專案管理/PMBOK/溝通管理
在這個 PMBOK 領域，專案經理專注於確保理解利益相關者的溝通需求。它還包括確定在整個專案過程中將交換哪些溝通輸出（例如狀態更新、會議記錄、交付成果報告等）。專案經理仔細規劃以概述誰接收哪些溝通，誰負責傳遞和回覆溝通內容，以及如何以及何時傳遞溝通。這些細節總結在溝通計劃中，該計劃是在規劃階段建立的。然後在專案實施過程中執行和監控溝通計劃。
在專案管理中準備溝通計劃涉及六個關鍵點，即定義受眾、定義需求、建立溝通時間表、找到負責準備和安排溝通內容的團隊成員、定義溝通媒介，最後準備內容。
定義受眾
定義受眾是建立溝通計劃中最簡單的部分。在這個領域需要做的是列出需要了解專案事件程序的關鍵利益相關者。
定義需求
在這一部分，專案經理回答以下問題：“關鍵利益相關者想了解什麼？” 這個問題應該根據受眾的技術知識水平來回答。
建立溝通時間表
在這一點上，專案經理應該已經掌握了受眾和需求資訊。現在，是時候回答以下問題：“何時去做？” 應該準備一個靈活的時間表並由受眾進行驗證。時間表必須靈活，並應該對錯過會議（或會議）的情況做出響應。該計劃還應與專案開發時間表協調一致。
找到負責的團隊成員
專案經理可以自己做這件事，但讓團隊成員或高管參與溝通可以確保對專案的更高承諾。因此，在這個階段，選擇將領導溝通流程的小組。
定義溝通媒介
平穩地呈現資訊很重要——尤其是對於利益相關者。他們沒有參與專案，但他們需要了解正在發生的事情。應該在這個步驟中選擇合適的媒介以確保資訊成功傳遞給利益相關者。
準備內容
現在一切都已定義，專案經理（或指定的團隊成員）應該準備溝通內容。在向利益相關者展示之前，專案經理必須檢查內容。內容應包括流程的目的、進行流程所涉及的步驟，以及專案當前階段團隊成員的角色和責任。使用模板來準備內容通常可以加快最後一步。
四個輸入如下
- 專案管理計劃。
- 利益相關者登記冊。
- 企業環境因素。
- 組織過程資產。
溝通需求：專案利益相關者資訊需求的總和。
溝通技術：用於來回傳輸資訊的科技或方法。
約束：限制專案管理團隊選擇的因素。
假設：為規劃目的被認為是真實、實際或確定的因素。（假設通常涉及一定程度的風險，可能在這裡或在風險識別流程中被識別）。
有許多工具可用於溝通。你需要的溝通內容將取決於你用來發送它的內容。
一些溝通工具包括
- 電子郵件
- 即時通訊
- 傳真
- 電話
- 網際網路
在溝通管理中有很多技術，例如，其中一種是“建立溝通時間表”，它計劃事件發生的時 候並讓你的客戶在整個專案過程中瞭解最新情況。另一種使用的技術是“管理資訊流”，進出專案。然後你需要站在你的受眾的角度思考並問問自己，他們需要了解什麼，他們想聽到什麼？，什麼會阻止他們聽？ 使用收集到的資料，你可以計劃如何以及何時將必要的資訊傳達給任何需要它的人。
獲得最佳輸出的關鍵是與團隊中的所有成員進行溝通。這也是你討論策略流程步驟的時候，他們清楚地瞭解你在做什麼。對他們來說不應該有任何意外。這種溝通可以以各種不同的形式與目標受眾、利益相關者、管理團隊等進行。
輸出可以採取不同的形式，例如
- 報告，如直郵、線上資訊輸出
- 以電子郵件、討論論壇的形式向管理層
- 以廣告、公共關係的形式向利益相關者
在專案結束時，務必釋出結束公告/備忘錄，並將副本提供給所有專案團隊成員以及應該瞭解特定專案已完成的管理人員。必須設定適當的責任制。
該報告包含專案的進度資訊。這可以詳細地說明專案的各種狀態部分。它可以以記錄的詳細報告形式呈現。
- 它可以包含各種形式的圖表、直方圖、圖表或表格，這些可以顯示預算結構及其分析。
- 還可以進行未來分析。
- 如果報告需要進行任何更改或更正，則必須立即進行，並通知團隊有關更新的資訊。
- 可以將它直接郵寄給他們。為了讓利益相關者參與進來，應該告訴他們關於規劃流程、不同階段、角色和這些重要性的資訊。瞭解所有這些步驟對於他們瞭解他們在該階段中的參與至關重要。
管理溝通流程執行溝通管理計劃中定義的任務，以收集專案資訊，及時將其分發給利益相關者，最後進行儲存。此外，專案經理使用管理溝通流程來回答利益相關者對額外資訊或資訊澄清的要求。
任何專案順利成功執行的關鍵溝通大部分都發生在管理溝通流程中。
控制溝通是什麼。控制溝通流程透過將溝通管理計劃與管理溝通流程的結果進行比較，最終進行必要的調整，來確保溝通管理計劃的有效性。
由於溝通管理計劃或專案溝通中的缺陷可能會在專案生命週期中出現，並且利益相關者的溝通需求可能會發生變化，因此制定正確的計劃並良好執行可以避免導致專案問題和失敗的溝通問題。
- ↑ 專案管理知識體系指南（第五版），第 287 頁，專案管理協會，2013 年
- ↑ PMP 認證考試準備 - 專案溝通管理