ETD 指南/大學/政策倡議：法國案例
在法國，關於電子版論文分發的政策源於兩個不同的來源
- 公共權力，由高等教育部代表，透過研究部門（研究局）和圖書館部門（圖書館局）的中間機構，迄今為止一直負責論文的描述和物理歸檔。
- 擁有授予博士學位的權力的大學機構，無論是大學還是主要學校。
監管框架由 1985 年 9 月 25 日的政令制定。該政令規定了提交、描述和複製論文或其他為獲得博士學位而提交的作品的程式。目前電子版論文分發的舉措很多，而且變化很大，在技術細節和政治方面都是如此。在過去幾個月裡，人們傾向於協調和集中倡議。這涉及到圍繞已經建立了技術歸檔和分發解決方案的機構建立聯絡和網路。
法國系統目前在三個層面上構建
- 地方層面上，基於某些生產機構的舉措
- 區域層面上，一些研究機構在區域或主題層面上進行整合
- 國家層面上，基於在 2000 年 10 月由部長撰寫的傳閱函後建立了一個部級工作組。這個工作組必須確定一個新的監管框架。
地方層面：里昂第二大學電子版論文分發政策
里昂第二大學與蒙特利爾大學合作開發的電子版論文分發計劃的基本原則是，使用標準化格式，為永久存檔提供條件，並允許分發，從而確保有效和完全的互操作性。在大多數情況下，這涉及到格式化，以便對所有文件進行結構化。這種格式化是使用計算機工具進行的，對於在網際網路上進行大規模分發是必要的。里昂第二大學在推出其論文章程時，改變了電子版論文的製作、提交和分發條件。該章程詳細說明了博士生必須接受的官方條件。作為回報，學生可以在他們的研究小組內接受使用文字處理工具的監督和培訓。
這份檔案保證了大學支援年輕學者的承諾，使他們在論文答辯期間和之後能夠獲得最佳條件來建立、存檔和分發他們的作品。
里昂第二大學論文章程
里昂第二大學論文章程是根據 1998 年 9 月 3 日的政令提出的。其序言重申了該政令的附件（示範章程）並用以下條件補充了文字
1) 每篇論文都是在與博士學校有聯絡的研究小組內完成的。博士學校的特殊作用是
- a) 向申請博士入學的學生提供有關以下兩個主題的所有相關資訊：第一，博士學習的運作、研究導師和與他們的專案相關的團隊以及他們可以期望的後續行動；第二，學生援助、獎學金、助學金和與公司合作的可能性，這些公司可能會為他們提供完成專案的資金；
- b) 批准學生和導師之間關於準備論文的協議；
- c) 協調為了獲得 DEA 以及在博士學習期間提供的學術培訓；
- d) 為博士生提供比他們論文專業領域更大的學術環境，例如透過組織橫向研討會、方法課程、與其他實驗室（特別是歐洲實驗室）的交流，透過鼓勵討論論壇，以及透過在伺服器上提供所有有用的檔案等；
- e) 每年與論文導師溝通工作進展，並對免除延期進行評估。導師的跟蹤，就像博士學校主任的跟蹤一樣，可以透過電子郵件進行，當學生在遠離大學的地方進行活動時；
- f) 在整個博士學習過程中，向博士生介紹職業插入問題，特別是透過組織實習和與專業人士的交流會，以及儘可能組織包括輪崗在內的學習課程，在公司、國家教育等部門輪崗；
- g) 在論文答辯或在外部實驗室的博士後期間跟蹤這種插入。
2) 博士論文是對研究團隊內部產生的知識的貢獻。為了確保這些貢獻在科學界得到最佳的傳播，大學建議博士生使用計算機準備他們的論文。為此，它為博士生提供培訓課程，幫助他們完成論文的撰寫：文字處理、樣式表的使用、他們專案所需的軟體工具、正式結構化等。研究團隊和/或 SIR（計算機研究支援）的研究部門為博士生提供工作站。除了特殊情況外，他們必須以計算機化的形式提交他們的論文，並從中製作紙質副本。SCD（通用文件服務）確保索引規範的遵守，更廣泛地說，確保 ABES（高等教育書目機構）的建議得到遵守。
3) 論文是可以訪問的
- a) 在 SCD，根據 1985 年 9 月 25 日的政令規定的條件，該政令適用於 1984 年 1 月 26 日第 84-52 號法律；
- b) 來自大學的伺服器，一旦作者和評審團同意其電子分發。
