Lentis/辦公室效率在不斷變化的工作場所

簡介

20世紀初，長時間工作提高整體生產力的概念遭到了僱員和僱主的一致質疑。如今，美國乃至世界各地的許多公司都在尋求使用替代方法來提高工作場所的產出，而無需增加工人的負擔。這些新趨勢倡導員工的自由、靈活性和舒適性。許多僱主透過遠端工作、減少工作時間和激勵計劃等選項吸引員工。研究表明，這些技術可以有效。然而，在整個美國工作場所，實施情況差異很大。

遠端辦公

概述

在家工作或“遠端辦公”在20世紀70年代進入現代美國職場。儘管最初遭到抵制，但遠端辦公在世紀之交仍在穩步上升，並得到了國家遠端辦公倡議的支援。在過去十年中，在家工作的人數急劇增加。而且，在COVID-19大流行期間，這一現象更是如此。2020年，疾病控制與預防中心指南鼓勵企業尋求遠端辦公，以減少感染風險。由於公眾健康問題，企業允許員工在家工作，導致遠端辦公人數增加了35%。但即使大流行消退，人們仍然更喜歡在家工作。

積極影響

遠端工作有很多好處，包括為員工節省每月數百美元的通勤和食物費用。它還直接減少碳排放，因為道路上行駛的汽車更少了。遠端工作已被證明對許多人有效，57%的員工聲稱他們工作效率更高，49%的員工聲稱在家工作時集中力提高。64%的美國人提到了更好的工作與生活平衡。從心理上講，這方面的失衡會導致疲憊和職業倦怠綜合徵，從而降低生產力。僱主們正在意識到這一點；82%的管理層領導人將允許員工每週至少有一天遠端工作。有些公司會走得更遠。像Airbnb、Lyft和3M這樣的行業領導者允許幾乎所有員工完全遠端工作和混合工作。

負面影響

雖然遠端辦公對許多人來說很有吸引力，但也要考慮其缺點。SpaceXSpaceX、TeslaTesla和TwitterTwitter的執行長埃隆·馬斯克認為，遠端員工可能會“假裝工作”，或者在沒有監督的情況下不那麼努力地工作。這些公司已經發布了最後通牒：要麼每週至少親自工作40個小時，要麼離開。此外，遠端工作可能會加劇經濟階層之間的不平等。在COVID-19期間，年收入超過20萬美元的人中，有73%能夠遠端辦公，而年收入低於2.5萬美元的人中，只有12.7%能夠遠端辦公。而且，雖然一些員工的心理健康有所提高，但另一些員工則報告了工作與生活界限模糊，導致心理健康下降。

40小時工作制

背景

在19世紀初的工業革命期間，工人通常每週需要工作80個小時以上。大多數工作都是體力勞動，導致員工過度疲勞。這導致了像美國勞工聯合會這樣的工會，倡導減少工作時間。在整個20世紀初，工作標準不斷波動，但所需的工時總體呈下降趨勢。到20世紀中葉，工會的進步以及亨利·福特流水線的影響，使40小時工作制流行起來。1940年，美國政府修訂了《公平勞動標準法》，鞏固了40小時工作制。自1940年以來，標準普遍保持不變：每週5天，上午9點至下午5點。直到最近，尋求提高效率和適應不斷變化的工作環境的科學家和公司才開始質疑現狀。

科技的作用

在生產力方面，科技自然而然地成為討論的焦點。長期進步和近期發展都導致了對當前工作場所期望的重新審視。20世紀的技術已經將員工的注意力從越來越自動化的演算法流程中轉移到基於啟發式的方法上。隨著以批判性思維為新的重點，這種思維更具心理上的吸引力和挑戰性，科學家和僱主開始重新評估在不同技術時代流行的體系的效率。最近，智慧手機、電子郵件和社交媒體的出現，進一步增強了企業重新評估員工效率的緊迫性。一項2018年的研究發現，在分心和疲勞之間，在典型的8小時工作日中，只有不到3個小時的時間花在了相關任務上。

