發展合作手冊/溝通技巧 / 專案經理有效寫作指南
優秀的寫作是多種要素的結果。但是，有一些簡單的指南可以幫助作家提高計劃的質量和效果。
- 使用拼寫檢查/校對：經理在寫計劃時最容易犯且最危險的錯誤之一就是拼錯單詞。這樣做會給讀者留下經理粗心大意的印象，也會削弱作者論點的說服力。因此，經理應該仔細地進行拼寫檢查，並讓其他人校對是否有任何語法錯誤。
- 頁碼：專案計劃很快就會成為大型檔案。因此，為了便於參考，必須包含頁碼。
- 數字拼寫：許多經理忘記了要將一到十的數字拼寫出來，而對於超過十的數字則使用數字（11、12、100等）。
- 沒有腳註：如前一個模組中所述，附錄是計劃中一個重要的部分，用於強化計劃中提出的論點。因此，計劃中不應該有腳註。所有來源和補充資訊都應該放在附錄中。
- 段落之間留空格：經理應該努力使自己的文件看起來不那麼密集。透過在段落之間放置空白行，頁面看起來不那麼凌亂，讀者會感覺他們更快地瀏覽了文件。
- 日期頁：由於專案計劃是一個不斷變化和發展的計劃檔案，因此在每個頁面的頁首或頁尾中包含日期非常重要。這樣讀者可以快速確定計劃的編寫時間以及它是否是最新版本。
- 避免冗餘：一旦計劃中已經說明了某件事，作者就應該避免一遍又一遍地重複。重複只會讓讀者感到沮喪。
經理希望充滿自信和熱情地撰寫他們的計劃。但是，他們經常會從自信過度到不切實際。作者必須抵制誇大的誘惑。誇大往往不是來自經理說的話，而是來自他們的說話方式。因此，以下是一些應該避免的術語和短語。
最高階：也許語言中最常見的濫用是最高階的過度使用。雖然有時最高階是必要的，以顯示產品的效能與競爭對手相比，但他們的使用往往會讓讀者感到難以置信或荒謬。一些常見的最高階包括
- 強大
- 真正驚人
- 壯觀
- 巨大
- 驚人
- 飛漲
短語：除了這些最高階之外，還有許多應該避免的短語。這些短語已經成為專案陳詞濫調，毫無意義，而且是嘲笑的物件。只要有可能，就應該完全避免它們。
- 易於使用
- 使用者友好
- 尖端技術
- 未開發的市場
除了這些語法陷阱之外，還有許多人在內容方面面臨著幾個問題。通過了解常見的問題，經理可以嘗試避免這些陷阱。它們包括
- 泛化：會扼殺專案計劃的一件事是泛泛而談。經理們經常會從不同的專案中提取共同的智慧，並將它們重新包裝，用於他們打算運營的特定環境中，而沒有在新的環境中進行具體的研究。或者他們在特定專案元件上進行了研究，然後將從中學到的經驗教訓應用於更廣泛的範圍。無論哪種方式，讀者都會覺得這些決定是根據不適用於所強調的受益群體的資訊做出的。
- 不清楚的可交付成果以及預期成果和影響。令人驚訝的是，許多計劃讓讀者對提議的惠益感到困惑。讀者不太可能在他們無法理解的專案上投入太多時間或精力。
- 價值主張薄弱：即使是最經過充分研究和寫得最優雅的專案計劃，如果讀者認為該專案提供的價值不具有吸引力，也會失敗。
- 不明確的實施計劃：許多計劃為其組織的未來提供了令人印象深刻的願景，並附有已記錄的成就指標。但是，如果沒有仔細解釋成功的實現方式，以及需要採取的明確步驟，那麼這聽起來就僅僅是一個願望清單。
找到專案計劃的正確語氣和寫作風格對任何經理來說都是一項艱鉅的任務。每個專案計劃的作者都會有自己獨特的寫作風格、自己的組織和自己的專案概念。但是，以下四個關鍵要素是專案計劃寫作過程的普遍要素。經理在寫作過程中應該將它們作為一般指南。
1. 簡潔：專案計劃不是精心製作的文字作品。作者不需要用他們對廣泛詞彙的掌握或對隱喻的使用來打動讀者。在專案計劃中，儘可能簡短地表達核心資訊是理想的。但是，簡短往往比寫出冗長的、漫無邊際的句子需要更多的努力。作者在寫作時必須有紀律，只使用足以傳達核心資訊的語言。
