發展合作手冊/指南/如何報告專案績效
報告專案績效是為了審查專案進度與預期里程碑、時間表和成本的比較。報告的目的是分享管理問題和管理 CSSQ（成本、範圍、進度和質量）所需的資訊。它有助於實現以專案計劃文件中定義的預期質量、時間和成本約束交付專案產出的目標。
狀態報告應跟蹤的七個方面
- 進度和範圍狀態
- 主要問題/挑戰
- 亮點/成就（中期/最終交付成果的質量）
- 風險（新風險或先前確定的風險的變化）
- 支出（與計劃金額的比較）
- 員工工作量（與計劃時間的比較）
- 計劃變更
注意：不要將審查員工績效與專案績效混淆！
在監控和報告員工績效時，您正在比較
- 個人員工所取得的成就，以及
- 個人應該取得的成就（基於商定的員工績效目標）。
在監控和報告專案績效時，您正在比較
- 執行專案計劃的團隊所取得的成就（在達到預期里程碑和在規定的時間表和預算定義內交付預期專案產出方面），以及
- 專案計劃文件中所述的預期成就。
作為專案經理，您最終對專案績效負責。當事情進展順利時，您如何記錄和展示進度並使管理層放心？當專案遇到不可避免的挫折時，您如何解釋專案進度落後或超預算？
管理專案就像在公路上開車：您看得越遠，越能為顛簸和路障做好準備。您甚至可以透過及時獲得正確的資訊來避免問題。在執行專案時也是如此。您需要儘早發現或預料到專案中的問題，這樣還有時間糾正或避免它們。使用這些模板可以幫助您更好地瞭解專案、專案走向以及專案經歷。
為什麼需要狀態報告？ 關於專案狀態的溝通是專案管理中最重要的一部分。它將幫助您切合實際地分配時間和資源，加強對專案的控制，並騰出時間進行管理。審查當前狀態允許您和您的團隊成員跟蹤專案進度與專案計劃的比較，並確定如果出現問題，需要做些什麼。
保持簡短 狀態報告的長度取決於複雜性和受眾。在開發報告內容時，不要犯常見的錯誤，試圖在狀態報告中包含專案中任何人都可能想知道的一切。您的目標是忙碌的受眾，因此要保持實用。快速傳達關鍵資訊，以便專案團隊和主管有更多時間解決問題並推動您的專案向前發展。
狀態報告內容 每個報告的內容應針對接收它的受眾。使用填寫表單的方式，因為旨在分段呈現資訊的文件對讀者更有用。它還有助於您消除重複，並在更少的文字中傳達更多資訊。
專案狀態會議 儘管它們很有價值，但虛擬會議、電子郵件和可見性房間等電子通訊工具不能替代面對面狀態會議或一對一溝通。溝通以多種方式發生 - 事實上，內容本身只佔您潛在客戶接收到的資訊的 7%，而它的外觀和聲音構成了“剩餘”的 93%。
問題日誌 問題出現時分別記錄。然後在專案狀態報告中列出它們。（參見管理問題）
風險 問題出現時分別在風險日誌中記錄專案風險。如果風險沒有發生，則沒有資料可報告。但是，風險數量和優先順序上升可能表明您的專案正在走向困境。當風險或問題數量增加時，安排對您的專案進行審查。（參見監控和管理風險）
任務實施報告表
模板 - 專案狀態快照
模板 - 專案狀態摘要
模板 - 專案狀態報告
