ETD 指南/學生/檢查和校正
作者完成其 ETD 後，服務機構（如大學圖書館或計算與媒體中心）必須檢查 ETD 是否完整、可讀且正確。因此，清單很有用。清單應考慮文件的以下部分，並應向作者開放以進行自我檢查
- 組織問題
- WinWord、WordPerfect 或 LaTeX 文件
- 數字論文的 PDF 版本
- 元資料
檢查組織問題
從作者處收到 ETD 後，需要驗證幾個組織問題
- 學生是否屬於該大學？
- 他通過了考試嗎？
- 他通過了批准嗎？
- 他是否錯過了截止日期？
檢查 WinWord / WordPerfect 文件
對於樣式表的使用，以下 Word 文件部分對於進一步使用至關重要
- 服務機構的 WinWord 或 WordPerfect 系統是否可以開啟整個文件？
- 學生是否正確使用了所有樣式表？
- 學生是否使用了 WinWord 或 WordPerfect 的標題功能？
- 標題頁是否完全設定樣式，所有資訊都已填寫？
- 圖和表是否有自己的標題，以及是否使用了文字格式系統中的插入標題功能？
- 列表是否設定為列表？
- 表格是否使用文字格式系統中的表格功能生成？（有時作者使用製表符來構建表格）
- 作者是否使用引用管理系統進行引用？這使得參考文獻的自動格式化變得更加容易，並且可以連結到文字部分。
- 作者是否使用自動拼寫檢查功能，而不是在文字中應用硬編碼字母？
檢查 LaTeX 文件
- 作者是否遵循指南和規則？
- 是否使用了模板或樣式檔案？
- 作者是否使用 bibtex 收集參考文獻？
- 所有圖是否都以 EPS（封裝後的 PostScript）格式提供？
- 作者是否提供了所有附加樣式？
- 整個 ETD 是否可以在圖書館或計算中心的計算機上處理？
檢查 PDF 文件
- PDF 文件是否可讀？它可以在當前版本的 Adobe Acrobat Reader 中開啟嗎？
- PDF 檔案是否包含所有文字部分？
- 它是否包含指向多媒體附件的超連結？超連結在當前的網際網路瀏覽器中是否有效？
檢查元資料
- 作者是否提供了關於自己及其論文的所有 Dublin Core 元資料？
- 根據不同的分類方案，是否有不同語言的關鍵詞？
- 是否有不同語言的摘要？
- 元資料資訊以哪種格式提供？
如今，基於 SGML/XML 的存檔策略包含一個轉換工作流程，如下所示
工作流程版本 1
從原生文字格式（如 doc WinWord）到 SGML/XML 相容文件的轉換由大學的服務完成。在這裡，檢查和校正基本上包括檢查大學提供的樣式表和指南的充分使用。此程式在柏林洪堡大學、里昂第二大學、蒙特利爾大學等處實踐。
此檢查必須在所使用的文字處理系統中進行，例如 WinWord，並且可以透過文字處理系統宏語言（例如 Visual Basic）中定義的宏部分自動執行。然後，工作人員的檢查人員執行此檢查宏，可以發現是否使用了特殊樣式。此檢查程式必須透過手動檢查作者對文件應用的樣式的正確使用來補充。因此，對每個文件使用清單非常有用。這將確保對每個文件的樣式控制嚴格程度一致。
工作流程版本 2：從原生文字格式（如 doc WinWord）到 SGML/XML 相容文件的轉換由作者本人完成，或者作者直接在 SGML/XML 中寫作。在這裡，檢查和校正基本上包括檢查 SGML/XML 解析器對 SGML/XML 的充分使用，並特別關注大學提供的文件型別定義 (DTD) 和指南的正確使用。
此程式例如在愛荷華州愛荷華城大學實踐。
這可以透過 SGML/XML 解析器和檢查指令碼完全自動化，這些指令碼為檢查人員生成錯誤列表，與之前描述的工作流程相比可以節省大量時間。從今天的角度來看，這種模式的缺點是，必須設計和執行非常全面的作者支援，以使作者能夠從任何文字格式系統轉換為符合 SGML/XML 的文件，或者以允許作者理解和解釋資訊的方式使用 SGML/XML 編輯器。
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