發展合作手冊/傳播與知識管理/傳播與評估
專案管理要求專案團隊成員之間以及內部和外部專案利益相關者之間自由暢通的溝通。專案團隊需要頻繁地從其每個成員那裡獲取資訊，以完成和改進專案，並瞭解專案受益者的需求和期望。專案溝通管理是對專案團隊和專案利益相關者之間資訊交換的系統化計劃、實施、監控和修訂。專案溝通管理旨在及時、適當地生成、收集、傳播、儲存和最終處置專案資訊和知識。
| 專案溝通型別 |
| - 專案團隊內部溝通 - 與上層管理、受益人和外部參與者進行外部溝通 - 結案報告 |
所有專案利益相關者之間的溝通是專案成功的關鍵因素之一。它是以正確的方式和時間完成工作的前提。知識就是力量：分享知識是專案利益相關者之間相互賦能。
一個好的專案計劃在方法論部分有一個處理溝通管理的子部分。一個好的專案實施計劃總是包含一個溝通計劃；在任何情況下，在專案執行的早期階段規劃溝通都很重要。溝通計劃描述瞭如何滿足專案利益相關者的資訊和溝通需求：溝通經理將設計和實施此類計劃；之後，他/她將評估溝通作為促進所有其他專案任務的支援活動的效率和效力。
| 永遠不要低估專案管理中的溝通。溝通良好，專案就會成功。溝通不暢，即使是最有效的工作也可能被誤解、誤解和低估。 |
為了正確地準備和分發正確的資訊給正確的利益相關者，溝通經理需要
- 分析每個利益相關者的溝通需求
- 確定滿足每個利益相關者資訊需求的資訊
- 確定方法和所需的工作量
- 優先考慮溝通選項
資訊分發包括專案績效報告，但不限於此：它還包括滿足所有專案利益相關者資訊需求所需的所有任務。
向外部利益相關者適當地傳遞資訊對於專案執行的以下特徵至關重要。
- 管理交付品的驗收
- 管理組織和行為變革
- 獲得專案驗收
在專案的結構中，溝通管理被認為是促進過程之一（與質量計劃、人員獲取、風險應對計劃、採購計劃、招標計劃一起）。“促進”並不意味著不必要或可選：它僅僅意味著這是一個在順序上不同的過程，與其他活動並行執行，與許多核心過程具有雙向反饋迴路。（專案管理的核心過程則是按順序執行，並分為三個主要階段，即專案計劃、專案執行、專案收尾）。
在關注專案管理技術（如計劃、進度安排、成本管理等）的同時，很容易忘記溝通佔專案經理工作時間的 90%。這包括衝突管理、解決倫理困境、團隊建設——所有這些軟技能都可能成就或破壞專案。事實上，大多數專案失敗都與溝通不足有關。許多專案由於溝通不暢而被視為失敗，即使所有技術元件都正確完成。同樣，也有一些專案犯了很多錯誤，但由於溝通良好，專案被認為是巨大的成功。
越來越多的組織被要求衡量，即評估，他們在結果方面的表現：即其專案的相關性、影響、效率、有效性和可持續性；包括人道主義、發展、宣傳和公共專案。利益相關者，包括捐助者，也要求組織提高透明度和問責制。這要求專案在邏輯框架（或結果導向的邏輯模型）中開發，在整個專案週期管理過程中進行利益相關者參與，並基於當地情況、需求和問題。由於參與每個步驟的利益相關者眾多且各不相同，參與的公平性、代表性和建設性程度將取決於他們之間的成功溝通。成功的溝通將直接決定專案的質量以及專案結果的相關性、影響力和可持續性。反過來，這直接取決於利益相關者的能力，包括組織人員。這些關於“什麼”和“如何”進行專案開發、實施和評估的能力是在利益相關者之間透過知識共享、培訓和實踐指導和支援而發展起來的，所有這些都需要不同程度的溝通技巧。
因此，在這裡，我們正在將溝通視為經理用來領導團隊和專案朝著以結果為導向的專案或計劃前進的“工具”。它也是下級員工可以在真誠合作的精神下遵循領導的工具。