關於分發前需要評審團授權和可能適用於論文某些部分的保密條款的使用規則，同樣適用於電子版，就像適用於紙質版一樣。
4) 博士生在每個博士學校的科學委員會中都有代表。如果學生和他們的論文導師之間發生衝突，論文學校主任充當示範章程中規定的第一位調解人的角色。如果衝突持續存在，校長必須要求科學委員會從博士學校和/或機構外部提名一位調解人。調解人向校長報告，校長是最終仲裁者。在聯合指導的情況下，博士學校主任在學生和法國論文導師之間或兩個論文導師之間發生的所有衝突中充當調解人的角色。如果衝突持續存在，兩所大學的校長將在最後做出決定。當博士學校主任也擔任論文導師時，他在調解人的角色中被負責研究的副校長取代。
5) 博士學校負責將這份章程分發給他們監督的 DEA 和博士生。
1998 年 12 月 7 日科學委員會一致透過
SeNTIERS 電子版出版單元負責在里昂 2 進行答辯的論文的電子版歸檔和分發。在這種情況下，該單元參與論文的合法存放。隨著時間的推移，目前的做法是存放紙質副本，這種做法很可能將不再使用。這將意味著檔案的製作方式將發生相當大的變化。此外，為了讓博士生能夠在沒有太多幹擾的情況下繼續他們的工作，里昂 2 同時使用兩種提交系統：電子版提交和混合提交。
論文行政流程的組織
建立一個電子版歸檔和分發系統假定管理部門擁有研究工作的電子版；這轉化為建立一種包括電子版提交的論文提交方式。
電子版提交應以自動化的方式組織，在一個能夠支援從郵箱式提交系統到更完整系統（允許記錄提交、元資料等）的伺服器上進行。
這種提交將自然地整合到論文的傳統行政流程中，並可以採用多種形式（獨立於所使用的軟體或所討論的學科）
- 混合提交，
- 電子版提交。
混合提交
這種提交形式應該被視為邁向完全電子版提交的一步，但對於缺乏電子版提交所需的基礎設施和人員的機構來說，它也是一個令人滿意的解決方案。
系統的組織
它分為幾個階段
1) 學生在論文服務處提交紙質副本和電子版副本，並證明兩個版本的一致性。此時，他/她授權（或拒絕）在網際網路上分發此作品。2) 電子版出版服務驗證提交。這是為了驗證檔案的可讀性、特殊字元的存在或不存在，以及所有非文字元素（影像、聲音等）以電子版或紙質形式存在。3) 答辯後，以下情況之一可能發生
- 評審團授權以當前狀態分發論文。在這種情況下，博士生有一個月的時間對論文進行細微的修改（拼寫），以勘誤表的形式進行。沒有新的提交。論文被轉換為 SGML（歸檔格式），然後轉換為 HTML 和 XML（分發格式）。論文被放置在大學的內部網（相當於圖書館中的諮詢）上，如果學生授權，則被放置在網際網路上。論文的描述被廣播。
- 評審團要求修改。在這種情況下，需要新的電子版提交和驗證。一旦評審團主席驗證了修改，論文將按照正常的處理流程進行。
- 未經修改的論文或受保密條款限制的論文將以 SGML 格式存檔，並且根據情況僅在內部網上傳播。它們的描述被廣播，但註明了它們的保密性。
電子版提交
第二種系統消除了混合提交中固有的非一致性風險。因此，論文的合法存放包括電子版提交。答辯和存放在圖書館所需的論文紙質副本是從電子版提交中打印出來的。
如果這個系統更令人滿意，它仍然需要額外的基礎設施。為了保證打印出來的副本確實是根據提交的電子版製作的，大學必須為作者提供進行完整的電子版提交的手段，並承擔為答辯列印副本的任務。
因此，這個系統需要多種結構的支援。這些包括傳統的論文服務，為博士生提供相對龐大的計算機基礎設施（插圖數字化、影片採集、聲音、使用者幫助）以及能夠提供不規則輸出的複製服務（論文答辯頻率根據大學日曆而變化）。
從學生製作的檔案開始，大學將進行“單檔案”列印（PostScript 和/或 PDF），並在學生的控制下進行（版式、插圖渲染等）。
- 原始檔以及 PostScript 檔案將在答辯前燒錄並傳輸到電子出版服務以進行存檔。
- 只有 PostScript 檔案將被傳輸到複製服務的列印站。
在機構或大學機構群中實施論文處理平臺所需的資源
