專業與技術寫作/倫理/法律問題
在商業中，形象就是一切。公司公眾形象會影響消費者對該公司產品的看法。反過來，這會影響公司的公眾利潤，並最終影響該公司在訴訟或召回事件中的地位。公司必須考慮這些問題會對業務帶來的後果，並需要考慮修復公司聲譽的成本。這些是某些檔案在傳送給預期讀者之前被仔細審查的原因之一。為了進行道德寫作，您還必須識別另一組人：那些因您的資訊而獲利或受損的人。總的來說，這些人被稱為“利益相關者”，因為他們對您所寫的內容負有責任。只有瞭解這些利益相關者是誰，您才能確保自己以符合自身道德價值觀的方式對待他們。在撰寫您的溝通時，思考一下您所說的話以及您如何說的話會影響誰。在專業檔案中，您必須對以下語言敏感
•種族和性別角色
•政治正確性
•概括
•文化意識
•宗教符號
根據法律，大多數由員工編寫的檔案代表了組織本身的立場和承諾。在撰寫專業檔案時，總會有一些法律問題需要考慮，這些問題會反映在寫作風格中。專業檔案可以作為關於合同爭議和產品責任訴訟的證據。訴訟是法院提起的民事訴訟。如今，平均每家公司同時參與 400 起訴訟。雖然大多數公司都贏得了訴訟，但捲入訴訟會帶來許多後果。訴訟會讓公司花費時間和金錢。花在律師身上的錢和花在法庭上的時間會佔用公司本可以用來改進業務和產品的資源。訴訟也會對公司的聲譽造成負面影響。召回可能是公司面臨的另一個法律問題。召回是指將產品從市場上撤下或對產品進行糾正，因為產品存在缺陷或存在潛在危害。在大多數情況下，召回是由於公司無意犯錯而不是有意無視法律造成的。有時，公司會發現問題並自行召回產品。其他時候，公司會在收到相關問題後召回產品。
公司可能面臨訴訟或召回的原因有很多。公司捲入訴訟的主要原因之一是，公司產品的說明對於消費者來說並不清晰。因此，一般的指導原則是，說明應該易於理解、清晰簡潔，閱讀水平應在四到六年級。此外，在訴訟中，公司必須記住，所有檔案都可能被傳票。這意味著從備忘錄和電子郵件到提案和研究的所有檔案都可能受到法庭的審查。公司捲入訴訟的另一個原因可能是召回。召回的一個方面是那些與安全問題有關的方面。許多產品因潛在安全問題而被召回，即使沒有人實際受傷。為了避免安全召回，公司需要確保他們考慮與產品相關的每一種可能的危險。一些危險似乎是眾所周知的，但公司應該意識到這些危險並相應地對產品進行標記，無論對常識的假設如何。
約束是公司或行業為檔案設定的限制。當您收集將構成您撰寫溝通方式基礎的資訊時，您還應該瞭解任何期望、法規或其他因素，這些因素可能會限制您能說什麼以及如何說。在職場中，期望和法規會影響溝通的任何方面。影響溝通的方面如下
•語氣
•縮略語的使用
•表格
•頁邊距
•文件長度（作為最大值）
瞭解這些約束並建立溝通時將它們考慮在內非常重要。其中一些約束直接來自僱主。您的僱主和您的讀者可能對您撰寫專業檔案的方式有期望。關於如何準備所需要素，通常存在著未言明的期望。您正在培養公司對特定企業形象的渴望，以保護其法律利益，並保持其競爭優勢。像樂高這樣的玩具公司不想與包含俚語或可能損害其聲譽的詞語的技術檔案相關聯。他們在法律上保護自己的業務。由於所有檔案都可能在法庭上被用來反對個人和公司，因此所有包含公司名稱的書面檔案都應只包含代表公司本身的專業內容。
其他時候，約束是由政府法規制定的，這些法規決定了某些報告的撰寫方式。法規是由政府制定的法律，影響檔案的內容或檔案的撰寫方式。寫作約束可能來自公司外部，例如來自政府法規，這些法規指定專利申請、環境影響報告以及許多其他型別檔案應如何準備。同樣，科學、技術或其他專業期刊對它們發表的文章的許多方面都有嚴格的規定。這些規定充當有效撰寫溝通的標準。
約束也可能由風格問題設定。檔案不應該出現陳詞濫調和習語，因為它們可能會給將檔案從一種語言翻譯成另一種語言帶來問題。陳詞濫調是一個陳腐或過度使用的表達方式，聽起來很陳腐，而且往往不能表達你真正想說的話。例如：底線是，頭昏腦漲，或愛要不要。習語，也被稱為行話，是某一組人使用的專業詞彙或表達方式。看看你寫作時使用的短語，看看它們是否在字面翻譯時有意義。如果不行，用清晰直接且不會被誤解的語言替換它們。不要使用“複合句”（and、or、nor、but、however、yet）。意見和笑話也應該避免出現在商業檔案中。用事實和資料而不是意見來與讀者溝通、爭論或說服他們。
許多公司還喜歡形成一種“定製”的寫作方式。像微軟這樣的公司希望他們所有的檔案都以相同的風格和格式編寫。做到這一點的唯一方法是教寫作者“正確”的寫作方式，以便展現微軟的形象。許多人可能不知道的是，微軟這樣做是為了在法律訴訟中保護自己。如果每一份檔案都以相同的格式編寫，他們就可以確保客戶理解整個檔案，並且不會遇到不一致的問題。
你如何知道自己是否遵循了正確的約束？瞭解如何在你的特定領域寫作的最簡單方法是檢視你公司和其他行業公司在過去幾個月內編寫的檔案。這將使您瞭解他們的風格以及他們如何提出論點。一些公司甚至出版寫作風格指南。透過檢視你公司的規定，你可以開始起草你的論點。確保遵循你公司的指南手冊（如果有），以確保你的風格與他們的建議一致。
請記住，在專業寫作中，您試圖透過使用道德風格來說服讀者。這意味著避免在法庭上站不住腳的內容，尤其是在當今人們對任何事都提起訴訟的情況下。確保您為公司編寫的檔案具有說服力，同時又能保持公司的競爭優勢。