發展合作手冊/溝通技巧/如何提出想法
溝通能力是指根據情況和所處環境，決定最有效和最有效的資訊交換方式的能力。 能力還意味著你可以在不使對方丟臉的情況下做到這一點。
為了實現這種能力，我們將從基本的溝通技巧和掌握這些技巧的工具開始； 如何確保資訊清晰地呈現以便理解； 如何有效傾聽； 以及如何回應與之交流的人。
為了使溝通取得成功，傳送的資訊必須在呈現之前仔細考慮，以確保它們真正反映組織的需要、願望、目標和願望； 換句話說，就是組織的使命和願景。
有效溝通技巧的背後是七個重要的元素，對於促進卓越至關重要
- 創造性的洞察力,
- 敏感性,
- 願景,
- 多功能性,
- 專注,
- 耐心。
這些元素共同包含以下內容
提出正確問題的能力
將專案團隊和其他利益相關者納入重要的組織決策
為團隊成員提供效能感和尊重感
預測和適應變化的能力,
面對不可預見的挑戰。
重點在於口頭溝通； 使用語言，無論是口頭還是印刷的。 無論資訊採用何種形式，你都必須確保
你完全理解傳入的資訊；
你在資訊傳遞過程中避免評判；
你塑造傳出的資訊以確保它也能被理解；
你保持資訊 - 傳入和傳出 - 集中和主題。
確定你的溝通目標
在你試圖說服其他人相信你想法的價值之前，首先你必須弄清楚自己
- - 你想說什麼？
- - 你想對誰說？
- - 你想怎麼 說？
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識別關鍵概念並戰略性地排序
一旦你明確了你想要提出的想法以及你想要透過提出它來實現什麼，你必須專注於如何使這個想法對你的聽眾清晰明瞭。
第一條規則：不要提出很多“想法”（你會讓你的聽眾感到困惑）：只提出一個連貫的願景。
連貫的願景將由不同的元素組成：發展要點並戰略性地排序。
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一旦你確定了你的目標並確定了你的目標受眾，你應該採取以下步驟來構建你的演示。
- 步驟 1，制定一個總體前提：構建一個演示將要求你首先制定你的目標，並將這個目標轉化為你將向你的受眾陳述的總體前提。
- 步驟 2，生成要點並戰略性地組織它們：在你確定前提之後，你將能夠生成要點來支援這個主張。 確保連貫地組織這些要點，以便聽眾能夠輕鬆地遵循你的思路。 為了清晰起見，將要點數量限制在 2-5 個，並控制時間，保持要點分離（過渡將想法分開）並平衡分配給每個要點的時間。
- 步驟 3，建立引言和結論：在你制定了要點之後，你需要補充引言和結論。 首先建立引言 - 結論實際上重申了引言中的大部分內容。 引言打開了演講，負責吸引聽眾的注意力，將主題與聽眾聯絡起來，樹立演講者的信譽，並預告演示的要點。
- 步驟 4，補充過渡：在進行演示之前，你最後一步是開發過渡，引導你的聽眾在演示的不同部分以及不同的主要思想之間進行轉換。
溝通者的影響力很大程度上取決於受眾賦予她的信譽。 在與外部利益相關者進行口頭或書面溝通方面，之前關於受眾、組織思想和使用證據的討論對於建立一個人的信譽至關重要。 例如，使用良好的證據並向受眾解釋這些證據將增強你感知到的能力。 你的可信度將根據你說話和寫作時的誠實程度以及你表達真誠的態度來決定。 表現出對你的受眾的真誠關心也會提高這種信譽度。 當你自信而堅定地說話，並用你的能量和言語激勵他人時，你將被視為充滿活力。 你將如何組合資訊以及你如何傳達想法將被仔細評估，特別是那些可能需要依賴你提供的資訊以維持他們的福祉或生計的外部受眾。
演講者或作者資訊的可信度很大程度上取決於用來支援她/他的主張的證據的質量和數量。
外部利益相關者將對組織提供的資訊特別持懷疑態度，尤其是在他們的金錢、時間和/或安全受到影響的情況下。
因此，務必為你為外部受眾建立的資訊提供可靠的支援。
支援材料應闡明並提供你所做論據的證明。