可以考慮兩種可行的架構
- 客戶端-伺服器系統。在這種情況下，伺服器端負責管理計算資源，而客戶端端負責生產（遠端）和分發（本地）。Web 介面管理不同客戶端站點和伺服器站點之間的通訊。
機構聯盟可以透過地域或學科上的接近性、建立協同效應以及整合技能和能力而發展起來。
- 自治系統。在這種情況下，每個生產站點都以自治的方式承擔處理、存檔和分發操作的全部過程。這將適用於擁有必要人力資源的站點，或者處理的文件數量足以證明該系統是合理的。
人力資源:
現有系統需要多種技能，包括計算機工程和工程文件，這些技能對應不同的任務
- 資訊系統管理：更新程式、管理存檔和線上資訊釋出、使用者協助、將使用者與負責系統開發和更新的團隊聯絡起來；
- 文件處理：格式化文件以進行處理，數字化插圖、聲音、影片等，驗證處理並捕獲元資料。
並非每個生產中心都需要兩種型別的人力資源。
- 文件處理：每年處理 100 篇論文，需要 1 個全職工程師 (IE?)。
- 資訊管理：需求會根據使用本地配置還是客戶端-伺服器配置而有所不同。
關於論文處理軟體平臺的使用和管理的培訓
培訓活動針對兩種型別的代理人，他們具有特定的技能
- 公認的計算機技能，使這些代理人能夠在多個層面上發揮作用。在本地級別，為了幫助使用軟體平臺的人員，這些技能包括軟體平臺的維護和適配。他們還必須獲得網路級別的技能，在那裡他們將充當使用者和負責平臺演進的團隊之間的中介，並參與該團隊的活動（計算決策和開發）。
- 電子出版技能：電子提交論文；培訓博士生使用通用文件格式；根據所選軟體平臺確定的規則準備和格式化文件。這是一個新的領域，用現有的資格來定義其概況是一個微妙的過程：掌握電子文件製作工具，瞭解不同型別的學術作品，以及將這種知識傳遞給由博士生和研究人員組成的受眾的教學能力。
博士學院的作用和博士生的培訓
實施這些新的流程需要參與主要的相關人員：博士生及其導師。對作者、論文導師和研究機構的培訓必須在博士學院內進行。這些學院是理想的參考框架，原因有以下幾點
- 為學生提供的培訓將適應其學科，從而適應他們可能需要使用的特定計算工具；
- 導師將參與其中；
- 博士學院的不同參與者之間共享這些知識將提供額外的內部凝聚力因素。
隨著時間的推移，博士學院應該成為使用新的科學生產和出版工具的支援中心。在論文寫作過程中，博士生將獲得所需工具和幫助，以有效地寫作他們的論文，並獲得處理論文所需的所有技能。
通用文件格式和技術規範等工具將由教育部提供。博士學院將負責根據學科或機構的特定實踐（例如樣式表）對它們進行調整。使用通用文件格式的通用培訓計劃將可用，並可根據本地需求進行調整。根據以往經驗，每個博士生六個小時的培訓足以訓練學生高階文字處理的使用。可以預期，在幾年內，學生將在開始博士學習之前接受文字處理的培訓，而博士期間的培訓成本將越來越少。
應該在電子生產和分發服務與博士學院之間建立永久的聯絡，以便在使用者和電子出版專家之間創造協同效應。這種關係應該建立在持續合作的基礎上，並在培訓課程中透過介紹服務及其結果來啟動。
區域和學科政策:
里昂第二大學政策的實施和出版，以及該大學建立的計算機化處理手段，促成了大學和科學機構網路的建立和結構化。羅訥-阿爾卑斯地區大學在大學會議的背景下團結起來，決定實施里昂第二大學提出的主要建議。隨後，在法國領土範圍內，以及在其邊境附近，人們注意到了一種趨勢，一方面是大學（里昂、馬恩拉瓦萊、巴黎-薩克雷、格勒諾布林、日內瓦）的重新組合，另一方面是科學機構（CNRS、Inra、Inserm）的重新組合。人們還發現了一些學科群體，例如“Mathdoc”網路，它將數學實驗室聯合起來，並且又與一個歐洲網路相連。該網路的工作包括收集每個研究人員產生的元資料，這些元資料對於描述和宣佈論文是必要的。然後，這些元資料被存檔並可在實驗室網站或研究人員自己的網站上訪問。這種方法在制度上較少，因此永續性較差，因為它保留的責任留給了研究人員和實驗室的評估。