從這個角度來看，溝通的意義比通常的意義更廣泛。在這個擴充套件的視角中，“溝通”不僅僅是“資訊交流”：它包括所有使人們能夠遵循專案計劃、實施和評估步驟的人際互動。溝通不是專案管理的全部，規劃、預算、採購等技術方面同樣重要。但是良好的人際互動（即溝通）可以確保目標得以實現，利益相關者得到激勵，團隊按照計劃以團結協作的精神工作，組織及其人員得到賦能，並激活組織中的持續學習過程。（有關更多參考，請參見 PMI 網站 www.pmi.org）。
一方面，這種溝通的新重要性意味著更多培訓應側重於培養溝通技巧和學習溝通工具。另一方面，在學習型組織中，培訓本身成為一種內部溝通形式。組織內部的培訓和發展可以被視為專案/計劃目標的戰略工具，以及變革的前瞻性載體。培訓的新功能遠不止它在組織中曾經扮演的傳統角色。瞭解需求評估並熟悉最新培訓技術，培訓專業人員幫助組織傳達其使命、目標和目標，以及促進使命的實現。越來越多的組織為培訓部門提供空間，使其作為一個獨立的專案/計劃目標而發揮作用，從其他部門獲得資金。雖然這還不是常態，但培訓部門像專案/計劃目標一樣運作的趨勢正在迅速增長。
非政府組織正面臨著巨大的溝通挑戰，因為它們正在成為社會變革的主要參與者。變革可以被視為機遇，但也引發了阻力。因此，需要制定一項溝通策略，以達成人們對所需變革的共識。溝通規劃還可以使組織的發言人能夠充分回應那些認為變革不可取、不可行或管理不善的人的反對意見和猶豫。
參見指南
專案管理要求專案團隊成員之間以及內部和外部專案利益相關者之間自由暢通的溝通。專案團隊需要頻繁地從其每個成員那裡獲取資訊，以完成和改進專案，並瞭解專案受益者的需求和期望。專案溝通管理是對專案團隊和專案利益相關者之間資訊交換的系統化計劃、實施、監控和修訂。專案溝通管理旨在及時、適當地生成、收集、傳播、儲存和最終處置專案資訊和知識。
在專案的結構中，溝通管理被認為是促進過程之一（與質量計劃、人員獲取、風險應對計劃、採購計劃、招標計劃一起）。“促進”並不意味著不必要或可選：它僅僅意味著這是一個在順序上不同的過程，與其他活動並行執行，與許多核心過程具有雙向反饋迴路。（專案管理的核心過程則是按順序執行，並分為三個主要階段，即專案計劃、專案執行、專案收尾）。
注意：專案溝通和組織溝通之間存在重要區別。專案是為了創造獨特的產品或服務而進行的臨時一次性努力，它帶來有益的變革或增加價值。作為一項臨時的一次性工作，這種特性與組織流程形成對比，組織流程是旨在反覆建立相同產品或服務的永久性持續操作。這兩個系統的溝通方式通常截然不同，需要不同的技術技能和理念，因此需要開發專案管理。組織流程是重複發生的，它們在每次完成時都會自我再生。
一個好的 專案計劃 在方法論部分會有一個關於溝通管理的小節。一個好的 專案實施計劃 總是包含一個 溝通計劃；無論如何，在專案執行的早期階段計劃溝通非常重要。
在專案執行階段，溝通管理就是實施計劃，主要涉及兩個過程：準備（製作）和分享（分發）資訊。
為了正確地準備和分發正確的資訊給正確的利益相關者，溝通經理需要
- 分析每個利益相關者的溝通需求
- 確定滿足每個利益相關者資訊需求的資訊
- 確定方法和所需的工作量
- 優先考慮溝通選項。
資訊分發包括專案 績效報告，但不限於此：它還包括滿足所有專案利益相關者資訊需求所需的所有任務。
向外部利益相關者適當地傳遞資訊對於專案執行的以下特徵至關重要。
- 管理交付品的驗收