以下是幾種最常見的支援材料型別。
- 插圖：一種使用詳細故事來解釋或闡明概念的示例。 它們並非旨在提供證據。 例如，你可以解釋你的組織如何為現場代表提供廣泛的培訓和學徒制，以確保他們的價值對組織而言。
- 具體例項：簡短的示例，用於闡明或證明觀點。 它們提供了一種快速表達大量內容的方式，使主題與受眾相關。 例如，你可以解釋一個經理如何在五年內沒有加薪，但放棄了她第一次加薪，以便她的團隊成員可以獲得更大的加薪。
- 統計資料：排列以顯示趨勢、相關性或關係的數字資料。 統計資料充當度量，通常用作證據。 例如，你可以提供數字資料，顯示你的組織如何在財務困境時期保持員工人數穩定。
- 類比：將陌生的概念與熟悉的概念進行比較，以闡明可能難以理解的概念。 例如，你可以將你的組織向非管制市場的過渡與紐西蘭類似的例子進行比較，在那裡員工人數保持穩定。
- 證詞：來自與主題有邏輯聯絡且具有信譽來源的個人所提供的陳述或認可。證詞可用於澄清或證明，通常透過引用專家的研究來進行。例如，您可以引用由獨立審計機構進行的一項研究，該研究證實了您的組織有能力為當前的員工隊伍提供財務支援。
在使用證詞之前，請詢問以下問題：
- 引用的材料是否準確？
- 資料來源是否有偏見，或被認為有偏見？
- 資料來源在諮詢的領域是否勝任？
- 資訊是否最新？
透過使用視覺輔助工具，可以讓您的演示生動難忘。雖然計算機生成和投影的視覺和演示輔助工具普遍使用，但瞭解如何在演示中使用它們或任何其他型別的視覺輔助工具仍然很重要。以下是一些關於有效使用視覺輔助工具的建議
- 首先寫下您的提綱，然後設計您的視覺輔助工具。避免顛倒流程。
- 選擇適合您想要說明或澄清的觀點的視覺輔助工具。視覺輔助工具應該支援、澄清和放大，而不是重複您正在說的話。
- 確保您的視覺輔助工具的意圖清晰。
- 只使用重要或難忘的單詞或短語：消除任何不必要的文字幻燈片。將單詞數量限制在您可以放在 T 恤上的字數。
- 圖片幻燈片的效果最佳。
- 使用顏色來增強效果。您上次看到黑白電視是什麼時候？確保您的視覺效果可以讓最遠離螢幕的觀眾看到並理解。
- 練習使用您的視覺輔助工具。
- 不要以視覺輔助工具開始或結束您的演示。
- 引入視覺輔助工具，使其與您的演講流暢地融合在一起。
- 保持眼神接觸：與您的觀眾交談，而不是與視覺輔助工具交談。觸控要點；轉向觀眾，並說話。不要從您的視覺輔助工具中閱讀。
- 僅在討論時展示視覺輔助工具。
- 避免將視覺輔助工具傳遞給觀眾。
以下 10 個步驟可以幫助您提高寫作水平
- 知道您想說什麼。
- 知道您想對誰說。
- 知道您將如何說。
- 研究和組織您的想法。
- 保持邏輯性。
- 用事實、證據和其他支援來支援您的陳述。
- 不要用統計資料或數字淹沒您的聽眾。
- 建立您的信譽
- 保持簡單
- 保持簡短。
- 知道您想說什麼。
- 分析您的聽眾
- 準備演講 - 使您的演講對演講者友好
- 不要用統計資料或數字淹沒您的聽眾。
- 使演講可信、簡單和簡短
- 放鬆您的聲音。
- 放鬆您的思想。
資訊性演講旨在幫助您的外部利益相關者理解某些事情，這要求您扮演教師的角色。雖然資訊性演講似乎很容易和自然 - 畢竟，分享資訊有多難？- 真正有效的資訊性演講要求您仔細關注您的聽眾，提供適當的資訊，解釋您可能認為不言自明的術語，並將您的聽眾視為已經瞭解主題的人。
在準備旨在提供資訊的簡報之前，需要考慮的關鍵事項包括
- 聽眾對主題的瞭解。您的聽眾已經瞭解了您將要說的內容，您如何將已知內容與未知內容聯絡起來？
- 向該聽眾提供此資訊的目標。觀眾需要知道什麼以及為什麼？目標與觀眾密切相關。例如，您與組織財務狀況相關的詳細資訊將有所不同，具體取決於您的觀眾是稅務檢查員、外部審計師、受益人社群還是新員工。
- 觀眾為了滿足您的目標需要了解多少資訊。同樣，您需要與特定受眾分享足夠的資訊，以便他們理解您所說的話，但您也不能提供太多資訊，以至於受眾會失去您的重點，而陷入細枝末節。
