發展合作手冊/專案設計與執行/溝通管理/專案資訊分發

Project Communication Objectives — 專案溝通目標

專案管理需要專案團隊成員之間以及內部和外部專案利益相關者之間進行自由的溝通。專案團隊需要經常從其每個團隊成員處獲取資訊，以完成和改進專案，並瞭解專案受益者的需求和期望。專案溝通管理是對專案團隊與專案利益相關者之間資訊交換進行系統規劃、實施、監控和修訂。專案溝通管理旨在及時、適當地生成、收集、傳播、儲存和最終處理專案資訊和知識。所有專案利益相關者之間的溝通是專案成功的關鍵因素之一。這是以正確的方式和時間完成事情的先決條件。知識就是力量：分享知識是專案利益相關者之間相互賦權。

一個好的專案計劃在其方法論部分有一個關於溝通管理的子部分。一個好的專案實施計劃總是包含一個溝通計劃；無論如何，在專案執行的早期階段規劃溝通非常重要。溝通計劃描述了將如何滿足專案利益相關者的資訊和溝通需求：溝通經理將設計和實施此類計劃；之後，他/她將評估溝通作為支援活動，在促進所有其他專案任務方面如何有效。切勿低估專案管理中的溝通。溝通良好，專案將成功。溝通不善，即使是最有效的努力也可能被誤解、誤解和低估。在專案執行階段，溝通管理是計劃的實施，主要涉及兩個過程：準備（生產）和分享（分發）資訊。

在執行計劃時，專案經理必須瞭解組織將如何使用資訊，以及計劃是否有效。他/她必須靈活，並準備好修改計劃，如果計劃的某些部分沒有按預期工作，或者執行組織的溝通需求發生了變化。在專案經理可用的眾多機制中，狀態報告對於傳達專案的績效特別有用。

為了正確地向合適的利益相關者準備和分發正確的資訊，溝通經理需要：分析每個利益相關者的溝通需求識別滿足每個利益相關者的資訊需求的資訊識別所需的方法和努力確定溝通選項的優先順序資訊分發包括專案績效報告，但不限於此：它還包括滿足所有專案利益相關者的資訊需求所需的所有任務。

專案溝通型別

專案團隊內部的內部溝通
與上層管理人員、受益人和外部參與者的外部溝通
收尾報告

隨著專案的進展，可能會發生某些事件來改變資訊訪問方式或改變溝通需求。在專案執行期間，專案經理和專案團隊必須再次審查溝通計劃是否仍然是最新的，是否適用於專案的當前階段。除了制定可靠的溝通計劃外，專案團隊成員也有責任運用良好的溝通技巧。溝通技巧對於讓您的利益相關者保持知情和支援至關重要。明智的計劃和一致的資訊傳遞將使您的專案保持正軌，並有助於避免混淆。在撰寫信件、進度報告、會議記錄等以及與個人面對面交流時，團隊成員有責任清楚、明確、完整地傳達資訊。接收者反過來必須確保資訊不僅被正確和完整地接收，而且被理解。在專案執行期間，專案經理、專案團隊和利益相關者將使用各種溝通機制來共享資訊。請參閱溝通管理的任務、工具和要素。在專案的結構中，溝通管理被認為是促進流程之一（與質量規劃、人員獲取、風險應對規劃、採購規劃、招標規劃一起）。 “促進”並不意味著不必要或可選：它只意味著它是一個在順序上有所不同的流程，與其他活動並行執行，與許多核心流程具有雙向反饋迴路。（專案管理的核心流程則是按順序執行，並分為三個主要階段，即專案規劃、專案執行、專案收尾）。

彙報專案進度

在執行計劃時，專案經理必須瞭解組織將如何使用資訊，以及計劃是否有效。他/她必須靈活，並準備好修改計劃，如果計劃的某些部分沒有按預期工作，或者執行組織的溝通需求發生了變化。在專案經理可用的眾多機制中，狀態報告對於傳達專案的績效特別有用。

在會議期間，專案經理應與團隊一起審查專案時間表，並與每個成員核實未來幾周需要完成的工作。會議的一部分應側重於團隊的進度報告，以核實完成任務的估計值，並討論可能影響估計值的問題。然後，專案經理可以使用專案團隊會議期間傳達的資訊作為狀態報告的輸入。
定期舉行的專案團隊會議也是一個表彰個人成就和獎勵團隊成員出色工作的良好論壇。

隨著專案的進展，可能會發生某些事件來改變資訊訪問方式或改變溝通需求。在專案執行期間，專案經理和專案團隊必須再次審查溝通計劃是否仍然是最新的，是否適用於專案的當前階段。