- 管理組織和行為變革
- 獲得專案驗收
所有專案利益相關者之間的溝通是專案成功的關鍵因素之一。它是以正確的方式和時間完成工作的前提。知識就是力量：分享知識是專案利益相關者之間相互賦能。
在執行計劃時，專案經理必須瞭解組織將如何使用資訊，以及計劃是否有效。他/她必須靈活並準備好修改計劃，如果計劃的某些部分沒有按預期工作，或者執行組織內部的溝通需求發生了變化。
專案經理應定期召集專案團隊審查專案狀況，討論他們的成就，並在一個開放、誠實、建設性的論壇上溝通任何問題或擔憂。這些會議是專案經理瞭解專案團隊成員日常活動的好機會，特別是當團隊規模很大，專案經理與每個團隊成員的個人互動不頻繁時。
在整個專案過程中，團隊成員評估專案的溝通計劃。原始計劃提供了足夠的資訊來管理專案溝通。但是，驗證專案溝通計劃是否有效很重要。
專案經理會定期詢問專案利益相關者，專案溝通是否足以滿足他們的需求。在某些情況下，專案利益相關者可能需要更多細節或更頻繁的傳遞。在其他情況下，某些利益相關者可能需要概要資訊，或者可能只在出現問題時才要求通知。
隨著專案的進展，可能會發生一些事件來改變資訊訪問方式或更改溝通需求。在 專案執行 期間，專案經理和專案團隊必須再次審查溝通計劃是否仍然適用當前階段的專案。在執行計劃時，專案經理必須瞭解組織將如何使用資訊，以及計劃是否有效。他/她必須靈活並準備好修改計劃，如果計劃的某些部分沒有按預期工作，或者執行組織內部的溝通需求發生了變化。在專案經理可用的眾多機制中，狀態報告對於溝通專案的執行情況特別有用。
隨著專案的進展，可能會發生一些事件來改變資訊訪問方式或更改溝通需求。在專案執行期間，專案經理和專案團隊必須再次審查溝通計劃是否仍然適用當前階段的專案。除了制定完善的溝通計劃外，專案團隊成員還負有運用良好的溝通技巧的責任。溝通技巧對於讓利益相關者保持知情、支援和熱情至關重要。明智的規劃和一致的資訊傳遞可以使專案保持正軌，並有助於避免混亂。
在撰寫信函、進度報告、會議紀要等，以及與個人面對面交流時，團隊成員負責清楚、明確、完整地傳達資訊。接收者反過來必須確保資訊不僅被正確完整地接收，而且被理解。在專案執行期間，專案經理、專案團隊和利益相關者將使用各種溝通機制來共享資訊。
在專案經理可用的眾多機制中，狀態報告 對於溝通專案的執行情況特別有用。
專案團隊成員必須完成 進度報告，定期向專案經理提供反饋。這些報告可以同時用作專案經理和團隊成員的直接主管的報告機制。 進度報告 應該記錄對實際完成工作的詳細描述，幷包括團隊成員對完成任務所需工作量的估計。 進度報告 還應包含有關未來幾周內要完成的工作的資訊，以及列出阻止完成所需任務的任何問題。當專案團隊正確完成這些報告時，這些報告對於專案經理更新專案時間表以及預測問題並積極主動地規劃解決方法非常有用。利用專案團隊編寫的 進度報告，專案經理應完成一份 狀態報告，提交給專案發起人。在本報告中，專案經理根據專案計劃衡量專案的“健康狀況和進展”。
專案團隊成員必須完成進度報告，定期向專案經理提供反饋。這些報告可以同時用作專案經理和團隊成員的直接主管的報告機制。進度報告應該記錄對實際完成工作的詳細描述，幷包括團隊成員對完成任務所需工作量的估計。進度報告還應包含有關未來幾周內要完成的工作的資訊，以及列出阻止完成所需任務的任何問題。
檢視用於 報告專案狀態 的工具集合
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