COVID-19的影響

COVID-19 大流行顛覆了生活的方方面面，創造了一個有利於疫情後變化的環境。居家辦公的兩個因素尤其影響了人們對 40 小時工作周的看法。第一個因素是隔離。由於被限制在家裡，遠離同事，員工缺乏社會和專業互動，導致工作與生活的平衡度降低，疲勞感加劇。從管理角度來看，第二個重要因素是出現了一個全新的局面。正如之前提到的，對工作場所標準的質疑已經逐漸達到頂峰。居家辦公的轉變，以及科學認可度的不斷提高，給了僱主在讓員工回到辦公室時做出重大改變的機會。大規模變革的最大例子是一項 2022 年的研究，該研究表明超過 70 家公司過渡到了每週四天，每天 32 小時的工作制。結果是積極的，大多數公司表示，在研究結束後，他們將把這項政策永久化。這項研究幾乎肯定會影響其他公司效仿。

激勵和干擾

現代公司一直在嘗試新的方法來提高生產力，包括提供激勵和減少干擾。

提供激勵已被證明可以提高工作場所的效率。針對特定任務的激勵將有助於員工專注於特定任務，並使生產力提高 27%。激勵還可以提高員工計程車氣，實施激勵或獎勵計劃的公司，生產力提高了 44%。員工的生活方式也會影響他們應該獲得的激勵型別。瞭解員工的愛好和家庭型別的公司，可以更容易地選擇激勵措施，從而提高生產力。

在工作場所提供便利設施是物質激勵的一個很好的例子。另一種提供激勵的方法是讓員工選擇在家遠端辦公。現代社會的工作場所一直在發生變化，在過去的幾年裡，遠端辦公的人數呈指數級增長。截至目前，僅在英國就有 570 萬人完全遠端辦公。政府也可以提供激勵措施來提高國家生產力。在加州，有一項法律要求報銷所有遠端辦公員工的費用，包括每月無線網路費用。

干擾是公司每天都會浪費生產時間的主要原因之一。現代工作場所中最顯著的干擾是技術干擾，被稱為網路偷懶。千禧一代和 Z 世代大約 25% 的工作時間都在使用智慧手機進行與工作無關的事情。僅 Facebook 就佔用了 86% 的非生產性時間。物質干擾也是影響生產力的一個因素。在高度密集的辦公室裡用隔間辦公，會創造一種單調乏味、類似機器人的環境，員工可能會感到沮喪或不堪重負。隔間的另一個問題是工作空間劃分不佳，同事的噪音可能會造成干擾。如果隔間不夠高，視覺干擾也會影響生產力。休息時間不足也是造成工作時間不充分的主要原因之一。過度工作會導致頭暈、頭痛、易怒，甚至會削弱免疫系統。在典型的現代公司中，70% 的受訪員工承認自己在一天中的某個時間點會分心，16% 的員工承認自己幾乎一直都會分心。

公司通常會為員工提供工作電話和電子郵件，以避免來自員工個人生活中的技術干擾。此外，即使在大流行之後，一些公司仍然為其合作者提供在家辦公的選擇。這種安排通常可以幫助那些辦公室擁擠或員工居住地距離公司設施較遠的公司。

影響

在對辦公室生產力趨勢進行分析後，可以概括地說，員工正在爭取更加舒適的工作條件。大多數員工希望獲得混合遠端辦公、每週工作 32 小時和激勵計劃等選擇。僱主提供這些選擇是為了提高生產力。然而，雖然資料表明生產力通常會因這些社會技術轉型而得到提高，但某些領域，如心理健康，則出現了喜憂參半的結果。平均而言，社會規範正在從更嚴格的工作場所轉變為更靈活的環境。這種變化在職業生活的其他領域也顯而易見，例如工作場所中休閒裝的興起。

雖然研究表明這些變化可能對勞動力產生淨積極影響，但公司也必須意識到舒適區偏差。這些偏差會促使人們採取舒適而非合理的做法，並可能影響美國公眾普遍接受放寬傳統工作場所標準的行為。隨著科學的不斷發展以及新一代員工的加入，標準將繼續波動，直到形成新的現狀。資料表明，隨著社會的發展，工作環境也將隨之發展。公司將不斷尋找提高生產力的方法，而員工將追求更好的工作標準。