- 什麼型別的資訊最能闡明您試圖教授的內容。闡明想法主要透過使用證據來實現。某些想法最好用數值資料來說明，而其他資訊則可以透過示例或敘述來澄清。同樣，觀眾在確定什麼證據會被您的觀眾認為是可信的方面起著主要作用。例如，投資者通常關心的是底線 - 利潤。受益人希望瞭解您關心他們的福利和生活質量，以及他們購買您的服務所產生的成本。
- 觀眾在簡報結束時應該記住的關鍵想法是什麼。無論您的簡報是口頭的還是書面的，都要將其組織成三到四個要點，以便觀眾更容易記住您資訊的最重要部分。
- 使資訊對您的受眾準確、清晰且有意義。您可以透過仔細研究、對您的受眾誠實、將證據與主要觀點聯絡起來以及解釋證據與您的主題之間的關係來使資訊準確、清晰且有意義。
在進行資訊性演講時，無論觀眾是員工、工會領導、高階管理人員、公眾還是這些人的組合，遵循一些簡單的指南都非常重要。
- 避免高估您的受眾已經瞭解的內容。徹底且清晰地解釋您的想法。在必要的地方提供定義、解釋和示例，不要假設受眾已經瞭解您正在談論的內容。例如，如果您正在向受益人推行新的賬單宣告，您將需要透過將其與舊賬單進行比較以及定義可能出現在其宣告上的任何新元素來描述新的賬單。
- 記住將主題直接與您的受眾聯絡起來。找出他們的興趣或對他們來說什麼重要，並將您的簡報針對這些興趣或需求。例如，您需要向您的受益人解釋新政策和程式將如何使他們以及組織受益，以及您在過渡期間如何計劃讓他們的生活更輕鬆。
- 避免過於技術化。如果資訊對於特定受眾來說過於專業，請務必仔細定義必要的術語，並將不必要的術語和晦澀的語言替換為受眾能夠理解和聯絡起來的詞語和概念。
- 發展您的信譽我們之前討論過在簡報中建立信譽的必要性。我們說信譽是指您被認為有資格談論特定主題的感知。我們還提到您的信譽需要在整個演示過程中得到加強。這在說服性演示中尤其如此。事實上，說服的能力往往取決於對您信譽的評估。
- 選擇適當的訴求任何論證都需要使用訴求，無論是信譽訴求、邏輯訴求、情感訴求還是文化價值訴求。在說服過程中，您必然會使用所有四種類型的訴求，因為它們是支援主張的證明的相互依存的組成部分。
- 解決受眾的牴觸和疑慮最後，在說服的情況下，重要的是要預測受眾可能產生的潛在牴觸和反駁意見。當您瞭解受眾可能提出的異議時，您可以在您的資訊中解決最重大的分歧點。
通常在做完演示後，你會被要求回答觀眾的問題，尤其是在向新聞界發表演講、參加投資者會議或工會活動時。
問答環節 (Q&A) 可能相當令人生畏，但如果你已經徹底研究了你的主題並預料到了可能收到的問題型別，你將更有能力處理任何被問到的問題。
以下是一些處理問答環節的指南
- 確保你理解問題。為了檢查理解情況，請為提問者複述問題。例如：你是問我們為什麼建議每年增長 2% 還是問我們如何估計這種增長將與生活成本的增長相匹配？
- 如果你沒有理解問題，請要求澄清。例如：我不明白你所說的“總薪酬待遇”是什麼意思。
- 重複問題，以便那些可能沒有聽到的人也能聽到。例如：問題是，“我們預計在未來 5 年內提出什麼漲幅？”
- 不要讓問題偏離主題。例如：感謝你對與受益人分享利潤的擔憂，但今天的重點是投資者關係。
- 直接簡潔地回答。告訴他們你知道什麼，你為什麼相信它，或者你相信什麼。如果你沒有答案，告訴他們，或者自願找出資訊並在稍後提供答案。例如：我沒有聽到總統關於消除工會的評論。據我瞭解，她致力於工會參與。我將檢查該會議的記錄，並在下週的新聞釋出會上解決這個問題。
- 當你回答問題時，看著提問者，但仍然將答案呈現給整個觀眾。
- 如果提問者開始反駁，禮貌地打斷並要求他/她的問題。例如：感謝你的關心，但我們只有時間回答一個問題。你有什麼具體的問題要問嗎？
- 回答完問題後，請與提問者確認你是否令他/她滿意地回答了問題。例如：我是否解決了你的擔憂？