2. 表達力：雖然簡潔是專案計劃寫作的必要要素，但這並不意味著計劃必須枯燥乏味或缺乏個性。表達力也是寫作中至關重要的要素。作者應該努力用抓住讀者注意力的句子來開始計劃的段落和小節。
3. 有力的結尾：同樣，專案計劃的作者希望讀者保持參與並對他們的想法感興趣。因此，在結束計劃的任何部分時，經理必須清楚簡潔地陳述自己的觀點。這樣，讀者才能始終理解作者持有的立場。
4. 正確的詞語使用：與拼錯單詞的問題類似，經理也必須注意以正確的方式使用單詞。每個人都會犯錯。但是，專案計劃不是混淆“接受”和“除外”等單詞的地方。雖然拼錯單詞表明粗心大意，但詞語使用錯誤表明作者對語言的掌握薄弱。
正如營銷活動必須針對特定受眾一樣，專案計劃也必須針對特定群體。專案計劃首先是一份計劃檔案。因此，它們的寫作方式應該解釋公司及其增長和擴張的計劃。但是，專案計劃通常也是為了與組織中的特定利益相關者進行溝通而撰寫的。
不同的目標受眾在審查專案計劃時會有不同的優先事項。許多經理的做法是為不同的受眾製作幾個版本的計劃。雖然計劃中的事實必須保持一致，但這些事實的呈現方式可以根據每個群體的特定需求進行調整。例如，一項供高階管理人員使用的內部計劃可能會對組織面臨的挑戰進行更廣泛的討論，而一份供捐助者使用的計劃則會更多地關注組織的優勢。
以下圖表突出了專案計劃的各種受眾以及對每個受眾應該強調或淡化哪些問題。
| 利益相關者 | 要強調的問題 | 要淡化的問題 |
|---|---|---|
| 組織總部 | 現金流，資產，未來展望 | 道德承諾，受益人需求 |
| 機構捐助者 | 協同效應，管理團隊 | 資產 |
| 私人捐助者 | 道德承諾，受益人需求 | 營銷力量，資產 |
| 合作伙伴 | 協同效應，機遇 | 穩定性 |
| 關鍵員工 | 安全，機遇，工作方式 | 技術 |
| 政府 | 協同效應，穩定性，過往成就 | 穩定增長 |
一旦計劃已經完成編寫，作者需要花點時間確保它回答了正確的問題，並提供了正確的資訊。 不完整的計劃或缺少關鍵資料的計劃往往看起來準備不足或有欺騙性。 因此，管理人員可以使用以下清單來確保他們的計劃符合目標。
- 該專案計劃是否完成了以下工作？
- 說明專案的本質。
- 證明該專案將以獨特的方式為受益人提供價值。
- 表明該專案擁有足夠的人員和專業知識來處理財務、運營、管理以及任何其他關鍵領域。
- 概述組織的目標和時間範圍。
- 注意內在問題和潛在風險。
- 明確說明捐贈者的資金將用於何處。
管理人員希望在將專案計劃交付給受眾時做好充分準備。 他們可以進行的另一個測試來確保計劃完整性是 M.O.R.E. 測試。 實際上，此測試應在專案構思階段早期完成，並在整個計劃編制過程中持續進行。 如果在任何時候測試失敗，則管理人員應重新考慮是否繼續執行該專案。
M.O.R.E. 測試包含四個要素。 如下所示
- 動機 – 管理人員及其團隊是否有動力？ 他們是否有實現成功的動力和雄心？ 他們能否克服困難，最終實現目標？
- 機遇 – 專案理念中是否存在獨特的、引人注目的機遇？
- 資源 – 管理人員是否擁有成功所需資源？ 這些資源可以在合理成本和及時範圍內獲得嗎？ 這些資源將如何用於實現專案目標？
- 經驗 – 專案團隊之前是否參與過此類專案？ 是否具備處理不斷發展專案的各種職能的專業知識？
M.O.R.E. 測試為衡量專案吸引力提供了一個標尺。