並非所有這些機構都採用了里昂第二大學模型 (RTF=>SGML/XML)。一些機構更喜歡 Adobe 生成的通用文件格式，而另一些機構則使用 Latex 製作文件，並以“postscript”格式分發。然而，由於教育部工作組所做的工作，關於這些選擇的思考是在公開場合進行的。
法國公共政策：部長通告
為了總結由一個思考小組領導的工作，主管高等教育的部長在 2000 年 10 月釋出了一份通告，其中定義了關於電子存檔和分發論文的未來政策的主要方向。
電子分發論文
致大學校長和高等教育機構校長或主任
在大學和其他高等教育機構中答辯的論文是價值最高的文獻。關注它們的推廣既有利於年輕博士和機構，也有利於提高法國研究的國際知名度。
長期以來，資訊科技發生的深刻變革清楚地表明，現有論文增值體系（由 1985 年 9 月 25 日關於論文的提交、描述、複製和分發的法令定義）已經過時。
正是基於這一觀察，並認識到
- 論文現在“自然地”以計算機化的形式產生，
- 高等教育機構的裝置和網路得到了極大發展，
- 大多數大學目前正在將自己定位為電子資訊的生產者和分發者，
一個由國家教育部和研究部服務部門、大學校長會議、大學圖書館館長協會以及在該領域開展實驗的眾多專家組成的團隊向我提交了一份關於電子分發論文的報告。這份報告的主要結論已經得到我的確認，可以在教育部伺服器上以下地址查閱
http://www.sup.adc.education.fr/bib/
提出的新系統預計在滿足一定條件後，將在網際網路上分發論文
- 經評審委員會建議，由機構負責人授權，並經作者授權，同時尊重智慧財產權規定，
- 博士生遵守最低技術規範，
- 使用自動組裝線將論文轉換為適當的存檔和分發格式，以便儲存和線上釋出。
除了博士生之外，還需要眾多參與者的介入
- 論文答辯機構的參與，包括
- 博士學院，負責為學生提供培訓和技術援助，
- 公共文獻服務，負責描述論文並在集體和本地目錄中提供檔案的電子地址，
- 負責使用提供的軟體轉換和線上釋出論文的服務。
- 國家或國家運營商的參與，透過
- 制定技術規範和培訓資料，
- 保證或提供處理鏈，
- 提供安全存檔。
在此基礎上，經與研究部部長協商，並與大學校長會議協商，我決定
- 成立一個專案小組，
- 制定一項關於論文的提交、描述、存檔和分發的新法令，
- 為希望快速進入該新體系的機構或機構群體組織培訓活動，
- 建立必要的集體功能，以使整個過程保持一致，同時考慮國家論文複製車間 [atelier nationaux de reproduction des thèses] (ANRT)、高等教育文獻車間 [atelier bibliographique de l’enseignement supérieur] (ABES) 和國家高等教育計算機中心 [centre informatique national de l’enseignement supérieur] (CINES) 的既有技能。
這種新的方案顯然需要時間來實施，並隨著機構引入適當的組裝線而逐步推進。當然，1985 年法令定義的舊體系將繼續適用於尚未採取相應措施的機構答辯的論文。
國家教育部長
雅克·朗
一些原則支撐著這種對電子分發論文的政治興趣
- 提高法國科學生產的國際知名度，並將其價值最大化
- 有利於對論文的新認識，使其被視為一個動態資料庫，而不是一個靜態的知識體系。論文的電子版本成為滿足使用者需求的真正工作工具，從使用者的研究和調查議程開始。
- 為學生研究人員在資訊科技和電子出版方面的使用提供培訓。學生研究人員將成為科學資訊生產者，因為他們將能夠掌握這些機制，從而提高自主性。他們將親自獲得資訊生產者和分發者的身份。
- 這將彙集讓科學家能夠獨立地生產、存檔和分發所有研究成果的要素。請記住，法國關於電子分發論文的做法是整合到一個更廣泛的法語區專案中，該專案旨在將公共研究成果線上釋出。
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