下

Conferences

Requirement to participate at conference
24 (1) The Division may require the parties to participate at a conference to fix a date for a proceeding or to discuss issues, relevant facts and any other matter to make the proceedings fairer and more efficient.

Information or documents
(2) The Division may require the parties to give any information or provide any document, at or before the conference.

Written record
(3) The Division must make a written record of any decisions and agreements made at the conference.

會議可以在申訴人缺席的情況下舉行

申訴人無需參加任何會議。委員會的主席指南7：關於難民保護司聽證會的準備和進行討論了這一點，並提供了關於這一點的指導。指南指出，只有在實際聽證會之前考慮這些問題更為實際或有效，或者在沒有申訴人 присутствии的情況下討論某些敏感問題可能更合適時，才應舉行會議。例如，在存在複雜的法律問題需要討論的情況下，可以舉行會議以審查與程式相關的事項或解決與證據相關的疑問。其中一個例子是，委員會在聽證會日期之前安排電話會議，以討論各方要求委員會做出的時間安排或程式性命令問題。

一種特殊的預審會議是，用主席指南7的話來說，在“聽證會開始之前”舉行的會議。指南指出，只有在有助於使訴訟更加公平有效的情況下，才會以這種方式與各方進行簡短的會議。指南中討論的這種會議的一個例子是，如果難民申訴人被認定為弱勢群體，那麼律師和申訴人將在沒有申訴人 присутствии的情況下會面，以討論考慮到申訴人弱勢群體的聽證會適當程式。指南繼續指出，“當申訴人有代理人時，成員和代理人將參與，但申訴人通常不會在場。”然而，他們接著指出，“如果成員認為有用，可以允許有代理人的申訴人出席。” 最佳做法可能是，成員通常在預審會議期間讓申訴人留在房間裡，並根據需要提供同聲傳譯。畢竟，發生的討論與他們的申訴有關。也就是說，這是成員的自由裁量權，有時排除申訴人將是合適的。

會議不應成為申訴人缺席的聽證會

委員會的主席指南7指出，“只有在實際聽證會之前考慮這些問題更為實際或有效，或者在沒有申訴人 присутствии的情況下討論某些敏感問題可能更合適時，才應舉行會議。”會議將存在一個點，會議可能會深入到案件的實質內容，以至於涉及到提交的材料比在實際聽證會之前適當考慮的事項更多。例如，如果會議持續了很長時間，並且成員在沒有申訴人出席的情況下聽取並辯論了各方關於申訴核心問題的廣泛論據，那麼這種情況可能是實際上變成了關於實質內容的聽證會，而不是預審會議。這種關於難民申訴決定性問題的廣泛會議，即使在有律師的默示同意的情況下，在沒有申訴人 присутствии的情況下進行，也可能不是這種會議條款的可接受使用方式。

適當的預審會議不會導致成員掌握案件

進行預審會議的成員可能與最終主持聽證會的成員不同。如果討論的事項不超出預審會議的範圍，那麼進行預審會議的成員通常不會掌握案件。有關此概念的更多詳細資訊，請參見：加拿大難民程式/獨立決策者權利#成員將在某些情況下掌握案件.

成員應在預審會議上提供口頭摘要並記錄任何決定和協議

根據RPD規則24(3)，“部門必須記錄會議上做出的任何決定和協議。”如果申訴人沒有參加預審會議，那麼，在聽證會開始之前，委員會的主席指南7規定，成員將向申訴人總結會議上討論的內容以及成員做出的指示。 成員還將記錄會議上做出的任何決定和協議。因此，聽證會上的口頭總結是成員除了規則24(3)中要求製作決定和協議的書面記錄之外還必須提供的內容（通常這可以透過在裁決理由中對預審會議進行評論來實際實現，但在其他情況下，以一組臨時理由提供此書面記錄會更加實際）。主席指南中關於提供口頭摘要的規定只是一個指南，而不是法律要求。它似乎是一種好的做法，如果在聽證會開始之前進行的預審會議排除了申訴人，因此律師可能沒有機會與申訴人一起審查預審會議上做出的決定。相反，指南似乎不適用於，例如，在聽證會開始前幾周進行的電話預審會議，並且預審會議上做出的決定已經以書面形式提供給各方。